Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять?

Личное дело работника в хозяйствующем субъекте формируется на него после поступления человека на работу и содержит наиболее полные сведения о нем, его образовании, опыте и стаже, а также сведения личного характера. Законодательство не требует обязательного его ведения в обычных компаниях, иначе обстоят дела в организациях бюджетной сферы. Личные дела сотрудников хранятся в отделе кадров.

  • Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.
  • Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.
  • Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска .

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Важно!
Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.

Необходимость ведения личных дел

В государственных организациях

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего сотрудника.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

  • Резюме кандидата, или же ;
  • Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
  • Копия военного билета (при наличии)
  • Справки об отсутствии судимости.
  • Справки с прежних мест работы и т. д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

  • (экземпляр компании);
  • Договор о материальной ответственности;

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

  • Должностная инструкция;
  • Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
  • Заявление о предоставлении вычетов;
  • Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
  • Справки о последующих медосмотрах;
  • Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
  • Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Внимание!

Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.

Скачать бланки для оформления личного дела

  1. В формате Word.
  2. В формате Word.
  3. В формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

  • Заполнение титульного листа (обложки);
  • Оформление листа-заверителя дела;
  • Заполнение внутренней описи;
  • Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять? Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять? Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять?

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

  • Литерные номера листов;
  • Пропущенная нумерация страниц;
  • Листы с фотографиями;
  • Вшитые крупноформатные листы;
  • Конверты с подшитыми вложениями в них;
  • Поврежденные листы

Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять? Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять? Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять?

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Внимание!
Обязательной отметкой после внесения изменений является информация о наличии и состоянии личного дела. Кадровый сотрудник должен произвести необходимую проверку, после чего на обратной стороне личного листа делается отметка «Личное дело проверено», ставится подпись и дата.

Хранение документов

Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

  • По алфавиту;
  • По структурным подразделениям;
  • По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Важно!
В архиве личные дела сотрудников должны оставаться 75 лет. При этом папки на руководителей, членов руководящих, контрольных, исполнительных органов, а также работников, имеющих звания и награды хранятся бессрочно.

Выдают ли сотрудникам на руки личные дела?

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны.

Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

Важно! В случае увольнения, личные дела не выдаются работникам на руки, а передаются в архив компании.

В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.

Обратите внимание

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел
является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника
в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела
по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Важно!
Прежде чем собирать личную информация работника следует предварительно подписать с ним заявление на то, что она дает свое .

Оформление и ведение личного дела

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела,
если она не оформлялась с самого начала.

Важно

Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц.

Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

Читайте также:  Газоопасные работы: порядок проведения, какие требования и меры безопасности охраны труда предъявляются при их выполнении, кто допускается к деятельности?

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел
составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, приказ о приме на работу.

Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие.

Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

В личном деле должен присутствовать , а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его , объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также и .

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в .

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О.

сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения.

При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

Источник: https://www.solidar.ru/the-court/lichnoe-delo-sotrudnikov-organizacii-priem-na-rabotu-obyazatelno-li-oformlyat-lichnoe-delo-rabotnika.html

Особенности составления анкеты сотрудника для личного дела + образец для скачивания

  • Главная > Трудовое право > Прием на работу > Документы прием > Особенности составления анкеты сотрудника для личного дела + образец для скачивания
  • Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять?Одним из документов, предоставленных соискателю для заполнения при приеме на вакантную должность является анкета, которая в дальнейшем подшивается в папку личного дела трудящегося.
  • Несмотря на то, что законодатель предусматривает обязательное составление указанных документов только при трудоустройстве работоспособных граждан на муниципальную службу или работу в государственных органах, работодатели предприятий, отнесенных к иным формам собственности также используют соответствующие бланки анкет при подборе кадров в штат сотрудников своих организаций.
  • Комплект документации, который подается соискателем при приеме на работу указан Трудовым кодексом России, и он не включает в себя анкету для личного дела.
  • Все трудоспособные граждане, претендующие на занятие должности в органах муниципальной и государственной власти в обязательном порядке предоставляют работодателю заполненную должным образом на унифицированном бланке анкету, которая в дальнейшем является неотъемлемой составляющей личного дела.
  • Работодатели, юридические лица которых отнесены к другим формам собственности или организационным формам также зачастую предлагают соискателям заполнить соответствующую анкету.
  • Использование представленного документа обусловлено удобством выяснения определенной информации о будущем сотруднике, что облегчает последующее заполнение личного дела.

Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять?

Однако, если для государственных служащих используют идентичный набор вопросов (личные данные – фамилия имя отчество, дата рождения, место рождения, проживания, состав семьи и пр.), то частные предприятия вправе составлять текст анкеты на свое усмотрение с учетом необходимых работодателю для выяснения ведомостей.

Как правило, данные из анкеты должны подтверждаться подаваемыми работодателю официальными документами (об удостоверении личности, об образовании, о семейном положении, о наличии детей, о наличии специальных прав (например, водительское удостоверение) и пр.), что в дальнейшем проверяется сотрудниками службы безопасности.

Анкета заполняется лично соискателем, без использования компьютерной техники. При дистанционной подаче документов на прием на работу допускается передача отсканированной копии, заполненной и подписанной вручную анкеты.

  1. Сведения, внесенные в представленный бланк должны отвечать действительности, поскольку документ в дальнейшем проверяется на подлинность данных и их некорректность может стать причиной отказа в приеме на работу.
  2. К анкете также прикладывается фото работника, которое будет находиться в его личном деле.
  3. Все поля анкеты обязательны для заполнения и документ должен содержать ответы на все предусмотренные в нем вопросы.
  4. Как оформить опись для личного дела?

Что должно быть в бланке анкеты сотрудника?

  • Выше указывалось, что анкета обязательна для заполнения сотрудниками государственных структур.
  • Юридические лица частной формы собственности, при желании использовать анкету в числе обязательных для приема на работу документов, вправе самостоятельно разработать ее бланк или использовать типичную унифицированную государственную форму.
  • Первый из двух выше представленных вариантов предпочтительнее, поскольку работодатель может выяснить при помощи конкретных вопросов анкеты информацию, необходимую для работы на его конкретном предприятии (в организации).
  • Вопросы могут быть направлены на установление следующей информации:
  • Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять?Личные данные, включая фамилию имя отчество, город проживания, место рождения, дату рождения, семейное положение.
  • Состав семьи и основные данные о ближайших родственниках.
  • Наличие образования, его направленность, степень, документы-подтверждения.
  • Наличие стажа работы, его продолжительность, места предыдущего трудоустройства, причины расторжения трудовых правоотношений с бывшим работодателем.
  • Обоснование желания работать на конкретном предприятии.
  • Жизненные цели и приоритеты.
  • Наличие специальных прав, удостоверений.
  • Наличие вредных привычек и пр.

Читайте также о том, нужно ли регистрировать личные дела в журнале учета.

Скачать образец

Выводы

Анкета для личного дела, в зависимости от сферы трудоустройства, может быть обаятельным документом, предоставляемым на унифицированном бланке или используемым по желанию работодателя.

Перечень вопросов анкеты направлен на выяснение определенной, необходимой работодателю, информации, однако не может включать ограничения, установленные законом.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/priem-na-rabotu/dokum/anketa-dlya-lichnogo-dela.html

Личное дело работника (сотрудника)

16.12.2018

Мы часто сталкиваемся с понятием «Личное дело», сопровождающим нас повсюду, — на работе, в офисе, на службе. Не каждый руководитель или сотрудник кадровой службы в точности следует существующим правилам и инструкциям в области формирования, сохранности и доступа к этому «пакету документов».

Итак, Личное дело – это состав документов, содержащих определенные сведения о сотруднике или работнике, включая его биографию, сведения об образовании, опыте работы, профессиональных навыках и категории той или иной специальности.

Порядок формирования личного дела работников/сотрудников

Скачать образец титульного листа личного дела.doc

Личное дело занимает основное место в системе учета сотрудников. На всех предприятиях в обязательном порядке формируются личные дела на всех сотрудников.

Первоначально личное дело включает только те документы, которые необходимы для принятия на работу определенного сотрудника (о них будет сказано ниже).

Со временем, в процессе работы, личное дело пополняется новыми документами, отражающими деловые качества работника, повышение его квалификации, изменение места проживания или семейного положения.

Совет

Личные дела складываются и хранятся в алфавитном порядке или по структурным подразделениям. Каждому делу присваивается номер, соответствующий номеру, указанному в штатно-должностной книге. Он же заносится и в алфавитную книгу личных дел. Личные дела лиц, несущих материальную ответственность в организации, хранятся отдельно.

Документы, составляющие личное дело, ведутся на протяжении всего периода времени работы в организации и по степени сохранности стоят наряду с секретными документами. Доступ к ним должен быть ограничен.

Ответственность за сохранность личных дел сотрудников несет лицо, уполномоченное руководителем предприятия.
Личные дела не подлежат выдаче сотруднику на руки. Не допускается выносить личные дела за пределы предприятия и удерживать их более одного дня.

Нарушением является внесение поправок в записи, сделанные ранее. При увольнении сотрудника, его личное дело передается в архив предприятия, при полной ликвидации предприятия – в городской архив, при реформировании путем присоединения к другой организации – предприятию-правоприемнику.

На новом месте работы на каждого сотрудника заводится новое личное дело.

Состав и внутренняя опись документов личного дела, скачать образец

Скачать бланк опись личного дела, образец.doc

Какие же документы должно включать в себя Личное дело:

  • Персональный лист или карточка учета кадров, на специальное место которого в обязательном порядке наклеивается фотография (размер 4х6 см) сотрудника.
  • Автобиография, написанная самим сотрудником.
  • Ксерокопия паспорта и идентификационного номера.
  • Ксерокопии документов об образовании, курсах повышения квалификации, ученой степени.
  • Если сотрудник имеет ученую степень, должен прилагаться перечень научных трудов.
  • Если имеются характеристики или рекомендательные письма, также они должны быть с личном деле.
  • Копии приказов о приеме, увольнении, переводе сотрудника, а также документы, являющиеся основанием для вышеперечисленных приказов.
  • Документы, подтверждающие проведение аттестации сотрудника.
  • Опись документов, содержащихся в личном деле.

Если у вас остались вопросы, задайте их по БЕСПЛАТНОМУ телефону горячей линии:

8 (800) 350-20-43

или воспользуйтесь формой для бесплатной консультации:

Личное дело работника (сотрудника) Ссылка на основную публикацию Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять? Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять?

Источник: https://plategkin.ru/lichnoe-delo-rabotnika-sotrudnika.html

Анкета работника для личного дела — бланк

Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять?

В личном деле каждого сотрудника организации собраны все документы, отражающие сведения о его трудовой деятельности, а также персональные данные. Одним из таких документов является анкета работника для личного дела, бланк которой можно найти в конце статьи. Как ее правильно составить и есть ли установленные законом требования к ее оформлению? Об этом далее.

Анкета работника для личного дела

Данный документ представляет собой опросный лист, который заполняется соискателем при приеме на работу. В нем он должен указать сведения о себе. После ознакомления с анкетой работодатель сможет составить определенное впечатление о кандидате и принять соответствующее решение.

Кроме того, информация из анкеты используется сотрудниками отдела кадров для составления личного дела и заполнения личной карточки принятого работника.

Необходимость заполнения такого документа каждый работодатель определяет сам, поскольку он не является обязательным при приеме на работу, кроме оформления на государственную или муниципальную службу (ст. 65 ТК РФ).

Анкета для личного дела работника организации не имеет унифицированной формы. Работодатели могут взять за основу анкету, утвержденную для госструктур распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 г.

№ 667-р или самостоятельно разработать бланк документа.

Разработка собственного варианта анкеты более предпочтительна, так как организация сможет включить в нее перечень вопросов, которые нужны определенному подразделению (отделу кадров, юридической службе и др.).

Читайте также:  Замена отпуска денежной компенсацией: допускается ли для ежегодного оплачиваемого основного и дополнительного отдыха, когда не возможно компенсировать

Документ имеет четкую структуру, позволяющую быстро оценить ее содержание. Он состоит из нескольких разделов. Чаще всего в анкету включают наиболее значимые вопросы социального характера: место жительства, образование, профессиональный опыт, сведения о близких родственниках и др.

Обратите внимание

При составлении вопросов, которые будут включены в анкету, работодатель и уполномоченные должностные лица не должны забывать о некоторых правовых аспектах. Так, в ст. 86 Трудового кодекса РФ указано, что недопустимо требовать у граждан сведения, касающиеся их политических, религиозных и прочих убеждений.

Соискатель работы должен заполнить все строки анкеты собственноручно. Заполнять документ следует разборчиво и аккуратно. Соответствие сведений, внесенных в анкету, данным, указанным в предоставленных документах, проверяется и подтверждается работником кадровой службы предприятия.

Структура анкеты

Бланк анкеты в личное дело, скачать который можно далее, состоит из следующих разделов:

  • Персональная информация о кандидате (Ф.И.О., место жительства, возраст, гражданство, семейное положение и др.).
  • Сведения об образовании. Здесь надо указать, какие учебные заведения и когда закончил соискатель работы, направление подготовки, специальность и квалификацию по диплому, информацию о дополнительном образовании, номер и серию диплома. В этот же раздел может быть включен вопрос о знании иностранных языков и степени владения ими.
  • Сведения об опыте работы и профессиональных навыках. Здесь соискатель указывает должности, на которых он прежде работал, адрес и название организации, дату приема на работу и дату увольнения. Данный раздел часто оформляют в виде таблицы, что облегчает восприятие информации.
  • Сведения о близких родственниках.
  • Сведения об отношении к воинской обязанности.
  • Сведения о документах, удостоверяющих личность (номер и серия паспорта, загранпаспорта, ИНН, страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования — СНИЛС.
  • Иные дополнительные сведения о претенденте на должность.

В верхней части первой страницы анкеты необходимо оставить место для вклейки фотографии.

Дополнение к анкете

В дополнение к анкете в личное дело обычно вносится следующая информация:

  • о перемещении по службе;
  • о награждениях, присвоении почетных званий;
  • о наложении взысканий;
  • о повышении квалификации;
  • о прохождении аттестации;
  • о присвоении профессиональных классов, разрядов и т.п.

Все записи в дополнение к анкете в личное дело, бланк которого должен храниться не менее 75 лет, вносятся на основании документов. Ссылка на соответствующие приказы и распоряжения – обязательна.

Дополнение к анкете может состоять из двух основных разделов:

  • В 1-м содержится информация о занимаемой должности, дате приема на работу, переводе на другую должность и увольнении.
  • Во 2-м разделе указываются данные об изменениях в учетных сведениях о сотруднике после заполнения анкеты.

Дополнение к анкете можно составить в виде таблицы на основе типового бланка дополнения к личному листку кадрового учета. В верхней части необходимо указать Ф.И.О. работника. В конце документа отводится место для проставления отметок о проверках личного дела, где необходимо указать дату проведения проверки и подпись проверяющего.

Источник: https://spmag.ru/articles/anketa-rabotnika-dlya-lichnogo-dela-blank

Как оформить личное дело сотрудника — НалогОбзор.Инфо

Формирование личного дела

Личное дело (совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже) формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных. Как правило, в организациях личные дела заводят на руководителей, специалистов, материально-ответственных сотрудников.

Ситуация: обязана ли организация вести личные дела сотрудников?

Нет, не обязана.

Обязанность по ведению личных дел сотрудников предусмотрена только для учреждений государственной гражданской и муниципальной службы (ст. 42 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ, ст. 30 Закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ). Подробно порядок оформления личных дел государственных служащих прописан в Указе Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609.

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.

30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526. Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (см.

, например, Положение, утвержденное приказом МВД России от 28 апреля 2014 г. № 381).

Порядок формирования личных дел сотрудников утверждается руководителем отдела кадров (если такого подразделения нет – руководителем организации). Данный порядок может быть прописан в приказе, распоряжении или в специальной Инструкции.

Как правило, в личное дело включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

Изначально личное дело включает в себя документы, сопровождающие процедуру оформления приема на работу, так как оно заводится сразу же после издания приказа о приеме сотрудника на работу. В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами.

Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления. Такой порядок следует из пунктов 4.19–4.

30 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Пример оформления личного дела сотрудника

Важно

Ответственным за ведение кадрового учета в организации назначен бухгалтер В.Н. Зайцева.

Зайцева оформила личное дело главного бухгалтера А.С. Глебовой. Обложка и документы личного дела выглядели так:

  • личный листок по учету кадров;
  • дополнение к личному листку;

Внутренняя опись документов дела

Ситуация: когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела?

Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов.

Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит.

Подтверждают такой порядок положения пунктов 4.30 и 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела. При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п. 4.20 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Поэтому вначале во внутреннюю опись внесите документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее – в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу.

Подписать внутреннюю опись должен сотрудник, ответственный за ее составление.

Личный листок

Ситуация: что такое личный листок по учету кадров, и чем он отличается от анкеты?

В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок или один из этих документов.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. Он выполняет ту же функцию, что и анкета: отражает основные персональные и биографические сведения о сотруднике.

Однако анкета заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации.

Личный листок заполняет сам сотрудник уже после того, как принят на работу. При этом он подтверждает достоверность сведений личной подписью и ставит дату заполнения листка.

Как правило, в личный листок вклеивается фотография сотрудника размером 4 × 6.

Чтобы отразить изменения в учетных данных сотрудника, которые произошли после заполнения личного листка, составьте дополнение к личному листку по учету кадров.

Совет: чтобы сотрудник не забывал сообщать сведения об изменениях в своих личных данных, включите в бланк листка такую фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Хранение личных дел

Личные дела работающих сотрудников храните в отделе кадров. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов. Такой порядок следует из пункта 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Совет

В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п. 4.21 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Срок хранения личных дел, созданных до 2003 года, составляет 75 лет. А личные дела, созданные начиная с 2003 года, хранят 50 лет. Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Ревизия личных дел

Для систематизации данных и проверки наличия личных дел и правильности их оформления ежегодно можно проводить их ревизию. Результаты такой проверки оформите актом (например, за образец можно взять форму, приведенную в приложении 56 к приказу ФТС РФ от 18 октября 2004 г. № 160). Отметки о проверке личного дела проставьте в дополнении к личному листку по учету кадров.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/kadrovyj_uchet/dokumentooborot/kak_oformit_lichnoe_delo_sotrudnika/113-1-0-2973

Анкета сотрудника в личное дело бланк скачать

Образец обложки личного дела Заведение личного дела на работника, по общему правилу, не является обязательным, то есть, нет никаких нормативных актов, обязывающих к этому работодателя, за исключением Федерального закона «Об основах государственной службы Российской Федерации» (№ 119-ФЗ от 31 июля 1995г.), обязывающего кадровую службу вести личные дела на государственных служащих. Более того в нормативных актах, к примеру «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», упоминаются документы, «не вошедшие в состав личных дел», а также «характеристика работника, не имеющего личного дела». Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован российским законодательством и по сложившейся традиции (привычке) мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства советских времен.

Важно

Скачать Правила заполнения Работник при оформлении на работу собственноручно заполняет бланк в единственном экземпляре. Сведения вносятся в строгом соответствии с персональными документами (паспортом, дипломом, трудовой книжки и т.п.). Исправления и сокращения в документе не допускаются.

Читайте также:  Недостача в магазине: что делать работодателю и работнику, материальная и уголовная ответственность, если продавец не виноват, а на него вешают вину

Бумага содержит такие сведения, как:

  1. Фото 4х6 см.
  2. Фамилия Имя Отчество, пол работника.
  3. Дата, место рождения.
  4. Национальность.
  5. Адрес проживания, контактный телефон.
  6. Информация об образование, повышение квалификации, ученых степенях, наградах и т.п.
  7. Данные о предыдущих местах работы (должность, период работы, наименование и адрес организации).
  8. Пребывание за границей.
  9. Сведение о составе семьи.
  10. Воинская обязанность.

После оформления бланка, работник проставляет свою подпись и дату заполнения документа.

Правила формирования личного дела на сотрудника

Если монтажзакупленного отечественной фирмой за рубежом оборудования осуществляет иностранная органи. Личное дело работника (образец) 2. Служащих предприятия, на которых возложена материальная ответственность – это бухгалтер, главбух, заместитель главбуха и так далее. 2. Дополнеия к анкете или листку. 4. Второй экземпляр трудового договора. 5.

Копии документов об образовании. 6. Для материально ответственных лиц предусмотрен договор о материальной ответственности. 7. Рекомендационное письмо. 2. Помещение документов, которые должны храниться в деле. 3. Изъятие ненужных документов. 4.

Переодическая проверка состояния данного вида документа на предмет сохранности включенных находящихся в нем документов.

2. Уточнение порядка нумерации листов дела. 3. Составление листа – заверителя. Подпишись на ежедневную рассылку лучших статей! Правила формирования личного дела на сотрудника 1.

Образец заполнения личного листка по учету кадров

Документы для личного дела работника. В личном деле работника группируются следующие виды документов: 1. Анкета или личный листок по учету кадров.2. Дополнеия к анкете или личному листку.3.

Автобиография.4. Второй экземпляр трудового договора.5. Копии документов об образовании.6. Для материально ответственных лиц предусмотрен договор о материальной ответственности.7. Рекомендационное письмо.8.

И так далее.

Личное дело работника – как его правильно оформить

Сдача СЗВ-М на директора-учредителя: ПФР определился Пенсионный фонд наконец-то поставил точку в спорах о необходимости представлять форму СЗВ-М в отношении руководителя-единственного учредителя.

Так вот, на таких лиц нужно сдавать и СЗВ-М, и СЗВ-СТАЖ! < … При оплате «детских» больничных придется быть внимательнее Листок нетрудоспособности по уходу за больным ребенком в возрасте до 7 лет будет оформляться на весь период болезни без каких-либо ограничений по срокам.

Внимание

Но будьте внимательны: порядок оплаты «детского» больничного остался прежним! < … Онлайн-ККТ: кому можно не торопиться с покупкой кассы Отдельные представители бизнеса могут не применять онлайн-ККТ до 01.07.2019 года. Правда, для применения этой отсрочки есть ряд условий (режим налогообложения, вид деятельности, наличие/отсутствие работников).

Так кто же вправе работать без кассы до середины следующего года? < …

Личный листок по учету кадров

Работников, которые являются членами руководства предприятия, то есть на самого руководителя, его зама или помощника, руководителя структурного подразделения и так далее.2. Служащих предприятия, на которых возложена материальная ответственность – это бухгалтер, главбух, заместитель главбуха и так далее.

Но многие частные компании занимаются ведением личных дел всех работников предприятия независимо от их ранга, выполняемой ими работы и статуса. Поскольку личное дело работника считается очень удобным источником информации о каждом сотруднике, ведь в одной папке собраны все документы касательно каждого работника.

Это и копии личных документов сотрудников, приказы, которые относятся к этому работнику и многие другие документы. Формирование личного дела работника.

Личное дело работника

Документы, включаемые в состав личного дела, можно формально разделить на:1. Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся: 2. Документы, дополняемые в течении трудовой деятельности:

  • выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;
  • копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
  • копии документов об образовании, повышении квалификации;
  • аттестационные листы;
  • служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
  • акты, уведомления и т. д.

3. Документы о прекращении трудового договора.

Анкета при приеме на работу. бланк и образец

Отказ банка в проведении операции можно обжаловать Банк России разработал требования к заявлению, которое клиент банка (организация, ИП, физлицо) может направить в межведомственную комиссию в случае, когда банк отказывается проводить платеж или заключать договор банковского счета (вклада).

< … НДФЛ с выигрыша в лотерею: кто платит Кто должен перечислять в бюджет НДФЛ с выигрыша (распространитель лотереи или выигравший гражданин), зависит от суммы выигранного приза. < … Главная → Бухгалтерские консультации → Прием на работу Обновление: 6 марта 2017 г.

Оформление работодателем личного дела является обязательным в отношении работников, занятых в различных органах государственной (муниципальной) власти.

Главная → Образцы документов → Другие документы → Анкета при приеме на работу Содержание

  1. Как правильно заполнить анкету на работу
  2. Скачать бланк и образец заполнения анкеты на работу

Анкета при приеме на работу – это документ, который содержит сведения о соискателе и позволяет работодателю составить о нем общее впечатление как о работнике. На основании информации, указанной в анкете, формируется личное дело работника.

Анкета при приеме на работу напоминает резюме, но зачастую информации, предоставленной в нем, недостаточно работодателю.

Как правильно заполнить анкету на работу Единого бланка анкеты при приеме на работу не существует, каждая организация-работодатель имеет свою форму.

Документы предоставляемые работником и заполняемые сотрудником кадровой службы при оформлении приема на работу, к ним относятся:

  • выписки (копии) из приказов о поощрении и награждении, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, переводах и перемещениях и т. д.;
  • копии документов, подтверждающих изменения анкетно-биографических данных (свидетельство о браке или расторжения брака, свидетельство о рождении детей и т. д.);
  • копии документов об образовании, повышении квалификации;
  • аттестационные листы;
  • служебные записки, личные заявления и объяснительные записки;
  • акты, уведомления и т. д.

3. Документы о прекращении трудового договора.
Все эти документы имеют различные нормативно установленные сроки хранения на предприятии.

Образец внутренней описи документов личного дела Основываясь на различии нормативно-установленных сроков хранения различных видов кадровых документов, а также на том, что информация о трудовой деятельности работника фиксируется в личной карточке, рекомендуется не включать в личное дело копии приказов (выписки) о переводах и перемещениях, отпусках, поощрениях и т.д.

Документы, подшиваемые в личное дело работника в течении срока его трудовой деятельности, должны быть выстроены в хронологической последовательности. Копии документов (выписки) должны заверяться работниками кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку — «дело».

Анкета сотрудника в личное дело образец

Поскольку изменения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся, кадровый работник для отражения новой информации составит дополнение к личному листку по учету кадров. В этом документе отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике.

Скачать Можно ли отказаться от заполнения бланка Если гражданин трудоустроился в частную организацию, он имеет полное право отказаться от заполнения этого документа или некоторых его граф. Например, работник может не захотеть указывать в бумаге информацию о своих родных и близких.

Принудить человека к заполнению документа никто не может. Но, принимая решение об отказе, работник должен понимать, что у работодателя может сложиться о нем впечатление как о несговорчивом человеке или возникнуть предположение, что новому сотруднику есть что скрывать.

Совсем другое дело, если речь идет о прокуратуре.

Источник: http://dtpstory.ru/anketa-sotrudnika-v-lichnoe-delo-blank-skachat/

Анкета работника для личного дела: образец

Личные дела работников – это источник упорядоченной информации о наемных специалистах, используемой кадровыми службами и руководством. Их ведение обязательно исключительно для государственных и муниципальных предприятий, коммерческие фирмы вправе отказаться от систематизации или организовать ее для определенной категории работников (например, топ-менеджмента).

Если компания ведет личные дела, обязанности по сбору и архивированию информации поручаются представителю отдела кадров. Порядок систематизации сведений и их состав закрепляется локальными актами фирмы. Как правило, организация хранит следующие данные о персонале:

  • копии документов об образовании;
  • копия паспорта;
  • трудовой договор и все приложения к нему;
  • анкеты, опросные листы;
  • результаты прохождения тестов, устной части собеседования;
  • копии СНИЛС и ИНН;
  • отзывы коллег;
  • сведения о повышении квалификации и т.д.

Правила оформления личных дел работников устанавливаются компанией самостоятельно, поэтому она вольна сокращать или расширять перечень собираемых документов. Их систематизация и хранение выстраиваются таким образом, чтобы соблюдались положения закона о защите персональных данных.

На содержание личного дела влияет характер работы специалиста. Например, если гражданин имеет доступ к коммерческой тайне, кадровики сохраняют соглашение о ее неразглашении. Если должность требует прохождения регулярных медосмотров, архивируются данные об их результатах.

Анкета при приеме на работу

Анкета для личного дела сотрудника: образец

Единый образец оформления анкеты предусмотрен законодательством исключительно для государственных и муниципальных фирм. Он закреплен распоряжением Правительства РФ №667-р от 26.05.05 г. Коммерческие структуры, ведущие личные дела работников, вправе ориентироваться на него или разработать и утвердить локальными актами собственную форму.

В унифицированный вариант анкеты включены следующие сведения:

  • текущее ФИО сотрудника, перечень всех его изменений с указанием причин;
  • дата и место рождения;
  • гражданство;
  • сведения об образовании (перечень учебных заведений, присвоенная специализация, номера дипломов);
  • информация о дополнительном образовании (например, курсах повышения квалификации, присвоенных ученых степенях);
  • перечень иностранных языков с указанием уровня владения каждым из них;
  • сведения о том, был ли работник ранее судим, имел ли доступ к государственной или коммерческой тайне;
  • перечень предыдущих мест работы с описанием специализации, выполняемых обязанностей;
  • информация о наличии государственных наград;
  • данные о близких родственниках работника;
  • сведения о его воинской обязанности;
  • данные паспорта и загранпаспорта;
  • номера ИНН и СНИЛС;
  • иные сведения, которые сотрудник желает сообщить о себе.

Анкета, составленная по унифицированному образцу, заверяется личной подписью специалиста, проставляется дата ее составления.

Практика показывает, что анкета для личного дела сотрудника, используемая в коммерческих структурах, оказывается короче, чем вариант, предложенный распоряжением №667-р. Работодатели часто используют опросник, заполняемый соискателями перед собеседованием. В нем содержится базовый набор сведений о гражданине, которые затем подшиваются в его личное дело и хранятся в архиве организации.

Источник: https://raszp.ru/priem-na-rabotu/kak-sostavlyaetsya-anketa-rabotnika-dlya-lichnogo-dela.html

Ссылка на основную публикацию