Командировка на один день: положены или нет суточные, как оплачивается однодневная поездка в другой город, как оформляется – образец приказа и других документов

Обычно оформление командировки выполняется по стандартным лекалам, и ничего сложного в нём нет.

Но иногда может возникнуть необычная ситуация. К примеру – однодневная командировка. Её оформление в первый раз иногда вызывает затруднения, ведь непонятно, чем именно оно должно отличаться от обычного. Разбираемся с тем, как такая командировка оформляется, что делать с документацией, какие предписания у законодательства по поводу оформления, а главное – как она оплачивается.

Обратите внимание

Как устанавливает трудовое законодательство, командировкой является поездка в другой город или страну, предпринятая по указанию руководства, чтобы выполнить рабочее задание. Она должна быть оформлена, расходы зафиксированы и оплачены. Если же работник отправляется по собственной инициативе, то это не будет командировкой, соответственно, и его расходы не оплачиваются.

Помимо этого, есть профессии, подразумевающие работу в пути. К примеру, водители-дальнобойщики, экспедиторы, экипажи судов – морских, воздушных и так далее. Для всех них – то есть людей, чья деятельность подразумевает постоянные разъезды, и во многом состоит именно из них, командировка не оформляется.

Командировка на один день: положены или нет суточные, как оплачивается однодневная поездка в другой город, как оформляется – образец приказа и других документов

Для всех остальных она должна оформляться, даже если является однодневной – а среди работодателей бытует заблуждение, что если поездка совершается в течение одного дня, то её можно не оформлять и не считать командировкой. Но, согласно законодательству, рабочая поездка не имеет минимального срока.

Кто может быть в неё отправлен

Есть определённые ограничения относительно лиц, отправляемых в однодневную командировку. Так, нельзя отправить человека, не имеющего трудового договора с компанией, значит не являющегося её сотрудником. Запрещено отправлять в командировки беременных.

Имеются также категории, которых можно посылать в рабочую поездку лишь в случае острой необходимости и невозможности заменить другими, при этом обязательно заранее получить их письменное согласие. Это:

  • несовершеннолетние работники;
  • трудящиеся по ученическому договору;
  • женщины с детьми младше трёх лет;
  • родители либо опекуны, осуществляющие воспитание ребёнка без супруга;
  • работники, осуществляющие уход за недееспособными родственниками;
  • инвалиды, для которых командировки нежелательны по состоянию здоровья.

Нарушение указанного является деянием, наказуемым в соответствии со статьёй 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Однодневная командировка совместителя

Ещё один важный момент – оформление командировки для совместителя. В нём есть определённые нюансы, потому опишем сразу краткий алгоритм:

  • получить его письменное согласие;
  • выдать справку о направлении в командировку;
  • он договаривается на другой работе об отсутствии – берёт отгулы либо отпуск за свой счёт;
  • дальнейшее оформление проходит как обычно – а о том, как оно проходит обычно, ещё будет рассказано.

Основное отличие ясно: необходимо заручиться согласием самого работника, поскольку поездка повлечёт для него определённые неудобства.

В связи с этим необходимо заранее договариваться с принимаемым по совместительству относительно командировок, если они предполагаются, и подписывать соответствующие документы.

Сроки

Трудовой кодекс не ограничивает служебную поездку по срокам, нет никаких особых рекомендаций по этому поводу со стороны юристов – то есть командировка вполне может быть однодневной и всё равно должна оформляться соответствующим образом.

Командировка на один день: положены или нет суточные, как оплачивается однодневная поездка в другой город, как оформляется – образец приказа и других документов

Интересно, что в отличие от минимального, по максимальному сроку с недавних пор появилось чёткое ограничение: командировка не должна длиться более 40 дней, причём сюда входят и нерабочие дни, которые оплачиваются в двойном размере.

Впрочем, если есть необходимость продержать работника в командировке дольше, проблема решается довольно просто: по истечении максимального времени рабочая поездка закрывается, после чего сразу же оформляется вторая.

Но вернёмся к однодневным командировкам – как осуществляется их оформление?

Документальное оформление

Пусть срок рабочей поездки и составляет всего день, но она тоже должна быть правильно оформлена. А по этапам процесс оформления выглядит так:

  • Начальник департамента объясняет руководителю организации, что сотрудника требуется отправить в рабочую поездку, для чего заполняется служебное задание (форма № Т–10а, её образец прилагается к статье), отражаются цели и задачи командировки.
  • Выпускается приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9, либо Т-9а, если их направляется несколько. Образцы также прилагаются. Допускается и использование другой формы, принятой на предприятии.
  • На основании приказа осуществляется выдача сотруднику авансовых средств на оплату командировочных расходов.
  • Специалист отдела кадров отмечает отбытие в табеле специальным кодом.
  • После возвращения сотрудник предоставляет авансовый отчёт, отражающий произведённые затраты. При поездке на личном транспорте составляется служебная записка, в которой указывается маршрут и затраченное на неё топливо.

Оформлять командировку, начиная с 2017 года, стало существенно проще. Раньше было необходимо оформить для дальнейшего предоставления в контрольно-проверяющие органы при необходимости множество документов, во многом дублировавших друг друга.

Например, обязательно было оформлять командировочное удостоверение, что вызывало сомнения в его необходимости для случаев, когда длительность командировки составляет всего день. Теперь обязательные командировочные удостоверения отменены.

Единственным обязательным документом, который может быть подвергнут проверке, является приказ.

К тому же нет единой формы приказа, и каждая компания может использовать свою вариацию. Служебное задание и командировочное удостоверение можно теперь не оформлять, впрочем, в некоторых компаниях они по-прежнему продолжают использоваться – тогда то, что они обязательны, необходимо зафиксировать в локальных нормативных актах.

Командировка на один день: положены или нет суточные, как оплачивается однодневная поездка в другой город, как оформляется – образец приказа и других документов

Перестал быть актуальным журнал учёта командированных. Раньше велись сразу два журнала, в одном нужно было учитывать отбывающих сотрудников, а в другом – прибывающих из иных организаций.

Теперь вести их не нужно, а чтобы учитывать выбывших требуется лишь вносить в табель соответствующие отметки. А именно: под датой поездки для командированного сотрудника ставится К либо 06 – код, обозначающий отбытие в рабочую поездку.

Количество часов даже для однодневных командировок указывать не нужно.

Предоставление отчета

Образец отчёта приложен к статье, кратко разберём его содержание. Отчёт состоит из трёх листов. На первом указываются реквизиты, далее работник указывает, какие суммы были им потрачены, также делается бухгалтерская запись. На втором листе даются итоговые цифры, он подписывается бухгалтером после проверки.

Третий лист – детализация расходов. Здесь необходимо зафиксировать все документы с подтверждением расходов, после чего отчитывающийся ставит подпись, подтверждая произведённые расходы, а также то, что суточные ему были выданы. В качестве приложений к отчёту выступают документы, подтверждающие сделанные траты.

Заполняется отчёт вернувшимся из командировки сотрудником и бухгалтером. Если всё оформлено верно, руководитель ставит на него подпись и тем самым заверяет его. Если из отчёта следует необходимость возместить средства сверх выданных авансом, они покрываются компанией. Иногда часть средств оказывается так и не потраченной, тогда необходимо сдать излишек в кассу компании.

Оформляется отчёт в одном экземпляре, прилагающиеся к нему чеки, квитанции и другие документы приклеиваются на лист А4. Отметим, что отчёт необязательно должен составляться в соответствии с прилагающимся образцом, иногда на предприятии имеется собственная утверждённая форма.

Более того, с 2015 года он не является необходимым. Согласно законодательству, каждая компания вправе сама определять, нужен ли он.

Отчёт может использоваться как обоснование того, почему командировка была необходима, а если её цель не достигнута, то в нём следует указать причины, по которым это произошло.

Суточные за один день командировки

Если командировка всего на один день, как она оплачивается? Бывают командировки на небольшое расстояние, при которых сотрудник имеет полную возможность возвращаться домой каждый день – и если он делает это, то суточные выплачиваться не должны. Однако при единоразовой поездке длительностью в сутки (то есть не менее 24 часов) суточные должны выплачиваться, равно как и производиться оплата расходов.

Командировка на один день: положены или нет суточные, как оплачивается однодневная поездка в другой город, как оформляется – образец приказа и других документов

Бухгалтеров часто волнует, необходимо ли взимать НДФЛ из суточных за командировку, длившуюся всего лишь день? И здесь нельзя дать однозначного ответа.

С одной стороны, известны судебные решения о выплате НДФЛ за такие командировки, поскольку суточные были признаны источником дохода, с которого, соответственно, физическое лицо должно платить этот налог.

А с другой стороны – выносились и прямо противоположные решения, и требования налоговой инспекции признавались неправомерными. Словом, полной определённости в этом вопросе нет.

Интересен и вопрос страховых взносов с суммы суточных.

Нужно ли их начислять при однодневной рабочей поездке? Нет, такой необходимости нет, в пределах установленных Налоговым кодексом сумм они не выплачиваются (до 700 рублей для командировок по стране, до 2 500 рублей – за границу).

Командировочные расходы

Помимо выплаты суточных, работодатель должен будет возместить расходы, понесённые сотрудником в поездке. Какие именно расходы квалифицируются, как командировочные и должны быть возмещены?

  • Затраты на поездку как к месту работ, так и обратно.
  • Расходы на аренду номера либо квартиры.
  • Суточные.
  • Иные траты, которые оказались необходимыми для выполнения поставленной задачи, сделанные с разрешения работодателя.

В последнюю категорию может попасть много всего разного, вплоть до представительских расходов, если предполагается ведение деловых переговоров. Кроме этого, иногда по договорённости могут оплачиваться и другие расходы – к примеру, питание в командировке.

Относительно затрат на поездку могут возникать разные толкования того, попадают ли в них и затраты на проезд по самому городу – в частности, затраты на такси. Эти затраты не входят в данную категорию, и работодатель их оплачивать не обязан, но может делать это по согласованию с сотрудником, при этом должны быть предъявлены подтверждающие расходы документы.

Есть и расходы, которые обычно оплачиваются работодателем заранее, но иногда могут быть оплачены и после. Сюда входят суммы на составление виз и иных документов при командировке за границу, сборы за въезд, транзит транспортных средств и тому подобные затраты.

Важно

Точный порядок, в котором должны возмещаться расходы, а также размеры, в которых производится возмещение, устанавливаются, согласно локальным актам, действующим в компании.

Если поездка будет совершена на личном либо служебном транспорте, то подаётся служебная записка с обоснованием необходимости его использования, указанием маршрута и определением примерной стоимости. Чтобы подтвердить траты, затем должны быть предъявлены чеки, полученные на заправках, после чего работодатель должен будет компенсировать стоимость топлива.

Все документы и чеки необходимо подать в бухгалтерию для расчёта в течение трёх дней после возвращения из командировки.

Что касается оплаты дней, проведённых в командировке, то если это поездка на один день, всё равно действуют стандартные правила. То есть, если этот единственный день является обычным рабочим, то работник получает за него среднюю заработную плату.

Если же он выпал на выходной или праздник, то сотрудник получит удвоенную сумму. Речь идёт именно о средней заработной плате, а не об однодневной.

Если текущий однодневный заработок ниже среднего за период, то его выплата вместо среднего будет нарушением законодательства, за который организация может понести ответственность по статье 5.27 КоАП.

Образцы документов

Форма АО-1 бланк Бланк формы Т-9 Бланк формы Т-9а Форма Т10а

Источник: http://ZnatokTruda.ru/komandirovka/odnodnevnaja/

Однодневная командировка в 2018 году: суточные и оформление

В законодательстве особо оговаривается, как должна оплачиваться однодневная командировка. Суточные в 2018 году за данный вид служебных поездок выплачиваются по отдельно установленным правилам.

Рассмотрим порядок оформления служебной поездки на один день и правила выплаты суточных.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

Законодательные нормы не устанавливают временные рамки для служебных поездок. То есть руководитель предприятия может откомандировать своего сотрудника как на один день, так и на несколько недель и даже месяцев.

Основное отличие однодневной служебной поездки состоит в том, что командированный человек возвращается домой в те же сутки. Он не нуждается в съеме жилого помещения в месте командировки.

Исходя из этого, определения однодневными можно считать следующие командировки:

  • Человек отправляется по служебным делам на один день и вечером возвращается на постоянное место жительства.
  • Человек тратит на выполнение служебного задания несколько дней, но каждый вечер он возвращается домой.
Читайте также:  Больничный при увольнении по соглашению сторон: что делать работодателю, если работник в последний день открыл лист, как уволить во время нетрудоспособности?

Таким образом, работника можно отправить в служебную поездку на несколько дней, но при этом она будет состоять из однодневных командировок.

В законодательных актах нет четких критериев, в каких случаях работник может возвращаться каждый день, а в каких нет. Это определяет работодатель исходя из удаленности места назначения и транспортного сообщения, а также служебной необходимости и экономической целесообразности.

Рассмотрим несколько примеров.

Пример 1. Бухгалтер-ревизор отправляется для проведения инвентаризации в населенный пункт, находящийся в 100 километрах от города, где расположен головной офис. Инвентаризация занимает 3 дня.

Но при этом транспортное сообщение между населенными пунктами таково, что работник имеет возможность уехать домой сразу же по окончании рабочего дня.

Таким образом, три дня командировок будут считаться однодневными.

Пример 2. Бухгалтер-ревизор отправляется для проведения инвентаризации в населенный пункт, находящийся в 50 километрах от его основного места работы. Выполнение задания занимает один  рабочий день.

Совет

Но расположение населенного пункта таково, что работник не имеет возможности уехать домой в день выполнения работы. Соответственно он задержится на вторые сутки и командировка уже не может считаться однодневной.

Но четких критериев для определения возможности или невозможности работника вернуться домой нет. В первом примере работодатель мог дать ему разрешение нанять жилое помещения для ночевки. Тогда командировка уже не могла считаться однодневной. Во втором случае работодатель мог прислать за работником служебный автомобиль, и он смог бы вернуться к месту проживания в тот же день.

В случае, когда работник отправляется в однодневную командировку, ему выплачиваются следующие суммы:

  • Заработную плату за рабочий день.
  • Двойную оплату труда, если работник выполнял задание в выходной или праздничный день.
  • Расходы на проезд до места выполнения задания.
  • Прочие расходы, которые работник согласовал с работодателем и может подтвердить их соответствующими документами.
  • Компенсацию за командировку, в случае если у данного работодателя предусмотрена данная выплата.

Когда однодневная служебная поездка осуществляется за пределы РФ,  к данному списку добавляются суточные, рассчитанные по формуле: норма суточных, умноженная на 0,5. То есть, при заграничной поездке суточные нужно выплатить, даже если это была однодневная командировка.

Оплата по среднему рассчитывается аналогично как при оплате командировки, которая длится два и более дня.

Как учитывать все расходы по однодневной командировке пояснил Минфин.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Выплата суточных при однодневной служебной поездке регулируется Положением об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение). Данный документ утвержден Постановлением Правительства от 13.10.2008 за № 749.

В нем прописаны следующие нормы:

  • В случае, если должностное лицо ежедневно возвращается из командировки домой, то суточные выплаты ему не положены.
  • Если работник возвращается домой ежедневно, но при этом выполняет служебное задание на территории другого государства, ему нужно выплатить половину нормы суточных,  установленных для данной страны.

То есть, обязанность выплаты суточных при однодневной служебной поездке будет зависеть от страны, куда направлен командированный:

  • Если поезда осуществляется в пределах страны, суточные не платятся.
  • Если работнику предстоит однодневная командировка за границу, суточные платятся в половинном размере от действующей нормы.

Статья 168 ТК РФ разрешает работодателю оплатить работнику компенсационную сумму за служебную однодневную поездку. Но необходимо, чтобы данная выплата отвечала следующим требованиям:

  • Была указана в локально-нормативном акте предприятия.
  • Не несла в своем названии слова «суточные».

 Обратите внимание!

Законодатель разрешает устанавливать компенсационные выплаты в зависимости от должностного положения человека. То есть руководитель может получать сумму, большую, чем та, что будет выплачена другим категориям трудящихся.

Оформление однодневной командировки

Если работнику предстоит однодневная командировка, оформление в 2018 году производят следующим образом:

  • Составляется служебная записка, в которой указывается кто, когда и на какой период отправляется в поездку. В случае ежедневного возврата это также нужно отметить в документе. Законодательство не требует обязательного составления этой бумаги, но она служит основанием для приказа. Поэтому для правильного ведения делопроизводства составление такого документа целесообразнее, чем устное распоряжение руководителя.
  • Приказ о направление в командировку. Он составляется либо на бланке, утвержденном на предприятии, либо на унифицированной форме Т-9 (Т-9а). Порядок заполнения формы смотрите в Системе Госфинансы .

Как отразить в приказе тот факт, что суточные не будут выплачиваться? Это можно сделать несколькими способами:

  • Составить приказ на один день. Если выполнение задания займет несколько дней, то можно издать несколько приказов – на каждый день работы.
  • Отметить в тексте приказа, что сотрудник будет возвращаться каждый день домой. В форме Т-9а это можно сделать в таблице, где указываются основные данные. После строки, где должна стоять подпись работников в этой форме предусмотрена пустая графа.

Несмотря на то, что Налоговый Кодекс говорит о том, что все расходы, которые связаны с командировками не учитываются в начислении страховых взносов, они все равно должны вносить в отчет РСВ.

В случае неправильного заполнения данного отчета налоговые службы могут запросить у предприятия объяснения.

Если ошибку заметила сама организация, то в установленные сроки она может подать корректирующий отчет РСВ. 

Четыре случая, когда можно сэкономить на взносах с выплат командированным, читайте в статье журнала Зарплата в учреждении.

 Обратите внимание!

В случае с командировочными расходами можно не сдавать уточненную форму в том случае, если в результате ошибки не произошло снижение налоговой базы.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102983-qqq-09-20-odnodnevnaya-komandirovka

Командировка 1 день

На время служебной командировки наниматель обязан оплачивать определенные виды расходов сотрудника.

О том, как правильно произвести оплату, читайте в специальном материале «Как рассчитать командировочные: онлайн-калькулятор». Но не все поездки сотрудников можно отнести к служебным.

Обратите внимание

От их вида зависит и порядок оплаты. Разобраться в ситуации поможет статья «Какие поездки считаются командировкой».

Ключевые особенности оплаты командировочных расходов для организаций бюджетной сферы закреплены в Постановлении Правительства РФ № 749 от 13.10.2008. Данный НПА содержит не только основные определения, но и предельные лимиты на оплату затрат в служебных разъездах.

Определимся с понятием

Однодневная командировка — это направление специалиста компании для выполнения служебного задания в местность, откуда этот работник может возвращаться к месту жительства ежедневно (ст. 166 ТК РФ).

Следовательно, к таким разъездам относят не только командировки, которые длятся всего один день, например, для сдачи отчетности в головное учреждение. Но и длительные поездки в места, которые находятся в доступной близости.

Например, работнику выгоднее купить обратный билет до места жительства, чем арендовать гостиничный номер.

Отметим, что каких-либо ограничений на расстояния для признания поездок однодневными не установлено. Такое решение принимает руководитель, исходя из экономической целесообразности.

Как оформить

Командировка на 1 день (оформление) ничем не отличается от длительной поездки. То есть кадровый работник должен подготовить:

Командировка на один день: как оплачивается

Независимо от продолжительности служебной поездки за работником сохраняется его рабочее место и должность. Также наниматель должен выплатить ему его среднюю заработную плату. Следовательно, при однодневной оплатите:

  1. Один среднедневной заработок, если СК выпадает на рабочий день.
  2. Если СК приходится на праздник или выходной день, то оплату производите в соответствии с действующим трудовым законодательством, то есть среднедневной заработок в повышенном размере. Подробнее читайте в материале «Как правильно оплатить командировочные в выходной день».

Помимо среднего заработка, оплатите работнику все траты, которые подтверждены документально. Например, оплата проезда, подтвержденная билетами. Также возместите траты, которые работник произвел с разрешения нанимателя.

Ограничения для оплаты командировочных расходов учреждение устанавливает самостоятельно. Причем такие показатели должны быть закреплены в отдельном локальном распоряжении руководства организации.

Как оплачивать суточные

Суточные при однодневных командировках в 2018 году оплачиваются в особом порядке. Недопустимо производить оплату в соответствии с порядком, который действует для длительных СК.

Так, чиновники установили, что размер выплат напрямую зависит от страны:

  1. Зарубежная командировка 1 день: суточные 50 %. То есть если работник направлен за рубеж на один день, то ему оплатят 50 % от действующей нормы оплаты суточных в день.
  2. Российская командировка одним днем: суточные не оплачивают! При однодневной СК по России работодатель не обязан оплачивать суточные.

Взамен суточных работнику могут быть возмещены иные расходы, произведенные в поездке. Например, траты на питание.

Как оплачивается однодневная командировка в 2018 году

Размер таких «замещающих» выплат не ограничены. Однако действуют исключения при налогообложении.

Чтобы не ошибиться, используйте памятку, как облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные при СК на один день:

Вид поездки

НДФЛ

Страховые взносы

По России Сумма, превышающая 700 рублей, подлежит налогообложению в полном объеме.

Источник: https://printscanner.ru/komandirovka-1-den/

Командировка на один день: оформление, положены ли суточные в 2019 году по ТК РФ

Командировка на один день предполагает, что работник может в день служебной поездки вернуться к себе домой. В соответствии с этим отличают и компенсации, положенные работникам при однодневной командировке. В статье рассмотрим положены ли работнику суточные при однодневной командировке, а также порядок оформления служебной поездки на один день.

Является ли однодневная поездка командировкой

Служебная командировка представляет собой поездку сотрудника в соответствии с распоряжением работодателя на какой либо срок с целью выполнения служебного задания вне постоянного места работы (166 ТК РФ).

Служебные поездки работников также регламентируются Положением о командировках №749, далее – Положение. Как Трудовой кодекс, так и Положение не содержит минимального срока, на который работодатель должен направить работника в служебную поездку.

Из этого можно сделать вывод, что если работник направляется в поездку в соответствии с распоряжением руководителя, в поездке выполняет его поручение, а происходит это вне места работы, то поездку такую можно считать командировкой.

Важно

При этом не имеет значение сколько дней она длится, один или несколько (Читайте также статью ⇒ Командировка при испытательном сроке).

Важно! Срок поездки определяет работодатель, исходя из объема служебного поручения, его сложности и иных особенностей.

Суточные при командировке на один день

Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание.

Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника.

Различают служебные поездки по России и за границу.

Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ).

В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных.

Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.

Суточные при однодневной загранкомандировке

В случае направления работника в загранкомандировку на один день, суточные ему положены. Однако размер их будет отличаться от размера суточных, выплачиваемых в загранкомандировках на несколько дней. Работнику выплачивают только 50% от этой суммы (Положение о командировках) (Читайте также статью ⇒ Командировка за счет принимающей стороны).

Порядок оплаты командировки на один день

При командировке на один день работнику положены те же виды оплаты, что и при многодневных поездках. За исключением суточных, как мы уже рассмотрели выше, положены они только при однодневных поездках за границу. При поездке на один день по России суточные не выплачиваются.

Читайте также:  Анкета сотрудника в личное дело: бланк, скачать образец, обязательно ли оформлять?

При однодневных командировках работнику возмещаются следующие расходы:

  • За проезд;
  • Иные расходы, которые работником были произведены с разрешения работодателя.

Такие выплаты, а также их размер и порядок возмещения определяются в коллективном договоре или локальным нормативном акте компании. Причем размер выплат может быть дифференцированным в зависимости от того, какую должность занимает работник. Другими словами работнику с вышестоящей должностью однодневная поездка может оплачиваться выше, чем такая же поездка рядового сотрудника.

Важно! Помимо этих выплат, работнику за этот день поездки начисляется средняя заработная плата (167 ТК РФ).

Нужно ли работнику ежедневно возвращаться из командировки домой

Возвращаться или нет ежедневно из командировки домой, даже если есть такая возможность, решает руководитель. Каждый конкретный случай рассматривается отдельно, при этом учитываются:

  • Дальность поездки;
  • Каковы условия по транспортному сообщению;
  • Характер служебного задания;
  • Нужен ли работнику отдых.

В том случае, если работник после завершения трудового дня в поездке решит остаться в месте командировки, то ему это необходимо согласовать с работодателем. Если руководитель согласен, то работнику нужно будет возместить расходы по найму жилья в пределах сумм, определенных коллективным договором. Однако, такая командировка уже не будет считаться однодневной.

Оформление командировки на один день

Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.

Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.

В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.

Ндфл и страховые взносы с суточных

Если работник, направленный в однодневную командировку подтвердить все свои расходы, то с тех денежных средств, которые были ему выплачены не нужно удерживать НДФЛ.

Если подтвердить свои расходы работник не сможет, то от налогообложения выплата освобождается только в пределах 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей – для загранкомандировок (Письмо Минфин России №03-04-07/6189 от 26.03.2013).

Как объясняет Минфин, те средства, которые выплачиваются при однодневной командировке суточными не являются. Они представляют собой иные расходы, связанные со служебной поездкой. Также они включаются в состав расходов, подлежащих освобождению от обложения НДФЛ, в связи с тем, что выплаты эти напрямую связаны с выполнением работником своих служебных обязанностей.

Совет

Однако, если документальное подтверждение затрат по таким выплатам работник предоставить не может, то они признаются доходом.

При этом НДФЛ облагается только та сумма, которая выплачена сверх 700 рублей при поездке по РФ и сверх 2500 рублей при загранпоездке. Что касается страховых взносов, то логика здесь та же.

Те выплаты, которые работник сможет подтвердить не облагаются взносами, так как представляют собой компенсацию за понесенные работником расходы.

Законодательная база

Статья 166 ТК РФ «Понятие служебной командировки»
Положение о командировках №749 от 13.10.2008 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: http://rabotniky.com/komandirovka-na-odin-den-oformlenie-polozheny-li-sutochnye/

Как оформляется однодневная командировка?

Поездки по поручению работодателя, для выполнения каких-либо заданий могут быть различной длительности.

Документальное оформление командировки на один день вызывает ряд вопросов, особенно с изменениями в нормативных актах. С января 2019 эта процедура значительно упростилась.

Что говорит закон?

Оформление командировки должно быть в соответствии со следующими законодательными нормативными актами:

  • все статьи 24 главы Трудового кодекса;
  • утвержденное Правительством, новое положение об особенностях направления работников в командировки;
  • локальный нормативный документ, определяющий особенности оформления поездок по поручению администрации.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Трудовое законодательство определяет, что командировка это – поездка за пределы населенного пункта для выполнения рабочего задания. Она подлежит обязательному оформлению и фиксации расходов.

Путешествие работника по собственной инициативе командировкой не считается и оплачена не будет.

  • Следует отличать разовые поездки от работы, которая осуществляется в пути.
  • Например, ряд профессий связанных с эксплуатацией и обслуживанием транспорта, перевозкой и сопровождением грузов и пассажиров, и некоторые другие.
  • К таким профессиям относят:
  • водителей дальнобойщиков;
  • проводников пассажирских поездов;
  • экспедиторов;
  • стюардесс;
  • моряков;
  • летчиков дальних рейсов и т. д.

Для тех работников, чья основная деятельность носит характер постоянных разъездов, командировочные документы не оформляются.

Среди работодателей иногда встречается мнение, что однодневная командировка не нуждается в специальном оформлении.

Законодательство же не ограничивает продолжительность рабочих поездок ни минимальным, ни максимальным сроком.

Если сотрудник выезжает за пределы населенного пункта по поручению начальства и это не является его трудовыми обязанностями, то такая поездка будет классифицироваться как командировка, даже если она длится меньше суток.

Кого можно отправить?

В командировку даже на 1 день, не может быть отправлен человек, не заключивший с организацией трудовой договор.

В законодательных актах совершенно четко указанно то, что работодатель вправе отправлять в поездку только «своего» сотрудника. При этом не важно, какой вид трудового договора заключен: срочный, бессрочный или по совместительству.

Отдельного внимания заслуживает вопрос – как оформить командировку сотруднику, работающему по совместительству.

Если возникла такая необходимость, то следует предпринять следующие шаги:

  • взять письменное согласие работника;
  • выдать работнику справку, написанную на бланке организации и заверенную подписью руководства, о том, что сотрудник направлен в командировку;
  • работнику необходимо самостоятельно договориться об отгулах или отпуске без содержания, на основном месте работы;
  • далее оформление командировки и отчета не будет отличаться от тех же действий со штатными сотрудниками.

Сотрудники организаций по-разному относятся к поездкам.

Для одних это повод повысить свой профессиональный уровень, для других лишние проблемы. Работодатели должны помнить, что есть определенные категории среди персонала, которые нельзя отправлять в командировки.

В крайнем случае, берется расписка о том, что они были проинформированы о праве отказаться от поездки по поручению администрации.

Категории сотрудников, которых отправляют в командировки с их согласия, и только в крайнем случае:

  • работники, не достигшие совершеннолетия;
  • беременные сотрудницы;
  • сотрудники, работающие по ученическому договору;
  • женщин, у которых младшему ребенку не исполнилось трех лет;
  • родители или опекуны воспитывающие ребенка без супруга;
  • работники, ухаживающие за недееспособными родственниками, при наличии медицинского заключения;
  • инвалидов, если им запрещены поездки по медицинским показаниям.

Оформление

Законодательно не определена минимальная продолжительность командировки. Она может быть как многодневной, так и меньше суток, без ночевки.

Оформление любой поездки по поручению работодателя должно быть в соответствии с действующими поправками к нормативным актам.

В 2019 количество обязательных документов сократилось. До этого обязательными были:

  • унифицированный приказ о направлении в командировку;
  • командировочное удостоверение;
  •  служебное задание;
  • финансовый отчет о возмещаемых тратах.

Эти документы фактически дублировали свое содержание и сильно затрудняли документооборот в отделах персонала. Решение об упрощении оформления поездок по поручению администрации было логичным и закономерным.

В настоящее время обязательным документом для оформления командировки является приказ. Причем он не обязательно должен быть утвержденной, унифицированной формы.

Организация самостоятельно решает о том, какие виды кадровых приказов будет использовать в работе. Об этом обязательно должна быть сделана отметка в инструкции по ведению делопроизводства.

Независимо от того, какую форму приказа выбрала администрация предприятия, он должен отражать следующие пункты:

  • номер и дату издания приказа о командировке;
  • фамилию имя отчество командируемого работника;
  • должность или место работы сотрудника;
  • точное название места командировки (обязательно указание административного подчинения);
  • дни начала и конца поездки, если срок меньше суток, то дата будет одна;
  • цель поездки по поручению работодателя;
  • организацию, оплачивающую поездку;
  • отметку об ознакомлении с данным приказом от самого сотрудника, так и от заинтересованных лиц.
  1. Унифицированные бланки приказов можно скачать тут:
  2. Бланк формы Т-9
  3. Бланк формы Т-9а
  4. Оформление служебного задания и командировочного удостоверения больше не являются обязательными.

Если работодатель решил, что эти документы необходимы, то в них переносятся данные из приказа. Обязательность использования надо отметить в локальном нормативном документе.

Еще один документ, потерявший в настоящее время актуальность – журнал учета командированных сотрудников.

Ранее в организациях велись два журнала:

  • учет сотрудников, выбывающих в командировки;
  •  учет работников сторонних организаций, прибывших в командировку.

После принятия соответствующего постановления Правительства, с 8 августа 2019 эти журналы закрываются и сдаются в архив, либо уничтожаются.

Для учета выбывших в командировки работников стало достаточно внести отметку в табель.

Напротив фамилии сотрудника под датой поездки ставится либо буква К, либо код 06. Без указания количества часов, даже если это командировка на один день.

Как оплачивается командировка на один день?

В оформлении командировки сроком меньше суток нет существенных отличий, от более длительных поездок.

И в бухгалтерских и в кадровых документах эти дни учитываются и оплачиваются одинаково:

  • если день командировки выпал на рабочий, то сотрудник получает среднюю заработную плату;
  • если командировка совпала с праздничным или выходным днем, то работнику выплачивается двойная сумма от средней заработной платы.
  • Основное отличие компенсаций в том, что суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются.
  • Если работник едет на срок меньше одного дня заграницу, то ему выплачивают половину положенной суммы.
  • Для поездки на несколько дней, законодательно предусмотрена обязательная компенсация, не облагаемая НДС, это:
  • до 700 рублей по России;
  •  до 2500 рублей в случае поездки за границу, выплачивается в валюте принимающей стороны.

Однако, работодателю не стоит оставлять своих сотрудников без суточных или какой либо компенсации.

Закон не обязывает, но и не запрещает возвращать работникам расходы на пребывание в другой местности. Обычно такая выплата оформляется как компенсация и может равняться обычной сумме.

Обязанность возвращать расходы на командировки меньше суток, должна быть прописана в коллективном трудовом договоре.

В противном случае, руководитель издает соответствующий приказ о дополнительных выплатах работнику.

Отличие командировки от простой поездки – оплата работодателем основных расходов.

Обычно сотруднику выдаются авансовые средства на следующие нужды:

  • расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • траты на проживание;
  • дополнительные расходы, они связаны с проживанием вне дома, так называемые суточные, в 2019 году они сохранили актуальность для длительных командировок;
  • иные расходы, оплачиваемые по разрешению работодателя — например, питание или проезд в общественном внутригородском транспорте.

Работнику при однодневной поездке в обязательном порядке компенсируется стоимость проезда.

А в некоторых случаях и проживания, например, если время отбытия с места командировки достаточно позднее, и сотруднику необходимо отдохнуть перед дорогой. Это может быть платная комната отдых или гостиничный номер при вокзале или аэропорту.

Сотрудник может поехать на личном или служебном транспорте.

В этом случае составляется служебная записка. В ней обосновывают необходимость подобного вида передвижения, прописывают маршрут и указывают примерную стоимость.

Обратите внимание

Работодатель компенсирует стоимость ГСМ из расчета по километрам. В качестве подтверждения трат предъявляются чеки с заправок.

Если день поездки по поручению работодателя выпадает на выходной или праздничный день, то он оплачивается в двойном размере. Это будет оформлено так как если бы рабочая смена выпала на нерабочий день.

Общие правила при направлении работника в командировку на один день в 2019 году

  • Администрация издает приказ о командировке. Это может быть как уже привычная унифицированная форма, так и свободная, но обязательно утвержденная локальным нормативным актом;
  • Работнику выдаются авансовые средства на оплату проезда и компенсацию взамен суточных расходов;
  • Работником отдела кадров делается отметка в табеле. На день отсутствия сотрудника ставится буквенный либо цифровой код, даже если поездка выпала на выходной или праздник;
  • По возвращению работник в течение трех рабочих дней предоставляет авансовый отчет и документы о фактических расходах – чеки, проездные документы, квитанции;
  • Если сотрудник едет на личном транспорте, то по приезде составляется служебная записка, с указанием маршрута и стоимости ГСМ.
Читайте также:  Заявление на продление отпуска: нужно ли писать в связи с больничным, праздничными днями, скачать образец

В 2019 году оформление однодневных командировок стало значительно проще и лаконичнее.

Для направления персонала в поездку на один день достаточно издать приказ. Средства на проезд, проживание и компенсацию расходов, выдает бухгалтерия.

Перед ними же сотрудник отчитывается после возвращения. Упрощение документооборота должно позитивно сказаться на качестве работы сотрудников.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/komandirovka-na-odin-den/

Однодневная командировка (на один день) 2019 — выплачиваются ли суточные, оформление, за границу

Однодневная командировка в 2019 году оформляется документами, среди которых – приказ об отправке в командировку, удостоверение, служебное задание.

Подписывает документы руководитель организации. Вернувшись из поездки, сотрудник предоставляет небольшой отчет о проделанной работе. Отправляют его в бухгалтерию.

Особенности

Командировка отличается от обычной поездки тем, что работодатель оплачивает основные затраты сотрудника:

  • затраты на проезд до назначенного места и домой;
  • проживание;
  • прочие расходы – питание, проезд в транспорте по городу.

Правила отправки сотрудника в командировку на 1 сутки:

  1. Издается приказ. Используют привычную утвержденную форму или простую свободную, но обязательно утвержденную местным нормативным актом.
  2. Сотрудник получает аванс для проезда в транспорте и компенсационные средства вместо суточной выплаты.
  3. Сотрудник кадрового отдела делает отметку в табеле. В день отсутствия проставляется код из букв или цифр.
  4. Когда сотрудник возвращается, он должен в течение 3 дней выдать отчет о командировке и расходах. Это могут быть чеки, квитанции.

Образец приказа о направлении в командировку здесь,

бланк приказа о направлении в командировку здесь.

Если сотрудник ездил на собственном автомобиле, то по возвращении он составляет записку, указывая свой маршрут.

При выборе однодневной командировки работодатель руководствуется такими сведениями:

  • какое расстояние от рабочего места до места командировки;
  • насколько развита инфраструктура между этими городами;
  • выполнит ли работник поручение за такое короткое время.

Особенности командировки на 1 сутки:

  • чтобы отправить работника в командировку, хватит лишь приказа начальника учреждения;
  • документы оформляют по такому же принципу, что и для многодневной поездки;
  • пока сотрудник не уехал, ему необходимо выплатить аванс – стоимость проезда в обе стороны;
  • если работник выезжает за границу, ему выплачиваются суточные – половина нормы;
  • в продолжение 3 суток после поездки работник обязан предъявить отчет и все чеки;
  • если остались неизрасходованные деньги, то они возвращаются в кассу организации;
  • если сотрудник платил личные деньги, то работодатель обязан возместить эту сумму.

Кого можно отправить?

  • Несмотря на то, что командировка однодневная, в нее нельзя направлять того сотрудника, который не заключил с организацией трудовой договор.
  • Законодательные акты гласят, что соглашение может быть срочным, бессрочным или по совместительству.
  • В командировку не направляют следующие категории сотрудников:
  • лица, которые не достигли совершеннолетия;
  • беременные;
  • работники, трудящиеся по ученическому соглашению;
  • женщины с детьми младше 3 лет;
  • родители либо опекуны, которые воспитывают малыша без супруга;
  • сотрудники, которые ухаживают за недееспособными родственниками – необходимо подтвердить медицинской справкой;
  • инвалиды.

Перед этим необходимо заручиться их согласием на командировку.

Нормативная база

Термин «служебная командировка» регулируется статьей 166 Трудового кодекса. В соответствии со 168 статьей ТК, во время командировки компенсируются все затраты.

Согласно 167 статье Трудового кодекса, на время командировки за сотрудником сохраняется рабочее место, заработная плата и должность.

Однодневная командировка

Часто работника направляют в командировку в такую местность, откуда он сможет возвращаться домой ежедневно.

На порядок выплаты влияет то, куда работник направляется – по России или заграницу.

По России

Отправляя своего сотрудника на 1 день в командировку по России, работодатель должен учитывать условия транспортных сообщений, сложность поручения и необходимость обеспечения условий отдыха.

Суточные при таких поездках не выплачивают. Запрет выплаты суточных компенсируется возмещением расходов, связанных с командировкой.

Налогом эти выплаты не облагаются.

Деньги, выплаченные за однодневную командировку, не относятся к экономической выгоде (доходу) работника. Но не облагаются налогом суммы в пределах нормы – по РФ это 700 рублей. Остальная сумма облагается НДФЛ. Исключение – предоставление чеков или квитанций.

Также не начисляются на эту сумму страховые взносы. При этом необходимо соблюдать условия:

  • выплата оформлена не в качестве суточных, а как другие затраты сотрудника;
  • расходы работника подтверждены чеками;
  • размер выплаты установлен документацией организации.

За границу

В случае зарубежной командировки, даже если сотрудник в этот же день вернулся домой, суточные выплачивают. Они составляют 50% от нормы работодателя для заграничных поездок.

Налогом эта выплата не облагается в том случае, если она не превышает норму – 2500 рублей.

Оформляется командировка также приказом. В документе указывается – страна и место командировки, поручение и срок. На руки работнику выдают сумму, которой будет достаточно для поездки.

Выдается она в той валюте, которая является национальной в стране, куда направляется работник. Дополнительно выдаются и рубли – для затрат до пересечения границы.

Всю информацию, касательно командировки, фиксируют в табеле. После возвращения на родину сотрудник составляет отчет.

Порядок оформления

Оформление суточной командировки должно оформляться с соблюдением норм действующего законодательства. В текущем году процедура оформления стала проще.

Приказ остался обязательным документом. В нем необходимо отобразить:

  • когда был создан;
  • номер;
  • какую должность занимает сотрудник;
  • куда его направляют и с какой целью;
  • продолжительность командировки;
  • кто будет оплачивать поездку.

На приказе обязательно ставится подпись сотрудника. Это доказывает тот факт, что он ознакомлен с командировкой заранее.

Второй этап – выдача аванса, чтобы оплачивать мелкие расходы. Работнику выдают наличные средства или переводят деньги на карту.

Как оплачивается?

Оформление командировки на 1 сутки не отличается от более продолжительной поездки.

В бухгалтерской и кадровой документации дни оплачиваются одинаково:

  • если командировочный день выпадает на рабочий, сотруднику выдается средняя заработная плата;
  • если это праздничный или выходной день, то двойной размер зарплаты.

Если работник выезжает на 1 день заграницу, то ему выплачивается половина суммы.

Выплачиваются ли суточные?

В соответствии с общими правилами, в 2019 году суточные не выплачиваются, поскольку сотрудник ежедневно возвращается домой и не проживает по месту командировки. Но работодатель обязан компенсировать затраты на дорогу.

Оплата суточных при однодневных командировках должна упоминаться в коллективном договоре или ином типе внутренней документации.

Работник обязан предъявить бумаги, подтверждающие расходы при командировке. Ему возмещаются расходы, и выплачивается средняя зарплата за сутки.

Затраты на питание проверяющая служба может не признать таковыми, которые считаются дополнительными расходами, даже если они подтверждаются документами.

На видео о направлении работника в командировку

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://nam-pokursu.ru/odnodnevnaja-komandirovka/

Однодневная командировка

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Закон (ст. 166 ТК РФ) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение об особенностях).

При этом целесообразность ежедневного возвращения определяется работодателем исходя из следующих факторов:

  • насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
  • достаточно ли развито и доступно транспортное сообщение между этими местами;
  • позволяет ли служебное поручение командированного работника выполнить его быстро и качественно за короткое время;
  • сможет ли работник полноценно отдохнуть после выполнения служебного поручения и возвращения домой, чтобы на следующий день выйти на работу и трудиться.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Важно

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Тем не менее работодатель имеет возможность выплатить командированным на один день аналог суточных расходов.

Если в локальном положении организации о командировках (или соответствующем приказе) установить возможность выплаты компенсации взамен суточных при командировках на один день, то работники не будут обижены. Только следует избегать слова «суточные» в названии этой выплаты.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

Источник: https://glavkniga.ru/situations/s502399

Ссылка на основную публикацию