Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма ао-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

Главная > Трудовое право > Командировка > Образцы документов > Порядок заполнения авансового отчета по командировке – образец и бланк, сроки сдачи формы АО-1

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

  • Одной из таковых является авансовый отчет.
  • Он составляется в каждом случае, когда при направлении в рабочую поездку трудящемуся под отчет выдается определенная денежная сумма.
  • Предназначение полученных средств – оплата командировочных расходов.
  • После того, как сотрудник вернется из командировки, он возвращает в кассу оставшиеся у него денежные средства.
  • Именно это действие должно быть произведено одновременно с предоставлением авансового отчета.
  • Трудовым законодательством РФ определено, что командировочная документация, в частности, авансовый отчет, должен быть сдан работником в установленный срок.
  • Срок представления отчета по командировочным расходам:
  • 3 дня, начиная с момента истечения срока, на который были выданы подотчетные деньги;
  • 3 дня, начиная с момента возвращения из рабочей поездки.

В противном случае задержка может быть рассмотрена как нарушение производственной дисциплины.

По какой форме составлять?

Авансовый отчет представляет собой документацию, носящую обязательный характер. Каждый работник, отправляющийся в командировку, по возвращению обязан предоставить руководству компании или специалистам отдела бухгалтерии, авансовый отчет.

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

Для данного бланка разработана унифицированная форма АО-1. Она была утверждена Постановлением Госкомстата РФ №55.

Важно отметить, что в 2013 было принято решение присвоить форме АО-1 рекомендованный характер.

Следовательно, придерживаться ее в настоящее время не обязательно. Организация может разработать собственный бланк.

При его разработке важно придерживаться требований, установленных к обязательным реквизитам. Последние указаны в ФЗ №402 – «О бухгалтерском учете».

Форма авансового отчета АО-1 не потеряла свою популярность даже после того, как стала необязательной. Большинство работодателей продолжает использовать ее в своей работе.

Кто оформляет?

Авансовый отчет включает в себя несколько частей. Одна из них предназначена для внесения информации работником, другая – бухгалтером.

В Указании ЦБ РФ №3210-У отмечено, что заполнением документа должно заниматься лицо, которое получило подотчетные денежные средства. Таковыми могут быть:

  • сотрудники предприятия;
  • физические лица, являющиеся внештатными работниками, которые заключили с организацией гражданско-правовой договор. К примеру, подрядный.

При заполнении авансового отчета последние приравниваются к работникам организации. Выдача денежных средств и сдача оставшейся суммы в данном случае должна осуществляться в стандартном порядке.

Следует также учесть, что перечень лиц, имеющих право заполнять отчет, при желании руководителя компании, может быть утвержден. информация, касающаяся этой темы, прописывается в нормативном локальном акте – Положении о командировках или др.

Как правильно заполнить АО-1?

Форма АО-1 состоит из нескольких частей. Первая заполняется командированным сотрудником. Трудящийся должен отразить в документе следующую информацию:

  • Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?наименование компании-работодателя;
  • ОКПО организации;
  • порядковый номер, присваиваемый отчету;
  • дата составления бумаги.

Далее следуют строки, в которые работник ничего не вписывает. Они будут заполнены позже – после того, как все поля будут оформлены, руководитель предприятия должен указать в пропущенных строках сумму выданных денежных средств (прописью) и дату утверждения отчета.

Затем следуют строки, в которые вписывается информация о командированном сотруднике. Отражению подлежат такие данные:

  • наименование отдела, в котором он числится;
  • табельный номер;
  • инициалы и должность;
  • назначение полученных работником денежных средств.

Также в бланке присутствуют 2 таблицы. В первую из них (расположенную в левой стороне листа) работник вписывает сведения о полученных денежных средствах.

Обязательно указывается общая сумма и валюта, в которой она была выдана. Здесь же ставится отметка об оставшихся или потраченных сверх лимита средств.

Вторая таблица (расположенная на правой стороне листа) должна включать в себя данные, внесенные специалистом отдела бухгалтерии. Ответственное лицо вписывает в таблицу бухгалтерские счета и операции, а также субсчета, по которым проходили денежные суммы.

Приложения оформляются в виде таблицы. Она располагается на обратной стороне авансового отчета. Отражению подлежат следующие данные:

  • дата выдачи подтверждающего документа (чека, квитанции и т.п.);
  • наименование документа;
  • точная сумма расходов;
  • номер бухгалтерского счета, по которому проходят расходы.

После того, как подотчетный сотрудник сдает отчет в бухгалтерию, специалисты указанного подразделения тщательно проверяют его содержимое. Главный бухгалтер ставит в отчете все необходимые цифры.

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

  1. Кассир, который принял остаток или возместил перерасходованные денежные средства, также расписывается в документе.
  2. Заключительная часть авансового отчета – расписка сотрудника отдела бухгалтерии.
  3. Это отрезной блок, в котором должны присутствовать такие данные:
  • инициалы трудящегося;
  • порядковый номер и дата оформления авансового отчета;
  • сумма выданных денежных средств – прописью;
  • общее число документов, подтверждающих наличие расходов (приложения).

Отрезная часть после заполнения выдается работнику. В ней обязательно должна присутствовать подпись бухгалтера.

Как отразить суточные?

При направлении сотрудника в рабочую поездку работодатель обязан выдать ему суточные. Их размер определяется руководством фирмы самостоятельно. Данная сумма должна быть отражена в авансовом отчете.

Суточные также подтверждаются командировочным удостоверением. Именно информацию об этом документе и необходимо указать в авансовом отчете.

Для этого в Графу «Наименование документа», находящуюся в разделе приложений, следует вписать – командировочное удостоверение. В колонке «Сумма расхода» указывается денежная сумма, которая была выдана в качестве суточных. При необходимости делается отметка о продолжительности рабочей поездки.

Оформление электронных билетов

В авансовом отчете должны отражаться все командировочные расходы, в том числе те, которые были потрачены на оплату проезда.

Отразить электронный билет в отчете достаточно просто. Необходимо указать данные документа в соответствующей части отчета. Если билет был приобретен организацией самостоятельно, он должен быть отражен в блоке авансов/перерасходов.

Если работник покупал его сам, сведения о билете указываются в таблице с приложениями. Ставится дата приобретения билета, его номер. В наименовании может быть написано примерно так – авиабилет Москва-Новосибирск.

Скачать бланк и образец заполнения на командировочные расходы

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/obraztsy-dokumentov/avansoviy-otchet.html

Авансовый отчет 2017-2018 года: бланки и образцы заполнения формы АО-1 для бесплатного скачивания в Excel, Word, PDF | КУБ

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.

Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.

Бланк авансового отчета 2017-2018 года

Предлагаем бесплатно скачать бланк авансового отчета, действующий в 2018 году.

Как заполнять авансовый отчет?

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

  • Номер и дата составления отчета.
  • Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
  • Наименование структурного подразделения.
  • ФИО и должность подотчетного лица.
  • Сумма аванса.
  • Назначение аванса.
  • Информация об остатке/перерасходе аванса.
  • Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
  • Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
  • Расписка подотчетного лица с подписью.
  • Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
  • Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
  • КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

Образец заполнения бланка авансового отчета

Правильно оформить авансовый отчет 2017-2018 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы? Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

  1. Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
  2. Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
  3. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

узнайте больше про куб сейчас

  • Автоматизация выставления счета
  • Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН
  • Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу
  • Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета
  • Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета
  1. Выгоды
  2. Подготовка счета за 20 секунд
  3. Отсутствие ошибок в счетах
  4. Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес
  5. Увеличение скорости оплаты счетов
  • Автоматизация отправки счета
  • Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет
  • Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет
  • Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании
  • Отправка счета на e-mail покупателя
  1. Выгоды
  2. Отправка счета в 2 клика
  3. Красивые и профессиональные счета
  4. Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона
  5. Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

  • Удобное выставление счетов онлайн
  • Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю
  • Контроль задолженности по каждому покупателю
  • Управленческая отчетность
  • Упорядоченное хранение всех ваших документов
  • Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера
  1. Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
  2. Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
  3. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней БЕСПЛАТНЫЙ ДОСТУП

Нужна помощь по заполнению документов или консультация?

Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов

(1

Источник: https://kub-24.ru/ao-1-avansovyj-otchet/

Авансовый отчёт. Бланк и образец 2019 года

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

Читайте также:  Индексация заработной платы работников в коммерческих организациях: что такое, порядок проведения в россии, какой процент нужно брать в 2018 году, как оформить?

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк авансового отчёта .xlsСкачать образец заполнения авансового отчёта .xls

Обратите внимание

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя.

Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись.

В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

  • сведения об организации, выдавшей деньги,
  • сотруднике, их получившем,
  • точная сумма средств,
  • цели, на которые они были предназначены.
  • здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

  • их полный перечень с указанием реквизитов, дат выдачи, названий, точной суммы каждого расхода (выданной и принятой к учету),
  • а также номер бухгалтерского субсчета, по которому они проходят.
  • Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.
  • Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?
  • Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются
  • фамилия, имя, отчество работника,
  • номер и дата отчета,
  • размер выданных к расходованию средств (прописью),
  • а также количество документов подтверждающих затраты.

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

Источник: https://assistentus.ru/forma/avansovyj-otchet/

Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2019 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк.

На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности.

Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Актуальный бланк

Скачать

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.

Все документы, которые подтверждают произведенные затраты в командировке, приложите к авансовому отчету. В ином случае расходы будут считаться неподтвержденными, а следовательно, деньги придется вернуть.

  1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
  2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
  3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
  4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

Скачать заполненный образец

Скачать

Важное о сроках

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-avansovyy-otchet-po-komandirovke

Авансовый отчет АО-1 (скачать образец, бланк). Как правильно оформить

Авансовый отчет (форма АО-1) – это унифицированный документ для учета затрат сотрудника во время командировки. При возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться, для чего сдается заполненное командировочное удостоверение, скачать которое вы можете здесь, и авансовый отчет, бланк которого имеет унифицированную форму АО-1.

Читайте также:  Алименты с больничного листа: удерживаются или нет по закону, порядок взыскания удержаний по исполнительному листу, порядок и пример расчета для 2018 года

Авансовый отчет АО–1 является первичным документом, необходимым для учета выданной наличной денежной суммы работнику на определенные цели, такие как:

  • командировочные расходы;
  • административные или производственные расходы.

Выдача подотчетной суммы оформляется в кассе предприятия расходным кассовым ордером (РКО). Полученные деньги необходимо израсходовать только на цели, которые были прописаны в РКО.

Кассир обязан выдавать денежные суммы в подотчет лично в руки только сотруднику, который заключил трудовой договор с организацией, и его фамилия включена в перечень приказа о лицах, которые могут брать деньги в подотчет.

Также основанием для выдачи суммы будут являться приказ о направлении в служебную командировку или командировочное удостоверение.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

После того, как подотчетник потратил выданные средства, составить и предоставить учетной службе авансовый отчет необходимо в течение трех рабочих дней.

Как правильно заполнить АО-1? Предлагаем вам скачать образец авансового отчета, который вы найдете в конце статьи. Пустой бланк авансовый отчет скачать можно также ниже.

Важно

Если командировочное удостоверение подтверждает сам факт нахождение сотрудника в командировке, то авансовый отчет является подтверждением произведенных работником командировочных расходов. К авансовому отчету прикладываются документы, подтверждающие расход выданных сумм.

Также авансовый отчет заполняется и при выдаче денежных средств под отчет сотрудникам на различные нужды. При этом нужно помнить, что деньги под отчет можно выдать сотруднику только в том случае, если он внесен в приказ о подотчетных лицах.

Порядок составления авансового отчета (форма АО–1)

Документ оформляется как работником, так и сотрудником бухгалтерской службы. Подотчетному лицу необходимо заполнить следующие данные: 1. Название организации; 2. Дата составления; 3. Назначение аванса (производственные, представительские, командировочные расходы и т.д.); 4.

Персональные данные, а именно: фамилию и инициалы, структурное подразделение, в котором работает подотчетник, табельный номер, должность; 5. Информация о размере последнего аванса; 6. Сумма подотчета, выданного кассиром; 7.

Графы «Израсходовано», «Остаток/Перерасход», а также информация о количестве документов, которые прикладываются к АО–1, заполняются после написания и расчета на другой стороне отчета необходимых данных; 8. Табличная часть об израсходованных средствах, а именно:

  • порядковый номер. Все документы, которые прилагаются к авансовому отчету, должны быть пронумерованы соответственно составляемого перечня;
  • номер, дата каждого документа, подтверждающего целевое расходование средств;
  • название документов, приобщенных к АО–1 (товарный (кассовый) чек, квитанции к ПКО, командировочное удостоверение,счет–фактура и т.п.), на что потрачены деньги;
  • сумма расхода переписывается с каждого документа. Подотчетное лицо заполняет только столбец 5 или 6 (это зависит от валюты расчетов);
  • расчет конечной суммы. Далее итог переписывается в графу «Израсходовано» (пункт 7).

После того, как подотчетник сдал АО–1, сотруднику учетной службы необходимо проверить наличие каждого документа, который подтверждает сумму потраченных средств, их правильное расходование на поставленные цели, а также нужно заполнить остальные разделы.

Для подтверждения того, что отчет по форме АО–1 сдан в бухгалтерию, сотруднику выдается расписка.

После просмотра всех документов в оригинале, которые подтверждают расход, проверки правильности заполнения авансовый отчет АО–1 подписывается главным бухгалтером, бухгалтером и директором, далее принимается к учету.

Авансовый отчет АО-1. Образец заполнения

Форма авансового отчета — это двухсторонний бланк, заполняется он как бухгалтерией, так и самим работником.

Что должен заполнить подотчетное лицо в бланке форма АО-1?

На лицевой стороне бланка оформляются строки:

  • наименование организации;
  • дата составления отчета;
  • структурное подразделение, в котором он работает;
  • свои ФИО, должность, табельный номер;
  • назначение аванса, то есть на что планируется потратить выданные деньги (хознужды, канцтовары, командировочные расходы и т. д.);

На обратной стороне бланка подотчетное лицо заполняет таблицу, в которой указывает на что потрачены деньги.

По каждому имеющемуся подтверждающему документу заполняется строка таблицы, в которой последовательно в графах пишутся номер, дата, наименование этого документа и потраченная сумма, отраженная в этом документе.

Заполнив всю таблицу бланка авансового отчета, в конце подводятся итоги, считается суммарная потраченная сумма, которая пишется в строке «итого». После этого подотчетное лицо сдает бланк авансового отчета в бухгалтерию, приложив все подтверждающие документы.

Что заполняет бухгалтер в авансовом отчете?

Получив отчет, бухгалтер должен проверить правильность заполнения, сверить приведенные в таблице данные с указанными в приложенных документах. Документу присваивается индивидуальный номер.

Внизу лицевой стороны бухгалтер заполняет строки «расписка»: от кого принят бланк отчета, его номер и дата, потраченная сумма, количество приложенных документов, ставится дата принятие отчета и подпись бухгалтера. Заполненная таким образом расписка отрывается от основной части бланка АО-1 и передается подотчетному лицу в знак того, что отчет принят и проверен.

С обратной стороны формы бухгалтер заполняет строки 7 и 8, в которых отражает сумму, принятую к учету, и строку 9, в которой пишется дебет счета, куда списываются произведенные расходы.

Затем нужно перейти опять к лицевой стороне и заполнить две небольшие таблицы:

  • в первой отражаются суммы остатка или перерасхода по предыдущим авансам, если они были, в поле «итого получено» пишется выданная сумма аванса, в строке «израсходовано» – фактически потраченная сумма. Если работник потратил меньше выданных денег, то заполняется «остаток», если больше — то «перерасход». В случае, если есть остаток, они передается в кассу по приходному кассовому ордеру, если есть перерасход — то работнику выдается недостающая сумма из кассы предприятия по расходному кассовому ордеру.В случае остатка/перерасхода нужно заполнить также «остаток внесен/остаток выдан в сумме» под таблицами на лицевой стороне.
  • вторая таблица дополняет первую, в ней напротив заполненных строк первой таблицы ставятся соответствующие корреспондирующие бухгалтерские счета.

Далее авансовый отчет утверждается руководителем.

Пример заполнения авансового отчета №АО-1

На рисунке ниже представлен образец заполнения бланка авансового отчета.

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

Образец заполнения лицевой стороны отчета

На рисунке ниже представлен образец заполнения оборотной стороны отчета.

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?

Образец оформления оборотной стороны формы №АО-1

Скачать авансовый отчет. Бланк и образец заполнения

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://online-buhuchet.ru/zapolnenie-avansovogo-otcheta-ao-1-skachat-blank-forma-ao-1/

Заполняем авансовый отчет по командировке

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

  • Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
  • Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

  • перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
  • подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2019?

Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Совет

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Авансовый отчет-ao-1

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

  • Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
  • Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2019:

Авансовый отчет по командировке: образец заполнения, скачать бланк форма АО-1, как правильно заполнить и отразить командировочные расходы?Пример заполнения авансового отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Читайте также:  Новая форма 6-ндфл в 2018 – 2019 годах: скачать бланк бесплатно в excel, изменения в заполнении, с какого числа действует?

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

  • Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
  • Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
  • Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
  • Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
  •  Другие расходы, связанные с командировкой.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

  • Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.
  • Наиболее часто встречающийся – кассовый чек. 
  • Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.
  • Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:
  • Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
  • Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
  • Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

Далее будут использованы счета:

  • 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
  • 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • 51 – «расчетный счет»;
  • 50 – «касса»;
  • 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

  • При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
  • При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
  • Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
  • Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
  • При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
  • В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

  • Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
  • Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
  • Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
  • Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
  • Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/avansovyj-otchet-po-komandirovke/

Авансовый отчет

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.

Бланк авансового отчета представляет из себя двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит  заполнению в одном экземпляре как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии.

Заполнение авансового отчета

1) Подотчетным лицом.Образец заполнения лицевой стороны

авансового отчета

Подотчетное лицо начинает заполнение авансового отчета с указания на лицевой стороне формы № АО-1: наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, профессии (должности), своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы).

Документы, подтверждающие произведенные сотрудником расходы, должны быть перечислены на оборотной стороне бланка в графах 1-6, с указанием сумм затрат по ним. Данные документы должны быть пронумерованы в соответствии с порядком их перечисления в отчете.В графе 1 подотчетное лицо указывает порядковый номер, присвоенный оправдательному документу.

В графах 2 и 3 указываются соответственно дата составления полученного документа и его номер.В графе 4 указывается вид произведенного расхода (например, канцелярские расходы).Сумма произведенного расхода указывается в графе 5, если расход осуществлен в рублях, или в графе 6, если расход осуществлен в иностранной валюте.

Обратите внимание

Общая сумма расходов подотчетного лица указывается в строке «Итого» в графе 5 или 6.Заполненный работником авансовый отчет вместе с оправдательными документами сдается в бухгалтерию.

Бухгалтер при принятии от подотчетного лица формы № АО-1 расписывается в принятии документа на проверку с указанием его номера и даты, итоговой суммы расходов и количества приложенных документов, подтверждающих произведенные расходы. В конце расписки указывается дата представления отчета, после чего расписка бухгалтера передается подотчетному лицу.

Образец заполнения оборотной стороны авансового отчетаБухгалтер, после проверки правильности оформления документов и расходования средств, заполняет на оборотной стороне формы графы 7-8, с указанием суммы расходов, принятых к учету, и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

Далее бухгалтером заполняется лицевая сторона бланка АО-1, с указанием: остатка (перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного из кассы организации аванса, суммы израсходованных средств, остатка или перерасхода авансовых сумм, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Информация для заполнения таблицы бухгалтерских записей формируется из данных графы 9 оборотной стороны авансового отчета.После проверки правильности арифметических расчетов, оформления документов и расходования средств по назначению, документ направляется на утверждение руководителю организации.

После утверждения документа бухгалтерия производит списание подотчетных средств и окончательный расчет с подотчетным лицом.

Если аванс использован не полностью, то остаток сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру. В свою очередь перерасходованная сумма должна быть выплачена подотчетному лицу в установленном порядке по расходному кассовому ордеру.

Источник: http://blankiroom.ru/news/2009-10-09-29

Ссылка на основную публикацию