Закон определяет, что работник, который трудится в соответствии с оформленным трудовым соглашением, должен в течение года хотя бы один раз сходить в отпуск.
Для того, чтобы определить, когда какой из работников собирается отдыхать, субъект бизнеса оформляет специальный график. Как правило, для этих целей используется бланк графика отпусков по форме Т-7.
Его нужно оформить за 2 недели до завершения календарного года.
Для чего нужен график отпусков
Обычно созданием документа занимается сотрудник кадровой службы. Он опрашивает о желаемой дате руководителей всех подразделений субъекта бизнеса, а они, в свою очередь, собирают сведения у своих подчиненных. Последние должны сообщить даты, когда они хотят отправить в отпуск в будущем году.
Если компания большая, и в ней трудится много работников, то заниматься оформлением графика лучше всего с самой осени. В график вносятся все оформленные работники, в том числе и весь административный персонал.
Внимание: утвердить оформленный график необходимо за 2 недели до завершения нового года. Провести ознакомление с работниками можно уже после этого дня.
Закон предоставляет некоторым категориям работников льготы, дающие приоритет в выборе желаемого времени отдыха. Но их необходимо подтвердить заранее путем предоставления копий подтверждающих льготу документов.
В график необходимо внести все виды отдыха, предоставляемые работникам:
- Ежегодный отпуск;
- дополнительный отпуск;
- Отпуска, которые не были использованы работниками ранее.
В последнее время идет множество споров о том, сгорает или нет неиспользованное ранее время отпусков. Нет, оно не сгорает, и работник может им пользоваться в последующие годы в полном объеме. Однако это не выгодно для работодателя.
Во-первых, ему необходимо будет выплачивать солидные отпускные выплаты, если работник затребует отдых сразу за несколько лет.
Во-вторых, не предоставление отпуска вовремя является нарушением закона, и при выявлении этого факта трудовая инспекция может наложить штраф до 50 тысяч руб.
Является ли график отпусков обязательным документом
Важно: в ТК закреплено, что субъекты бизнеса любой формы собственности, как компании, так и предприниматели с сотрудниками, обязаны оформлять график отпусков. И это необходимо соблюдать, в противном случае может быть наложен штраф согласно КОАП.
Если у предпринимателя нет привлеченных работников, то график отпусков он может не оформлять. Также освобождены от составления данного документа физические лица, которые являются работодателями.
Когда он составляется
ТК определяет, что если у субъекта бизнеса, как компании, так и предпринимателя, есть привлеченные работники, то они должны оформить и утвердить график отпусков на будущий календарный год не позднее двух недель до окончания текущего года.
Чтобы успеть подготовить документ в срок, его лучше всего начинать составлять еще осенью. При этом нужно учитывать, что крайней датой, когда график нужно утвердить, из года в год является 17 декабря.
Если сроки, в которые график должен быть оформлен и утвержден нарушаются, то субъект бизнеса будет привлекаться к административной ответственности в виде штрафа.
На какой период
Важно: график составляется в компаниях и у предпринимателей на срок в один год. При этом составление и утверждение нового документа необходимо производить ежегодно.
Это связано с тем, что право на получение отпуска и его длительность определяется в пределах одного календарного года. Кроме этого, ежегодное составление графика дает возможность контролировать — все ли сотрудники воспользовались правом пойти в отпуск в данном году.
Скачать бланк графика отпусков на 2018 год
Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 в 2018 году
Рассмотрим подробный процесс как составить график отпусков.
В первую очередь необходимо записать полное либо сокращенное наименование организации, либо указать Ф.И.О. предпринимателя. Правее от этой графы расположена таблица, куда нужно внести код статистики ОКПО.
В организации может быть создан орган профсоюза. Данные о его письменном мнении необходимо отразить в графах, расположенных в левой половине бланка.
Следующим шагом нужно записать номер графика, а также дату, когда он был составлен. Рядом также находится поле, в каком требуется отразить год действия документа.
Внимание: график отпусков утверждается руководителем фирмы либо предпринимателем. Для этого в правой части есть специальные графы, в каких он ставит Ф.И.О., подпись, занимаемую должность. Рядом он записывает дату, в какую производится утверждение графика.
Сам документ содержит таблицу, в которую построчно вносятся сведения об отпусках сотрудников. Заполнение таблицы производится таким образом, чтобы сначала записывалось наименование подразделения, а после этого — шел перечень трудоустроенных в нем работников.
В графу 1 нужно занести название подразделения.
В графе 2 проставляется наименование должности согласно сведениям из штатного расписания.
В графах 3 и 4 указываются Ф.И.О. работника, а также его табельный номер.
Графа 5 должна содержать суммарное число дней отдыха, которые предоставляются сотруднику в данном году.
В графу 6 записывается дата, в которую работник желает получить отпуск. А в следующую графу 7 нужно вносить день, когда он был действительно предоставлен.
Если производится перенос отпуска на другую дату, то в графе 8 отмечаются реквизиты распоряжения, которым такой перенос был согласован. В графу 9 вносится новая дата начала отпуска.
Графа 10 — свободное место, в котором можно делать отметки о том, что отпуск был перенесен, работника пришлось отозвать от предоставленного отпуска, либо иную аналогичную информацию.
Полностью составленный документ должен быть подписан руководителем кадровой службы.
Порядок утверждения графика
Рассмотрим подробнее как осуществить процедуру его утверждения:
- При наличии профсоюзного органа, составленный график отпусков на следующий год необходимо передать ему для согласования, приложив к нему сопроводительное письмо.
- Профсоюзный орган рассматривает его, а по завершении этого процесса он должен вынести свое мотивированное решение по представленному документу.
- Мнение, которое вынесет профсоюз может быть как положительным, так и отрицательным. При несогласии данного органа с разработанным графиком, проводятся переговоры, в результате которых должно быть достигнуто согласие сторон.
- График отпусков на следующий год утверждается не позднее двух недель до окончания текущего года, то есть не позднее 17 декабря.
- Производится утверждение графика отпусков. Его можно утвердить либо, издав приказ об утверждении графика отпусков, либо путем проставления специального грифа на самом графике отпусков. Составление приказа является более удобным способом ввода. Так как в тексте данного распоряжения можно обозначить должностных лиц, которые ответственны за его исполнение, источники финансирования отпусков, а также каким образом сообщать сотрудникам о начале и окончании отпуска. Так как для графика утверждения отпуска существует срок, то и приказ на его утверждение должен быть издан за две недели до окончания текущего года.
В каком случае вносятся изменения в график
Существующие положения законодательных актов предусматривают возможность внесения изменений в ранее утвержденный график отпусков.
Но каждой стороне нужно помнить, что такое событие является мерой необходимости. Перенос отпуска может быть связан с обязанностью работодателя предоставить отпуск новым работникам предприятия в установленные законодательством сроки.
Нормы трудового права определяют случаи, когда изменения в графике отпусков должны пройти в обязательном порядке:
- При наступлении у работника периода временной нетрудоспособности.
- Работник организации в момент нахождения в отпуске привлекался к исполнению им гражданской обязанности, когда законодательством предусмотрено для этого случая освобождение от работы.
Кроме этого, существующие нормы устанавливают обязанность работодателя по желанию сотрудника произвести перенос отпуска, если администрация не проинформировала его о начале этого периода за две недели. Чтобы это осуществить, сотруднику компании достаточно подать на имя руководства заявление с новыми датами такого периода.
Также руководству компании предоставлено право произвести перенос отпуска своего сотрудника, если будет установлено, что его отсутствие приведет к нарушению хозяйственной деятельности компании. Однако, работник в этом случае обязательно должен дать на это свое согласие.
Порядок внесения изменений в график
Изменения в график, по которому предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, могут вноситься как по инициативе сотрудника компании, так и быть инициированы со стороны руководства.
В первом случае необходимо сделать следующее:
- Сотрудником составляется заявление, в котором отражается причина осуществления переноса его отпуска.
- Заявление передается на рассмотрение руководству компании, которое в соответствии с производственной обстановкой разрешает или запрещает перенос отпуска.
- Заявление, содержащее положительное решение директора передается в кадровую службу, где формируется приказ о внесении изменений в график отпусков.
- На основании заявления в графике отпусков в графе «Примечание» проставляется отметка о переносе — отражается входящий номер и дата заявления.
Когда изменения в графике происходят по производственной необходимости, порядок действий отличается от выше рассмотренного:
- Информирование работника о возникшей производственной необходимости и обсуждение возможности переноса отпуска.
- Получение у сотрудника, у которого переносится отпуск, письменного согласие на это.
- Подписанный документ отправляется в кадровую службу, чтобы ответственный специалист подготовил приказ на перенос отпуска.
- В графике отпусков в графе «Примечание» отражается отметка, включающая в себя реквизиты полученного от работника согласия на перенос.
Метки: График отпусковЛокальные нормативные акты
Источник: https://litebuh.ru/dokumenty/grafik-otpuskov.html
График отпусков 2019 года. Скачать образец и бланк по форме Т-7
Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков.
Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий.
Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.
Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк графика отпусков по форме Т-7 .docСкачать образец заполнения графика отпусков по форме Т-7 .doc
Кто составляет график отпусков
Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.
Что необходимо для заполнения формы Т-7
В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.
Ответственные лица
- В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
- Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
- Затем проставить дату заполнения документа.
- Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.
Составление графика
Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.
Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.
После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.
Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.
Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.
Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде.
При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации.
Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.
В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).
Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков
Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:
- Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
- Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.
Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.
Кто может идти в отпуск вне графика
Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:
- внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
- женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
- несовершеннолетние сотрудники;
- работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
- супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
- граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.
Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.
Источник: https://assistentus.ru/forma/t-7-grafik-otpuskov/
Унифицированная форма № Т-7 — график отпусков
Унифицированная форма Т-7 — график отпусков отражает распределение ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год. В статье мы расскажем об особенностях составления этого документа и приведем образец графика отпусков.
- Унифицированная форма Т-7 графика отпусков (бланк)
- Составление графика отпусков
- Чье мнение учитывать при составлении графика
- Что отражать в графике отпусков
- График отпусков: правила оформления и внесение изменений
- Как составить график отпусков
- График отпусков: образец заполнения в Word и Excel
- Знакомить ли с графиком персонал
- Хранение графика отпусков
- Итоги
Унифицированная форма Т-7 графика отпусков (бланк)
Если организация использует унифицированные первичные документы, график отпусков она оформляет по форме Т-7. График отпусков — бланк и указания по его заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать бланк, на котором составляется график отпусков формы Т-7, можно на нашем сайте.
- Скачать график отпусков
- Напомним, что для большинства работодателей использование унифицированных форм по кадрам сейчас необязательно, поэтому вы вправе разработать и собственную форму графика отпусков.
- Подробнее об этом — «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Составление графика отпусков
Составление графика отпусков предусмотрено ст. 123 ТК РФ. Данный документ определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков, причем обязателен он как для работодателя, так и для работника. График отпусков обеспечивает право работников на ежегодный отдых. Составление графика отпусков позволяет работодателю:
- заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные;
- найти замену уходящему в отпуск работнику;
- контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.
При составлении графика отпусков следует учитывать, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время.
Если у работника есть выбор, при составлении графика рекомендуется получить от него заявление о том, в какое время он хотел бы пойти в отпуск.
Если при составлении графика отпусков было учтено пожелание работника, указанное в его заявлении, то изменить впоследствии время отпуска можно только по взаимному согласию сторон.
О том, у кого есть право на выбор удобного времени для отпуска, читайте в статье «График отпусков — бланк и образец заполнения в 2019 году».
Если график отпусков утвержден, а работника не устраивает время отпуска, установленное там, он может попросить об изменении дат отпуска. Для этого работник должен написать заявление о предоставлении ему отпуска в даты, отличные от тех, которые внесены в график отпусков. Если работодатель не возражает против переноса отпуска, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения.
Как внести изменения в график отпусков, читайте здесь.
За отсутствие графика отпусков работодателя могут привлечь к административной ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, предусматривающей за впервые допущенное нарушение штраф:
- для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб.;
- для ИП — от 1 000 до 5 000 руб.;
- для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
При повторном нарушении штрафы существенно вырастают, составляя (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб. (также возможна их дисквалификация на срок 1–3 года);
- для ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
- для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 руб.
Наличие графика отпусков и его соблюдение проверяет трудовая инспекция.
Чье мнение учитывать при составлении графика
Как правило, при составлении графика отпусков учитывают мнение каждого из работников. Причем информацию о том, кто и когда хотел бы пойти в отпуск, лучше собирать в письменном виде, чтобы исключить впоследствии возможные конфликтные ситуации.
В то же время работодатель безоговорочно учитывать все пожелания не обязан (за исключением отдельных категорий сотрудников). Здесь важно только совместить интересы персонала и бизнеса и выстроить такую очередность отпусков, которая не помешает деятельности организации.
Если в организации есть профсоюз, график отпусков согласовывается также с ним (п. 1 ст. 123 ТК РФ).
Что отражать в графике отпусков
В график отпусков включают:
- ежегодные основные оплачиваемые отпуска;
- дополнительные отпуска;
- сведения о переносе отпусков.
Отпуска без сохранения заработной платы в графике отпусков не указываются.
О продолжительности ежегодного основного отпуска читайте в материале «Ежегодный оплачиваемый отпуск по Трудовому кодексу (нюансы)».
График отпусков: правила оформления и внесение изменений
График отпусков — правила оформления и внесение изменений в него регулируются как ТК РФ, так и постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (в части заполнения графика по унифицированной форме).
Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/unificirovannaya_forma_t7_grafik_otpuskov/
График отпусков: образец заполнения-2019 скачать
Актуально на: 24 января 2019 г.
График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.
График отпусков: как правильно составить
Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.
График отпусков: правила оформления и внесение изменений
При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.
К таким категориям работников, в частности, относятся:
С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск.
Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время.
Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.
Что отразить в графике отпусков
Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:
| Список сотрудников | В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор |
| Количество дней отпуска | Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ). |
| Предполагаемая дата начала отпуска | Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ). |
| Возможность разделения отпуска на части | График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ) |
График отпусков:
Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
График отпусков: бланк
Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.
Приказ о графике отпусков: образец
Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.
Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.
Приказ о составлении графика отпусков: образец
- Данный приказ может быть оформлен следующим образом:
- ООО «Солнечный зайчик»
- Приказ № 93
- о составлении графика ежегодных отпусков
г. Москва 19.11.2018
Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год
приказываю:
1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.
- При подготовке информации необходимо учесть:
- — пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;
- — пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;
- — период отпуска совместителей по их основному месту работы.
2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.
3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:
— главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;
— начальника отдела продаж Егорова В.Т.;
— начальника отдела закупок Трунова Н.Н.
4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.
Генеральный директор Солнышков В.С.
С Приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова
Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева
Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова
Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов
Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.
Образец приказа о составлении графика ежегодных отпусков
Утверждение графика отпусков
График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).
После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».
График отпусков образец заполнения в 2019 году
При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.
Внесение изменений в график отпусков
Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Где в графике отпусков отражаются изменения
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):
- в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
- в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
- в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
- в графе 10 отражаются различные примечания.
Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.
Внесение дополнений в график отпусков
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Сколько времени нужно хранить график отпусков
Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
- от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.
Отпуск в табеле учета рабочего времени
Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) указывается в зависимости от вида отпуска:
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) | ДБ | 18 |
| Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста | ОЖ | 15 |
| Оплачиваемый учебный отпуск | У | 11 |
| Неоплачиваемый учебный отпуск | УД | 13 |
В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.
Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец
Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.
Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||||||||||
| 1 | Петрова Елена Федоровна, бухгалтер | 054 | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | Я | 6 |
| 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 48 |
*Представлен фрагмент формы Т-12
Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени
Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:
- нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
- в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил неотгулянные дни перенести на другое время.
Page 2
Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск, в общем случае продолжительностью 28 календарных дней. Он может быть разбит на части, но одна из них должна составлять минимум 2 недели.
А чтобы одновременно в отпуске не оказалось слишком большое количество работников, работодатель составляет график отпусков.
Кстати, совместители тоже имеют право на отпуск, правда, у них есть свои особенности в части его предоставления.
На первый после трудоустройства отпуск работник может претендовать спустя полгода работы у данного работодателя. Однако по согласованию с руководством недавно принятому работнику отпуск может быть предоставлен и раньше, так сказать, авансом.
Если работник не успел отгулять положенный ему отпуск в течение года, то оставшиеся неиспользованные дни у него не сгорают. Они просто переносятся на следующий год и могут быть присоединены к отпуску следующего года.
Бывают случаи, когда работодатель категорически не желает отпускать работника в отпуск, даже если в соответствии с графиком отпусков подошла его очередь. Или вынужден вызвать работника из отпуска. Это все, как правило, внештатные ситуации, но решаемые.
Виды отпусков
В соответствии с действующим трудовым законодательством существуют разные виды отпусков, предоставляемых работникам, в том числе ежегодные дополнительные отпуска, а также отпуска без сохранения заработной платы.
Обычно отпуск без содержания работник оформляет по согласованию с работодателем. Иначе говоря, если руководство против, в неоплачиваемый отпуск могут и не пустить. Однако в некоторых случаях работнику обязаны предоставить отпуск без сохранения зарплаты. К примеру, при вступлении его в брак, при рождении ребенка, в случае смерти близкого родственника.
Отпускные документы и оплата
Порядок оформления отпуска следующий. По общему правилу для того, чтобы пойти в отпуск, работник должен написать заявление на отпуск на имя руководителя организации. Но если работник идет в отпуск по графику, то можно обойтись и без заявления.
Далее должен быть издан приказ о предоставлении отпуска сотруднику. А когда приказ оформлен, остается только выплатить ему отпускные.
Источник: https://glavkniga.ru/situations/k501444
Как составить и утвердить график отпусков на 2018 год
График отпусков – один из важных и обязательных документов, как для организаций, так и для индивидуальных предпринимателей, которые имеют наемный персонал. Составляя и утверждая график отпусков на 2018 год по форме Т-7, необходимо учитывать не только приоритеты фирмы, но и пожелания работников.
В этой статье мы подробно рассмотрим все аспекты, которые касаются данного документа. Поговорим о его важности, сроках составления и утверждения, особенностях заполнения и необходимости составления сопутствующих документов. В нижней части страницы читатель может скачать график отпусков на 2018 год в Excel и образец его заполнения.
Необходимость документа
График отпусков является локальным документом организации или предприятия, который дает возможность учитывать интересы как непосредственно работодателя, так и сотрудников компании. Документ позволяет решить две важные задачи:
1. Обеспечить непрерывность производственных процессов.2. Реализовать право руководства компании и работников на ежегодный отдых.
В статье 123 ТК РФ говорится о том, что графиком отпусков на каждый год определяется очередность отдыха рабочего коллектива организации. Этот документ обязателен для исполнения всеми, кто трудится у ИП или в организации.
При этом российское трудовое законодательство не вносит конкретики в вопрос о том, какая численность работников должна быть у ИП или в организации для оформления данного документа.
Но если индивидуальному предпринимателю, который осуществляет свою деятельность без привлечения наемного труда и решает самостоятельно, когда ему отдыхать, нет смысла составлять ежегодный график отпусков, то с организациями ситуация сложнее. Руководству фирм с наемным персоналом необходимо найти баланс интересов без ущерба рабочим процессам. В таком случае, при наличии работников, график отпусков просто обязателен.
Отсутствие документа может привести к неприятным последствиям, к примеру, после проверки ГИТ, на фирму или ИП может быть наложена административная ответственность в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ в виде административного штрафа.
Таким образом, график отпусков важен и для руководства компании и для самих служащих. К составлению этого документа нужно подходить очень ответственно, если вы не хотите неприятностей и неразберихи в рабочем коллективе.
Как составить график отпусков на 2018 год
Сбор данных о пожеланиях работников насчет желаемой даты ухода в отпуск, как правило, возлагается на руководство структурных подразделений предприятия. Для составления графика отпусков каждый служащий говорит своему руководителю о том, когда бы он хотел уйти в отпуск.
После этого, руководитель подразделения организации оценивает ситуацию и сопоставляет желания сотрудников с возможностями фирмы. Далее руководитель составляет график отпусков для работников своего отдела (департамента или службы) и передает данные в кадровый отдел организации. Кадровики объединяют сведения, полученные из разных отделов предприятия, в сводный документ.
Категории работников, имеющие приоритет в выборе даты отпуска
Составление графика отпусков не должно идти вразрез с ч.4 ст.123 ТК РФ, согласно которой некоторые категории работников имеют преимущество в выборе даты ухода в отпуск, а именно:
| Закон или статья ТК РФ | Категория работников |
| ст.260 ТК РФ | женщины, которые готовятся уйти в отпуск по беременности и родам |
| ст.123 ТК РФ | супруги женщин, которые находятся в «декретном» отпуске |
| ст.267 ТК РФ | несовершеннолетние |
| ст. 262.1 ТК РФ | граждане, которые имеют ребенка-инвалида, не достигшего18 лет (в том числе – опекуны, попечители, усыновители) |
| ст.286 ТК РФ | внешние совместители |
| ст. 322 ТК РФ | родитель (опекун), который работает в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка в другую местность к месту его поступления в колледж (вуз) в возрасте до 18 лет |
| ст.11 закона РФ №5124-1 | граждане, которые имеют награду «Почетный донор России» |
| ст.11 закона РФ №76-ФЗ | жены (или мужья) военнослужащих |
| закон РФ от 15.05.1991 № 1244-I | чернобыльцы |
Источник: http://my-biz.ru/kadry/grafik-otpuskov
Практические рекомендации по составлению графика отпусков. Образец заполнения формы Т-7
Кроме работы каждый гражданин имеет право на отдых. Отпуск – это важная составляющая при сотрудничестве нанимателя и работодателя. При назначении конкретных периодов для отдыха сотрудники кадровой службы составляют специальные графики, в которые фиксируют данные работника, а также даты начала и окончания отпуска.
Как правильно заполняется график отпусков, нужно ли знакомить с ним сотрудников и оформлять приказ, сколько хранится документ — расскажем обо всём подробно в статье.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 653-64-25. Это быстро и бесплатно!
Показать содержание
Для чего необходим этот документ?
График отпусков предназначен для установления очерёдности предоставления ежегодных отпусков работникам компании. При этом, согласно статье 123 ТК РФ части 2, график отпусков, утверждённый нанимателем, является обязательным к исполнению как для каждого сотрудника, так и для самого работодателя.
Важно: составление графиков обязательно для всех юридических лиц, вне зависимости от численности штата организации. Если такой документ отсутствует на предприятии, то это является административным нарушением с применением наказания.
Согласно статье 5.27 КоАП РФ применяются штрафные санкции:
- Юридические лица получают штраф в размере от 30 000 до 50 000 рублей. Деятельность организации может быть приостановлена на срок до 90 суток.
- Для должностных лиц предусмотрено наказание от 1000 до 5000 рублей.
Итак, главными целями составления графика отпусков являются:
- Установление максимальной очерёдности и точности ухода на отдых сотрудников для того, чтобы найти им замену в связи с особенностями производственного процесса.
- Чтобы сотрудники не забыли даты полагающегося отпуска, а работодатель своевременно «отпустил» трудящихся отдыхать.
- Чтобы информация о запланированных отпусках всегда находилась под «рукой» для формирования оплаты в бухгалтерском и налоговом учёте.
- Для иных целей на усмотрение нанимателя.
Кто в организации составляет и подписывает?
График составляют уполномоченные лица компании. Это могут быть специалисты кадрового администрирования или работники кадровой службы. В некоторых организациях это входит в обязанности секретаря или бухгалтера.
Однако форму бланка всегда утверждает только управляющий компании. Документ визируется руководителем кадровой службы и директором компании. В процессе формирования графиков отпусков могут принимать участие представители профсоюза.
Сроки оформления на следующий год
Статья 123 ТК РФ чётко регламентирует, когда на любом предприятии составляется график на следующий год: не позднее, чем за 14 дней до начала следующего года (середина декабря ежегодно).
График отпусков в бумажном виде хранится в специальном сейфе отдела кадрового администрирования организации, при этом срок хранения документа составляет 1 год после окончания своего действия.
Электронная форма документа также находится это время на персональном компьютере ответственных лиц и не удаляется.
Особых условий для хранения таких документов не предусмотрено. Однако в связи с содержанием в документе персональных данных практически все организации используют специальные сейфы или полки в помещениях с закрытым доступом.
Пошаговая инструкция, как составить
Однако закон не требует издавать отдельный приказ. Если всё-таки присутствует желание оформить такой документ, то сам распорядок придется сделать приложением к нему, а в форму Т-7 внести изменения, убрав поля с реквизитами для утверждения. Подпишет приложение уполномоченное лицо, которое фиксировало информацию, а утвердит директор предприятия локальным нормативным актом.
План, по которому работники будут отдыхать, а также приказ, который его утверждает, необходимо выпустить за две недели до наступления следующего календарного года.
Распоряжение фиксируют в произвольной форме и в нём отражают следующие данные:
- название предприятия;
- номер и наименование документа;
- содержание распоряжения;
- фамилия, имя, отчество руководителя организации, который его подписывает.
Главные правила и требования
На сегодня график отпусков оформляется при помощи формы Т-7, которая утверждена Постановлением Госкомстата в 2004 году. Многие специалисты кадровых служб считают, что можно оформить и утвердить время отдыха персонала в свободной форме. Однако лучше использовать именно унифицированную форму учёта.
Как правильно составить документ? В него необходимо занести следующие сведения:
- наименование компании и отдела, где работает трудящийся;
- его ФИО, должность и табельный номер (если таковой имеется);
- длительность отпуска в днях;
- запланированная дата ухода на отдых;
- дата ухода по факту;
- если отпускные дни были перенесены, то необходимо указать основания такого действия (с указанием подтверждающего документов);
- дата ухода в отпуск, если он был перенесён.
Допускается внесение изменений только при переносе отпуска с предварительно изданным приказом и подтверждающими документами. Только в этом случае могут быть внесены изменения в документ. График всегда согласовывается не только с администрацией компании, но и с работниками профсоюза.
- При составлении очерёдности отпускных дней всегда учитывается мнение работников, а также особенности рабочего процесса конкретного предприятия.
- Подробнее о правилах оформления и об основаниях, при которых можно внести изменения в график, читайте в этой статье.
- Ниже можно бесплатно скачать шаблон графика отпусков в эксель и пример заполнения.
Можно ли делить отпускной период на части?
Каждый работник имеет право деления своего отпуска на две равных части, каждая из которых должна быть не менее 14 дней. В этой ситуации возникают некоторые сложности с заполнением формы Т-7, так как она не предполагает таких действий. Однако проблему, как заполнить график в случае, если ежегодный отдых разделен на части, всё-таки разрешают.
Некоторые специалисты кадрового отдела задействуют дополнительные строки или добавляют ещё одну графу для визы работника. Другие сотрудники используют дополнительный лист для ознакомления, который прилагается к графику.
Как правильно отразить прошлый год?
Если по производственной необходимости или другим причинам в текущем году не удалось взять все дни, которые положены сотруднику, то такой остаток называется неиспользованным отпуском. У подчинённых забывчивых руководителей или трудоголиков неиспользованные дни отпуска склонны копиться и увеличиваться.
Источник: https://urexpert.online/trudovoe-pravo/otpusk/grafik/forma-i-sostavlenie.html
Загрузка...
