План командировки: образец для менеджера по продажам, как составить программу и график работы в поездке?

Бизнес 19 июня 2016

Знаете ли вы, как правильно указать цель командировки? Пример можно, конечно, без проблем найти на всевозможных профессиональных форумах бухгалтеров или специалистов по кадровой работе. Но копирование чужого опыта не всегда оправдано.

В нормативных актах нет списка целей поездок по служебной надобности. Тем не менее формулировать причину, по которой сотрудник отправляется в путь, стоит таким образом, чтобы проездные и суточные расходы можно было отразить в учете для снижения налогооблагаемой прибыли.

Для этого важно учесть ряд моментов.

Каких именно?

Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:

1. Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска — ежегодные или по состоянию здоровья.
2. Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
3. Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
4. Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
5. Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
6. Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
7. Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
8. Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.

Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?

Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.

Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:

1. Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
2. Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
3. Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.

К таким лицам относятся:

• Мамы детей младше 3 лет.
• Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
• Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
• Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.

Работники, не принадлежащие к этим категориям, за невыполнение приказа отправиться в командировку подлежат дисциплинарной ответственности. В отдельных случаях можно даже уволить сотрудника, отказавшегося поехать в другой город по делам фирмы.

В каких документах пишут цель командировки?

До 2015 года поездка сотрудника оформлялась:

1. Приказом.
2. Служебным заданием.
3. Командировочным удостоверением.
4. Отчетом.

В настоящее время все характеристики «путешествия» указываются в приказе. Унифицированные формы «служебного задания», «командировочного удостоверения» и «отчета» отменены.

• Для подтверждения факта поездки и выполнения приказа служат: билеты, путевые листы, чеки на оплату ГСМ, отчеты, объяснительные записки, протоколы переговоров, сертификаты о прохождении обучения, заключенные договоры, описи.
• Из состава и содержания этих документов должно быть видно, достигнута ли обозначенная цель командировки.
• Рассмотрим, как определяются задачи деловых поездок для разных категорий сотрудников.

Директор

Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».

Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».

Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:

• проведение переговоров и заключение контракта с ООО «Фирма»;
• проведение переговоров с участниками конференции «Товары будущего» в г. Н-ске «___»________ 20__ г.;
• демонстрация образцов продукта «Предмет-1» компании ООО «Крупный заказчик»;
• презентация товаров для компании АО «Хороший клиент».

Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

• обсуждение условий договора на поставку производственного оборудования ООО «Наш друг»;
• согласование с АО «Концерн» плана закупки на 2-е полугодие ____ года.

Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и цели, и задачи командировки. Пример:

«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.

Задачи:

• Изучение целевого рынка.
• Тестирование и прием на работу сотрудника на должность управляющего филиалом.
• Согласование с руководителем филиала планов работ на ___ год».

Также глава небольшой компании, как и специалист отдела закупок, может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:

• проведение переговоров с ООО «Партнер» о закупке партии товара «Вещь»;
• заключение договора на приобретение изделий ООО «Помощник»;
• приобретение оборудования «Станок»;
• исследование образцов товара «Штука» от ООО «Производитель».

Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:

• обучение персонала;
• участие в выставке, семинаре, конференции» (посещение мероприятий, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия);
• повышение профессионального уровня;
• освоение новых технологий;
• проверка качества работы подразделения.

Менеджер по продажам

В подразделениях, занятых реализацией товаров и услуг, цели поездок по служебной надобности, как правило, прописываются очень подробно. Сотрудники получают подробные инструкции в письменной форме, с указанием на то, какие задачи должны быть выполнены и какие количественные показатели достигнуты.

Вначале ставится основная цель командировки менеджера по продажам. Примеры:

• увеличение объемов реализации в регионе;
• изучение рынка сбыта;
• переговоры с потенциальными клиентами.

«Большое» служебное задание делится на этапы, по итогам прохождения каждого из которых сотрудник составляет письменный отчет. Перед менеджером по продажам часто ставятся такие «подцели»:

• нанести визиты действующим клиентам, согласно графику посещений;
• посетить потенциальных заказчиков в соответствии с планом встреч;
• собрать информацию по новому рынку для отдела маркетинга;
• посетить торговые точки конкурентов, провести сравнительный анализ.

Инженеры, производственный персонал

Деловые поездки этих категорий сотрудников носят длительный характер, так как обычно они связаны с обеспечением эффективной работы станков, автоматических линий, роботов.

Для инженеров и рабочих тоже очень важно корректно сформулировать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

• установка, наладка оборудования;
• обучение ответственных сотрудников работе с производственной линией;
• проверка, тестирование работы станков;
• гарантийный ремонт, сервисное обслуживание аппаратов, поставленных по Контракту №___ от «___»__________ г.;
• регламентные работы, профилактика оборудования.

Многие инженеры отправляются в деловые поездки для общения с коллегами и получения новых практических знаний. Это очень распространенная цель командировки. Пример:

• обмен опытом с разработчиками аппаратов «Мощные».

Бухгалтер

Главные бухгалтера выезжают в другие города для проверки качества работы учетных специалистов, обучения сотрудников, сбора информации, подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности фирмы.

Рядовой счетовод может отправиться в путь, чтобы повысить свою квалификацию, обменяться опытом с коллегами, принять участие в собрании.

Как может быть сформулирована цель командировки бухгалтера? Пример:

• проведение внутреннего аудита, проверка правильности отражения в бухгалтерском учете финансово-хозяйственных операций филиала.

Допустима и любая другая, соответствующая должностной инструкции счетовода, цель командировки. Пример:

• посещение для приемки дел.

Работники сельскохозяйственной отрасли

Фермеры, агрономы, механизаторы, животноводы, птичники сталкиваются с необходимостью ездить в командировки, пожалуй, намного чаще, чем «городские» специалисты.

Работая в сельской местности, они обязаны постоянно быть на связи с «цивилизацией»: закупать семена, корма для животных, посещать выставки достижений народного хозяйства, знакомиться с новыми технологиями и, наконец, реализовывать продукцию предприятиям города и частным лицам, посетителям рынков.

В соответствии с задачами конкретной поездки формулируется цель командировки сельхозработников. Примеры:

• закупка удобрений;
• получение разрешающей документации;
• представление инвестиционного проекта на специализированной выставке;
• участие в конференции фермеров, обмен опытом;
• приобретение спецтехники;
• реализация продукции на городской ярмарке;
• доставка партии товаров заводу АО «Заказчик».

Водитель

Еще одна категория работников, занятие которой связано с частыми поездками, – это водители. В их обязанности входит транспортировка сотрудников компании, товаров, ценностей, документов.

От конкретной задачи зависит, как писать в приказе цель командировки. Примеры для водителя:

• доставка товаров в компанию ООО «Наш клиент» (адрес);
• перевозка коммерческого директора;
• доставка ТМЦ, получение накладных.

Как еще может «выглядеть» цель командировки водителя? Примеры:

• приобретение запчастей для ремонта автомобиля;
• плановая диагностика автомашины;
• доставка оригиналов документации по сделке.

Научный сотрудник

Ученые, исследователи, эксперты, теоретики разных отраслей, преподаватели средних и высших учебных заведений выезжают в командировки с целью участия в конференциях и конкурсах, обмена опытом, изучения уникальных источников, посещения специализированных выставок и музеев, участия в археологических раскопках.

Как может быть сформулирована цель командировки? Пример:

• Сбор информации для научной работы по теме (название).

Или:

• Изучение оригиналов документации.

Заключение

Вовсе не обязательно пользоваться стандартными «терминами», в которых обычно описывают цель командировки. Примеры лишь облегчают процесс выбора «подходящих» слов. Опыт многих сотрудников доказывает, что формулировка задания может быть свободной.

Источник: fb.ru

Источник: https://monateka.com/article/7501/

Цель командировки — примеры. Задание на командировку

Хозяйственная деятельность организаций включает массу действий, операций, видов коммуникаций и других аспектов ежедневной рутины. Руководство организации и ее сотрудники ежедневно сталкиваются с необходимостью решения различных вопросов и принятия управленческих решений.

Некоторые дела невозможно решить, находясь на рабочем месте, удобно устроившись в офисном кресле за компьютером. Появляется необходимость в выездах и командировках, проведению переговоров в других городах и даже странах.

Также в этой статье будет рассмотрен вопрос о том, кого можно отправить в поездку и что следует учитывать в качестве служебной командировки.

Понятие служебной командировки

У этого понятия есть четкое определение, которое прописано в трудовом законодательстве. Согласно ТК РФ, командировка — это направление сотрудника руководством в поездку с определенным заданием.

При этом место назначения достаточно удалено от основного места работы, у поездки есть четко сформулированная цель, прописанная в документах, а сроки ее выполнения ограничены.

Оформление сопроводительных документов, отчетность по окончании поездки, гарантии для сотрудника регулируются трудовым и налоговым законодательством. Также прописаны возможные цели командировки, примеры которых представлены ниже.

Зачем нужны командировки

Когда сотрудник отправляется в деловую поездку, руководство определяет для него четкое задание, которое он должен выполнить в ее процессе. Задание может касаться различных сфер хозяйственной деятельности организации. Примеры целей командировок можно привести следующие:

• заключение договорных отношений по поставкам или продажам с контрагентами;
• переговоры о сотрудничестве;
• разрешение споров, конфликтов и других вопросов, касающихся юридической стороны деятельности;
• закупка оборудования, сырья и материалов;
• деловые конференции, участие в сборах и выставках, касающихся направления деятельности компании;
• продвижение товара на новых рынках сбыта, расширение клиентской базы;
• участие в исследовательских проектах, связанных с деятельностью фирмы;
• повышение квалификации сотрудников;
• исследование рынков сбыта, конкурирующих организаций и других вопросов маркетинга;
• настройка оборудования, программного обеспечения и работа с другими техническими вопросами в дочерних компаниях или подразделениях;
• проведение проверок работы филиальной сети и подразделений.

Что не может считаться командировкой

Не каждая поездка сотрудника может считаться командировкой. Оформление командировки неправомерно в следующих ситуациях:

• отсутствие официального оформления сотрудника в организации, не заключенный трудовой договор, нет записи в трудовой книжке;
• в трудовом договоре сотрудника прописан разъездной характер работы;
• сотрудник является внештатным работником, не имеющим определенного стационарного места работы.

Виды поездок и их сроки

Поездки с корпоративным заданием могут классифицироваться в зависимости от разных характеристик. Так, по территориальному признаку выделяют поездки по территории Российской Федерации и в иностранные государства. По срокам командировки выделяют краткосрочные и долгосрочные. По составу командируемых — групповые и одиночные. Также могут быть плановые и внеплановые командировки.

На сегодняшний день в законодательстве нет четких указаний по поводу сроков поездки. Ни минимальных, ни максимальных ограничений нет.

Руководство организации самостоятельно определяет сложность поставленной задачи и время, которое требуется для ее выполнения. Раньше ограничения существовали.

Считалось, что максимальная длительность командировки не может превышать сорока дней. В строительстве максимальный порог командировки достигал года.

Законодательные требования и регулирование

К поездкам, оформленным в качестве деловых, предъявляются определенные требования со стороны законодательства. Регулируются командировки ТК РФ и НК РФ.

В Трудовом кодексе регламент относительно этих рабочих процессов описывается в статьях 166, 167, 168.

В них раскрывается целый ряд вопросов, которые могут возникнуть при оформлении данной процедуры: что можно считать командировкой, гарантии для сотрудника, а также вопросы о возмещении расходов в поездке.

Также существуют отдельные постановления, содержащие максимально полную информацию о внесенных коррективах в законодательные акты, новшествах учета и обеспечении требований регулирующих органов.

Найти всю эту информацию можно в следующих документах: Постановления №749, 729, 812, 64.

Что гарантируется сотруднику

Гарантии сотруднику не зависят от цели командировки, примеров может быть масса. Но при любом из них работодатель несет некоторые обязательства перед сотрудником. Сотруднику, которого направляют в командировку, предоставляются следующие гарантии:

• сохранение должности, рабочего места, среднедневной заработной платы;
• оплата выходных дней, проведенных в командировке, с удвоенной тарификацией;
• возмещение расходов, которые могут возникнуть в командировке по России и зарубежью, в том числе оформление заграничного паспорта, получение визы, таможенные пошлины и другие сборы.

Все эти гарантии прописаны в трудовом законодательстве и подлежат обязательному выполнению со стороны работодателя.

Кого отправлять в командировку

Выбор сотрудника, отправляемого в поездку, зависит от целей командировки, примеров служебного задания, ее длительности и тяжести предполагаемых условий. Разные причины поездок требуют от сотрудника специфических знаний и умений.

Так, оформление договора поставки необходимо поручать лицу, подкованному в деловых переговорах и дипломатии. Это может быть специалист, в должностные обязанности которого входит осуществление закупок, планирование и расчет бюджета на деловые отношения с поставщиками, либо человек, который может грамотно объяснить свою позицию и добиться оптимальных условий в заключаемом договоре поставки.

Если цель поездки — наладка оборудования или программного обеспечения, для отправляемого сотрудника недостаточно знаний делопроизводства и обычной человеческой харизматичности. В такую поездку командируют должностное лицо с техническим образованием. Такая же ситуация при проведении выездных проверок и аудитов. В такую поездку следует отправить бухгалтера или экономиста.

Кого запрещено отправлять в командировки

Помимо человеческого фактора, вопросов о квалификации и личных способностях кандидатов есть и другой аспект в выборе сотрудника для рабочей командировки. Существуют требования законодательства относительно категорий граждан, которых нельзя командировать ни при каких обстоятельствах. К ним относят следующие группы лиц:

• несовершеннолетние сотрудники, стажеры, практиканты;
• беременные женщины;
• работники фирмы, трудящиеся по ученическому договору (кроме командирования с целью обучения);
• участники избирательных компаний, кандидаты на политические должности;
• люди, чьи возможности ограничены заболеванием.

Также есть группы лиц, которых можно отправить в командировку только при получении их письменного согласия:

• женщины с маленькими детьми (до трехлетнего возраста);
• родитель-одиночка, воспитывающий ребенка до пяти лет;
• опекуны детей, не достигших совершеннолетия;
• сотрудник, в семье которого есть иждивенец, нуждающийся в постоянном уходе.

Оформление командировки

Для того чтобы командировку можно было учесть в налоговом, бухгалтерском и управленческом учете, необходимо правильно ее оформить. В первую очередь составляется задание на командировку, устанавливаются даты и сроки. Кандидат на поездку должен ознакомиться с составленным документом и дать свое согласие или отказ в письменной форме.

В случае положительного ответа руководитель издает приказ о направлении специалиста в служебную поездку. Работнику оформляется и выдается командировочное удостоверение и служебное задание. По завершении поездки командированный сотрудник должен предоставить отчет о проделанной работе и авансовый отчет с подтверждающими чеками, квитанциями и билетами.

С 2016 года в законодательство внесено изменение, согласно которому оформление удостоверения и служебного задания перестало быть обязательным. Вместо них используют служебную записку. Но многие организации для целей внутреннего учета продолжают оформлять эти документы.

При использовании личного или корпоративного автомобильного транспорта необходимы служебная записка и путевой лист, а также доверенность и другие документы, подтверждающие правомерность использования конкретного автомобиля.

Информация в документах

Служебная записка оформляется в свободной форме, но при этом есть ряд реквизитов, обязательных к указанию: датированный период командировки, информация об используемом транспорте, поставленные перед работником цели и итоги их выполнения.

Все расходы, которые понес в поездке работник, должны быть указаны в авансовом отчете. Это требование распространяется абсолютно на все виды трат, в том числе жилье, транспорт, расходы на топливо, питание и другие.

Для того чтобы подтвердить расходы по оплате жилья, необходимо предоставить в бухгалтерию по окончании поездки чек, квитанцию или расписку, содержащую информацию об арендодателе, стоимости и периоде аренды жилого помещения.

В учетной политике конкретной организации может быть зафиксирована собственная форма документа. Также можно воспользоваться возможностью составить приказ в свободной форме.

Главное условие — содержание в ней следующих данных:

• наименования и реквизитов организации, отправившей сотрудника в поездку;
• информации о сотруднике;
• даты составления приказа;
• даты начала и окончания периода командировки;
• задания сотруднику, цели поездки.

Пример задания на командировку

Чем ответственнее задание, тем больше уровней оно содержит. Чем больше компания вкладывается в какое-либо дело, тем больше результатов она нацелена получить. Необязательно все мелкие детали, которые желает узнать руководитель, будут указаны в приказе.

Некоторые из них могут обговариваться в устном варианте на совещаниях и при инструктаже командируемого. Но, скорее всего, сотруднику по итогам поездки придется отчитываться за все пункты, даже за те, которые не были официально прописаны, но были устно оглашены.

Для наглядности приведем пример служебного задания ниже.

Для примера возьмем цель — «Заключение договора поставки, реклама продукции». Для удобства отражения используем вид документа, сформированного программой 1С. Найти его можно в кадровом учете, Форма №Т-10а.

В приказе заполняется информация о поездке следующим образом:

• Фамилия, имя, отчество сотрудника и его табельный номер: Сорокин Дмитрий Евгеньевич, 1 (табельный номер в отдельном окошке, согласно кадровому учету).
• Структурное подразделение: Отдел маркетинга и рекламы.
• Должность (специальность, профессия): Ведущий маркетолог.
• Место командировки (страна, город, организация): Россия, город Москва, ООО «Компания».
• Сроком на 14 календарных дней с 14 января 2018 года по 27 января 2018 года.
• С целью: рекламная кампания, заключение договора поставки.
• Командировка за счет средств: ООО «Реализатор».
• Основание (документ, номер и дата): Служебное задание №3 от 13.01.2018

В конце приказа следуют подписи руководителя и сотрудника. Подпись сотрудника ставится напротив надписи, что с приказом он ознакомлен.

Тонкости оформления

Если сотрудником по какой-то причине не предоставлены подтверждающие документы о расходах (чеки, квитанции), организация ему эти затраты не возмещает. Поэтому в процессе командировки так важно не забывать об отчетности. Даже поездка в такси или автобусе должна быть подтверждена проездным билетом или распиской водителя.

Важным моментом также является указание структурного подразделения организации и цели командировки. В зависимости от указанных данных будет происходить дальнейшее списание затрат в бухгалтерском и налоговом учете.

Так, если целью командировки был ремонт станков, при проведении бухгалтерских расчетов сумму расходов спишут на амортизацию отремонтированной техники.

Если целью было заключение договора — списание пройдет в качестве общехозяйственных расходов.

И последний момент — командировка с невыполненной целью. В большинстве случаев расходы по такой поездке не признаются налоговой службой и не уменьшают налогооблагаемой базы. В судебном заседании можно попробовать отстоять свою правоту, но в большинстве случаев закон остается на стороне ФНС.

Источник: https://BusinessMan.ru/tsel-komandirovki—primeryi-zadanie-na-komandirovku-zaklyuchenie-dogovora-postavki-reklama-produktsii.html

Как новичку быстро составить план командировочных расходов

Однажды мне поставили новую задачу — создать план поездок для сотрудников компании. Новая работа, в компании всего около месяца, еле разобралась с основным функционалом, а тут еще и планирование! Быстро набираю предыдущего сотрудника и выясняю алгоритм действий — что и в какие сроки необходимо сделать:

• —  планы командировочных расходов нужно составлять ежемесячно и ежегодно,
• —  планы необходимо согласовывать у руководителей департаментов и дирекций,
• —  согласованные планы необходимо предоставлять руководителю финансового отдела:
• —  сроки предоставления ежемесячного плана — до 12 числа текущего месяца, годового плана — не позднее 1 октября текущего года.

Соответственно, когда вам ставят задачу по планированию обязательно поинтересуйтесь:

— что конкретно от вас ожидают (в моем случае это была координация сбора всех планов, расчет расходов, согласование у всех руководителей и передача в финотдел),

— к какому сроку нужно выполнить задачу,

— какой бизнес процесс для этого уже существует в компании (у кого и как запрашивать информацию, а кого, наоборот, тревожить не нужно, у кого согласовывать, у кого утверждать..)

— что должно быть отражено в плане (если нет готового шаблона, но нужно придумать самому и утвердить у финотдела),

— по каким нормам сделать расчеты (здесь уместно пользоваться корпоративной тревел политикой).

Штат компании, в которой я работала, насчитывал порядка 250 человек, структура включала 12 департаментов и 8 отделов. Весь бизнес процесс был не отточен и проходил полностью «на бумаге».

1. Моя задача по планированию включала следующие действия:
2.          1. Заранее напомнить руководителям департаментов и дирекций по и-мейл рассылке о сроках предоставления плана
3.         2. Вовремя собрать планы со всех отделов и департаментов
4.         3. Консолидировать планы в единый общий формат
5.         4. Сделать расчет расходов на командировки

        5. Передать в установленный срок консолидированный и просчитанный план в финотдел на утверждение финансовому директору.

Через пять лет этот процесс (УРА!!!), наконец-то, был автоматизирован на модуле платформы «1С». Только представьте, насколько удобнее, быстрее и гибче все стало происходить!!!

Но если в вашей компании все еще бумажный документооборот, не отчаивайтесь!

Предлагаю использовать обычный шаблон в формате Excel.

Как правильно составить шаблон плана

• В шапке документа советую отразить:
• Полное название вашей компании
• Название документа и период плана (месяц и год)
• В шапке табличной части плана можно расположить следующие столбцы:
• Раздел Данные о командировках:
• ФИО сотрудника
• Цель командировки
• Страна
• Город
• Срок командировки
• Раздел Расходы понедельно*:
• 1 неделя
• 2 неделя
• 3 неделя
• 4 неделя

*Данный раздел опционален — мы внедрили его по требованию руководителя финотдела, для удобства планирования расходов по неделям. Если от вас такого не требуют, но эти поля можно опустить.

1. Раздел Расходы по статьям:
2. Суточные
3. Проезд
4. Трансфер
5. Проживание
6. Виза
7. Всего

Как посчитать расходы по командировкам

• В расчетах я использовала следующие формулы (рассчитывала вручную, кроме столбца Всего):
• Формула расчета расходов по РФ-командировке: 
• X = (A*Y + B + C*(Y-1) + D)
• где,
• X — значение графы «Всего»,
• Y — количество дней командировки,
• A – значение нормы суточных по РФ,
• B – значение нормы проезда (билетов) по N-городу (норма — эконом или бизнес класс – зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании),

C – значение нормы проживания в сутки по N-городу (норма зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании). Высчитывается по количеству ночей, а не дней командировки.

1. D – значение нормы трансферов по N-городу.
2. Формула расчета расходов по зарубежной командировке: 
3. X¹ = (A² + B + C*(Y-1) + D+E)
4. где,
5. X¹ — значение графы «Всего»,
6. A² — значение суточных,
7. при этом, A² = ((A¹*срок командировки – 1) +A*1),
8. где, A — значение нормы суточных по РФ, A¹ — значение суточных по загранице,**
9. B – значение нормы проезда (билетов) по N-городу (норма — эконом или бизнес класс – зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании),
10. C – значение нормы проживания в сутки по N-городу (норма зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании),
11. D – значение нормы трансферов по N-городу,
12. E — значение стоимости оформления визы,
13. Y — количество дней командировки.
14. **Поясню: день пересечения границы РФ (возвращение в РФ) считается по нормам суточных РФ, остальные дни считаются по нормам суточных зарубежных.

Источник: http://travelmanagers.ru/komandiruemomu/kak-sostavit-plan-komandirovochnyh-rashodov

План и цель командировки (примеры)

Изменения правил, действующие в этом году, не обязывают предприятия составлять отчетность по данным вопросам в определенной форме. Тем не менее, на практике удобно использовать план и цель командировки. Примеры и рекомендации специалистов приведены в этой статье.

Постановлением Правительства Российской Федерации №1595, утвержденным 29.12. 2014 г. внесены поправки в действующее законодательство. Им отменены требования по составлению специальных удостоверений и других документов при оформлении командировок. В частности, стали не нужными служебные задания, в которых ранее описывалась суть соответствующей поездки.

Упрощение обязательных процедур не означает, что их нельзя использовать в практике. Предыдущие правила утверждали, что цель командировки указывалась в специальной форме Т-10а. Ее составляли на основе планов подразделений и предприятия. Наличие графика мероприятий упрощает оптимизацию деятельности, поэтому и сейчас современные компании используют соответствующие технологии.

Но точный и подробный план командировки выполняет одновременно несколько функций:

• Он позволяет точно сформулировать задание.
• С его помощью можно проверить объем выполненных работ.
• В нем указываются данные о работнике, объясняющие соответствие его квалификации полученному заданию.

Последний пункт следует рассмотреть подробнее. Несмотря на официальную отмену некоторых видов документации, государственные контролеры вправе проверить командировки подробнее. В частности, возникнут сомнения, если работник бухгалтерии посещал солнечный морской курорт для ремонта холодильного оборудования.

Упомянутая выше форма содержит соответствующие сведения. Его подписывают ответственные лица.

Проверяющему лицу проще изучить ее, чем выяснять соответствие деятельности положениям устава предприятия, либо догадываться о действительной цели поездки из краткого приказа, в котором указана только общая цель и длительность командировки.

Для чего указывают цель командировки в командировочном удостоверении: примеры и образец

Образец составления плана

• Скачать образец.
• 
• 

Пояснения

Выше рассмотрен вопрос, почему необходим план командировки. Образец с заполнением формы Т-10а изучим подробнее. Ниже приведены пояснения к отдельным пунктам документа:

• В графе «Дата» указывают реальное число. Если поезд отправляется в 23:59, значит записывают именно 11 августа (из примера).
• В столбце «Организация-плательщик» записывают предприятие, которое финансирует командировку. Это может быть не только сервисное предприятие, или клиент, но и компания-производитель.
• Полностью описывается содержание определенного задания. Здесь можно указывать конкретные блоки, которые подлежат ремонту.
• В отчетной части вносят дополнения, которые выявлены при диагностике. По согласованию объем работ может быть увеличен. Если требуется продление срока, сервисное предприятие оформляет новый приказ.
• Начальное задание формируется на основе письменного обращения руководителя структурного подразделения. В нашем примере — это служебная записка №24СО, от 09.08.2016 г. Обратите внимание, что подобный документ пригодится для проверки скорости реакции персонала на обращение клиента.

Каждое предприятие вправе устанавливать собственные правила, которые помогут контролировать планы, цель командировки. Примеры в этой статье объясняют лишь целесообразность применения формы Т-10а. В нее можно внести изменения для соответствия корпоративным нормам учета и документооборота.

Источник: https://okbuh.ru/komandirovka/plan-i-tsel

Скоро командировка: план по дням

Финансовому директору необходимо встречаться с партнерами, чиновниками, инвесторами, банкирами в других городах или проверять работу удаленных подразделений компании. Оставить текущие дела ради поездки сложно. Но если правильно спланируете время в командировке, успеете и провести важные переговоры, и выполнить свои основные обязанности.

Используйте пошаговые руководства:

Обычно график деловых поездок очень напряженный. Финансовому директору за короткий срок нужно провести несколько совещаний и встретиться с большим количеством людей.

Но во время командировки нельзя забывать и о своих основных обязанностях, особенно если уезжаете больше чем на три дня. Выделите в плане время, чтобы заняться важными делами.

Вы можете подготовить черновики документов, ознакомиться с новыми договорами, вести переписку.

Перед командировкой

За неделю до отъезда разработайте план служебной командировки (см. рисунок). Он понадобится вам для отчета, но не относитесь к нему как к формальности — чем четче проработаете программу поездки и опишите ожидаемые результаты, тем легче будет во время путешествия. Если не хотите излишне конкретизировать для коллег подробности, подготовьте два варианта — для себя и для отчета.

Рисунок. План служебной командировки

Разработайте оптимальный маршрут командировки, особенно если собираетесь посетить несколько городов. Поручите проверенному помощнику спланировать удобные перелеты и заказать подходящий номер в отеле или сами потратьте время (см. также подотчет: оформляем по новым правилам).

Обязательно планируйте сроки с запасом на возможные непредвиденные ситуации. Например, приезжайте в другой город не в день совещания, а вечером предшествующего дня. Если рейс отменят или задержат, у вас будет шанс успеть на совещание. Также сможете отдохнуть перед встречей и еще раз уточнить информацию, которая могла оперативно измениться.

За неделю до поездки рассортируйте все свои дела по принципу срочности и важности. Срочные и важные сделайте заранее сами, а срочные, но не важные поручите своим заместителям.

Установите для них контрольные точки и проверьте результат, чтобы не допустить серьезных ошибок. Среди важных, но не срочных дел выберите те, которые можно сделать быстро — за 3–15 минут. Именно их запланируйте на время командировки.

Это могут быть телефонные звонки, планы документов, которые нужно составить.

Продумайте, что вам понадобится для работы, например, будет ли удобно работать с документами в бумажном или в электронном виде.

Распечатайте заранее те, которыми собираетесь заняться во время перелета, убедитесь, что копии остальных есть в вашем ноутбуке.

Вы можете взять с собой работу, которая занимает больше 15 минут, и разбить ее на несколько частей. Например, изучить некоторые пункты договора можно в такси, пока едете на встречу, продолжить вечером в отеле, а закончить в самолете.

Чтобы сэкономить время, переведите тексты в аудиоформат и слушайте в самолете или машине. Озвучить документ можно с помощью программ «Рассказчик», NaturalReader, ToM Reader или др. Но помимо аудиоверсии держите под рукой и бумажную или электронную, чтобы при необходимости вносить правки.

Источник: https://fd.ru/articles/158940-skoro-komandirovka-plan-po-dnyam

План работы менеджера по продажам

Прежде чем выполнять работу, ее нужно тщательно спланировать. Не является исключением и работа менеджера по продажам.

От правильного планирования деятельности зависит не только уровень продаж компании, но и заработная плата и премия самого сотрудника.

В этой статье разберемся, как правильно составить план работы менеджера по продажам, а также приведем пример плана продаж для менеджеров.

Планированием деятельности менеджера по продажам обычно занимается человек, который заинтересован в том, чтобы добиться высокого уровня продаж и развития компании (это либо руководитель компании, либо руководитель отдела).

План работы менеджера по продажам можно разделить на месячный план продаж и ежедневный план работы.

План на месяц

Месячный план продаж устанавливается на основе нескольких показателей:

• Уровень продаж в прошлом месяце.
• Возможное увеличение объема продаж за счет дополнительных продаж уже имеющимся клиентам.
• Возможное увеличение объема продаж за счет привлечения новых клиентов.

При составлении месячного плана нужно объективно оценивать рыночную конъюнктуру и не ставить перед менеджерами невыполнимых задач.

План на день

Дневной план менеджера по продажам должен составляться с учетом специфики и режима работы компании и ее целевых клиентов. Но принцип его составления универсален и может использоваться повсеместно.

Суть данного принципа состоит в разделении задач на жесткие и гибкие. «Жесткие» задачи – это задачи, требующие безотлагательного решения и привязанные к определенному временному периоду. К ним относятся:

• Утренняя и вечерняя планерки.
• Проведение назначенных встреч и совершение звонков.
• Конференции, переговоры.

«Гибкие» задачи – это те, время исполнения которых строго не регламентировано. Однако и у них есть так называемые дедлайны – крайний срок завершения. Поэтому выполнять их все же стоит заблаговременно, но в свободное от выполнения «жестких» задач время. К данному виду относятся следующие задачи:

• Подготовка отчетности и документации.
• Общение с клиентами по электронной почте.
• Создание и рассылка коммерческих предложений.
• Обучение и повышение квалификации (если требуется и разрешено в рабочее время).

Первым этапом составления дневного плана работы менеджера по продажам является внесение всех «жестких» задач в соответствующие временные промежутки. Удобнее всего составлять план работы в CRM-системе, так как она позволяет сохранить определенную задачу и не создавать ее заново в дальнейшем.

Внесение «гибких» задач

Перед внесением «гибких» задач в план работы следует ранжировать их по срочности и оптимальности выполнения. В ближайшие промежутки между «жесткими» задачами нужно вносить наиболее важные «гибкие» задачи и только после этого планировать менее важные.

В ближайшие промежутки между «жесткими» задачами нужно вносить наиболее важные «гибкие» задачи и только после этого планировать менее важные.

Выполнение задач в оптимальное для них время позволяет сократить продолжительность их решения. Примером оптимального времени для решения такой задачи является совершение «холодных» звонков потенциальным клиентам в первой половине дня. Это правило позволит застать контактных лиц на рабочем месте. Не стоит оттягивать звонки на конец рабочего дня, когда необходимо будет решать другие задачи.

На конец дня следует оставить работу с бумагами: подготовку договоров и коммерческих предложений, составление планов звонков на следующий день. Это обосновано тем, что в конце дня сотрудники будут стараться поскорее разобраться с рутинной работой. При этом стремление сотрудников поскорее попасть домой никак не повлияет на качество общения с клиентами.

План рабочего дня менеджера по продажам

Учитывая вышеизложенные правила и рекомендации, сформируем примерный образец плана работы менеджера по продажам на день:

• 9.00-9.30 – утренняя планерка.

Источник: https://zhazhda.biz/base/plan-raboty-menedzhera-po-prodazham

Программа для командировок

• Описание
• Скриншоты
• Видео
• Купить
• История
• Отзывы

• ArtConfig: Командировки
• Удобная, многофункциональная, масштабируемая программа для командировок «ArtConfig: Командировки», предназначена для ведения учета плановых и фактических командировок, с целью прогнозирования трудозатрат и финансовых затрат, а так же, с целью объединения нескольких командировок и отправки экспресс-почты, в одну.
• Кроме того, на основании заполненной заявки командировки, можно создать документ «Смета командировочных расходов».
• На основании документа «Смета командировочных расходов», можно распечатать заявление на перечисление денежных средств под отчет и смету командировочных расходов.
• Конфигурация «ArtConfig:Командировки» будет простым и удобным средством для учета командировок в любой сфере деятельности.
• Возможности:

• составление заявок в командировку;
• составление авансовой сметы командировочных расходов;
• печать заявления в бухгалтерию и сметы командировочных расходов;
• отметка бухгалтером фактических затрат по отношению к выданным авансам на основании предоставленных чеков;
• обработка группового утверждения и оплаты смет командировочных расходов;
• отчет по командировкам;
• сводный отчет по командировкам, который показывает пересекающиеся командировки, с целью их объединения;
• отчет на диаграмме Ганта по загрузке сотрудников по командировкам. Отчет можно построить в разрезе по сотрудникам, городам и автомобилям;
• отчет по утвержденным и оплаченным сметам командировочных расходов;
• разграничение прав доступа к заявкам пользователей с ролью Начальник отдела (сотрудники могут просматривать командировки друг друга, но не могут редактировать и удалять чужие заявки).

Преимущества:

• удобный продукт для контроля командировочных расходов, а так же анализа командировок, составления графика;
• удобный, понятный интерфейс;
• код программы для командировок, открыт. Вы можете дорабатывать конфигурацию под свои нужды.
• Оперативная техническая поддержка с моей стороны, индивидуальный подход к каждому клиенту!

Скачать Руководство пользователя программы для командировок

Если нужна Демка, прошу написать мне на электронную почту – am.bakalov@mail.ru.

*Демо через браузер не всегда хорошо отображается. Желающим, могу предоставить доступ в терминальном режиме. В этом ничего сложного и страшного. Пишите мне на электронную почту.
В демо-версии не полностью пропечатывается текст заявления. К сожалению, это ограничение 1С платформы и веб-интерфейса. Могу предоставить доступ к удаленному рабочему столу для тестирования этой конфигурации. Если демо-версия программы для ведения командировок не запускается или Вы обнаружите какую-то ошибку в Конфигурации, буду очень признателен, если Вы напишите мне на электронную почту – am.bakalov@mail.ru! Спасибо!

Небольшое видео, демонстрирующее создание карточки командировки и смет командировочных расходов, а также, утверждение смет расходов уполномоченным лицом. Сметы можно распечатать из формы документа.

Если вам нужен договор, прошу написать мне на электронную почту am.bakalov@mail.ru

Стоимость конфигурации ArtConfig: Командировки – 1 500 руб.

*При приобретении Конфигурации с сайта Вы автоматически соглашаетесь с условиями Лицензионного соглашения. Если Вам нужен договор купли-продажи, прошу Вас написать мне на электронный адрес am.bakalov@mail.ru

Полный архив изменений ArtConfig: Командировки

Источник: http://artconfig.com/artconfig-komandirovki/