Командировка за границу: оплата командировочных расходов и размер суточных при заграничной поездке, как оформить авансовый отчет по зарубежной?

Некоторые хозяйствующие субъекты, когда они ведут свой бизнес, направляют работающих в компании людей для увеличения числа клиентов, обучения новым технологиям за пределы территории государства. В служебную поездку за границу могут направляться как руководители, так и работники. Важно учитывать, что такая командировка имеет ряд особенностей, которые необходимо учитывать.

Основные изменения в 2018-2019 годах

Командировка за границу: оплата командировочных расходов и размер суточных при заграничной поездке, как оформить авансовый отчет по зарубежной?

Важно не забывать о том, что для включения командировочных расходов, в том числе и суточных, необходимо правильно составлять все необходимые документы.

В настоящее время все администрирование по этим суммам как для расчета НДФЛ, так взносов на страхование осуществляется налоговыми органами на основании положений НК РФ.

Внимание: в 2018-2019 годах также нужно при исчислении командировочных расходов, учитывать существующие нормативы для загранкомандировок. Компания имеет право разрабатывать свои собственные размеры суточных по загранкомандировкам.

  • Однако если они будут больше утвержденных на законодательном уровне сумм, то для целей исчисления НДФЛ и соцвзносов превышающие нормативы суммы нужно учитывать в базе этих обязательных платежей.
  • Не облагаются они только в отношении взносов в ФСС по травматизму, так как регулирование их исчисления происходит соцстрахом, а не налоговой.
  • Внимание: эти же правила в рассматриваемые периоды продолжают действовать и в отношении компенсации расходов по однодневным командировкам.
  • Каждый хозяйствующий субъект имеет право с учетом особенностей своей деятельности и имеющихся финансовых возможностей устанавливать размер суточных.

Эти суммы закрепляются в локальном акте компании нормативного характера. Например, в Положении по командировкам. Данные размеры могут быть разработаны на основе существующих нормативных значений, утвержденных Постановлениями Правительства, НК РФ и т. д.

Существует также Постановление Правительства по командировкам за границу, которое обязательно должно соблюдаться представителями организаций бюджетной сферы.

При установлении размера суточных в заграничные поездки, компания может учитывать имеющийся опыт по таким поездкам, который существует в других компаниях или у данного субъекта бизнеса.

Внимание: утвержденный размер позволяет учесть суточные в пределах него в расходах при исчислении налога на прибыль. Однако необходимо обязательно помнить, что согласно НК РФ существует норматив в сумме 2500 рублей.

Обратите внимание

Эта сумма согласно положениям налогового законодательства должна выделяться работникам при командировках за каждый день нахождения их на территории иностранного государства. Ее необходимо применять при исчислении НДФЛ и страховых взносов.

Важно: если действующий норматив больше, чем закрепленный на уровне законодательства, то работодатель должен с сумм превышения исчислить в бюджет НДФЛ и социальные взносы. Это правило не распространяется только в отношении сумм на травматизм.

Законодательные акты по регулированию загранпоездок представлены в основном Постановление Правительства № 812, нормы которого определяют суммы суточных для каждого государства.

Эти лимиты действуют в обязательном порядке при направлении в командировки работников, занятых в бюджетных сферах. Нормы суточных установлены в расчете на один день, и выражаются в валюте США.

Можно выделить следующие нормы, которые действуют по распространенным направлениям командировок.

Зарубежная страна — пункт служебной поездки Норма суточных, исчисленная в валюте в США (долларах)
Великобритания 69,0
Германия 65,0
Китай 67,0
Турция 64,0
США 72,0

В этом документе предусмотрено существование надбавок к суммам суточных по иностранным командировкам, которые полагаются к выплате определенным категориям служащих.

Указанные нормативы организации коммерческого сектора могут использовать, а могут на их основе создавать свои собственные лимиты.

Особенности заграничной командировки

Процедура оформления иностранной поездки имеет несколько отличий, по сравнению с командировкой по территории России.

В какой валюте выдаются командировочные

Для решения данного вопроса необходимо точно определить количество дней, в течение которых работник будет находиться на территории России и в другом государстве.

Закон устанавливает, что дни, когда сотрудник пребывает на территории страны, нужно оплачивать в рублях. Это может быть день, когда он добивается до аэропорта. Те дни, в течение которых он находится на территории иного государства, требуется оплачивать в иностранной валюте.

Во время определения числа дней возникнут дни, во время которых он находился как на территории России, так и в ином государстве:

  1. В этой ситуации необходимо использовать следующее правило — день отъезда из России считается днем нахождения за границей и оплачивается в валюте.
  2. В то же время день прибытия в Россию считается днем нахождения на территории нашей страны и оплачивается в рублях.

Внимание: субъект бизнеса в своих внутренних документах может определять иной порядок выдачи суточных при загранкомандировках.

Командировка за границу: оплата командировочных расходов и размер суточных при заграничной поездке, как оформить авансовый отчет по зарубежной?

В качестве подтверждающего документа ему необходимо будет предоставить документ из банка, где будет указана дата приобретения и курс обмена.

Когда работник будет расходовать валюту, ему необходимо собирать оправдательные документы. Они будут приниматься к учету по курсу их составления.

Суточные принимаются к учету по курсу, который был установлен на дату принятия составленного отчета к учету бухгалтером.

Часть поездки по России часть за границей

Документальное оформление такой поездки не представляет проблем. Ее необходимо разделить на три отрезка — период поездки по России, период нахождения на территории иностранного государства, период возвращения из-за границы и поездки на свое предприятие.

На всю поездку должен быть составлен один пакет документов. Если правила оформления командировок устанавливает наличие служебного задания, то в этом бланке должны быть подробно указаны задания на каждый период поездки.

Внимание: суточные также определяется на основании общих правил. Так, время поездки по России оплачивается в рублях. Дни нахождения в поездке включая день прохождения таможни — по нормам иностранного государства, в какое предпринята поездка.

После этого должен быть еще один отрезок, состоящий как минимум из одного дня — это день, когда произошло возвращение в Россию, а также путь в свою компанию. Суточные за последний период также рассчитываются исходя из норм поездок по стране.

Сотрудник вернулся из поездки и снова уехал в тот же день

У работника, который часто ездит по служебным делам в командировки, может возникнуть ситуация, при какой он утром возвращается из одной поездки, а вечером уже должен уехать в другую.

Закон не запрещает так делать. Однако в методических указаниях нигде не сказано, как именно производить оформление такой ситуации. Существует два направления действий.

При первом варианте событий производится оформление отдельно каждой командировки. Т.е. оформляются два приказа, два удостоверения и так далее.

Суточные работодатель также выплачивает в полном размере, в том числе за дни нахождения в дороге. Однако, поскольку один из дней пересекается, т. е. одновременно являясь днем отправления и днем прибытия, он оплачивает в двойном размере.

Второй вариант предполагает объединение двух поездок в одну командировку. Т.е. если сразу известно, что работнику предстоит ехать в новую поездку, сразу готовятся приказы на продление командировки. Закон не ограничивает длительность служебной поездки, оставляя ее на усмотрение работодателя.

Важно: при объединении поездок весь период необходимо разбить на отрезки, по нахождению в разных странах, и каждый оплачивать исходя из установленного для этой страны размера суточных.

Командировка за границу: оплата командировочных расходов и размер суточных при заграничной поездке, как оформить авансовый отчет по зарубежной?

Это обязательно учитывается при определении суммы суточных, поскольку по действующим правилам день выезда из России считается днем нахождения за границей, а день возвращения в страну — день пребывания в России.

С определением даты связано также несколько ключевых моментов. К примеру, если самолет приземлился в другом государстве до 24-00 часов, а прохождение таможенного контроля произошло уже в новых сутках, то день прилета еще будет засчитан как день нахождения в России, а день прохождения таможни — как день на границей.

Внимание: если передвижение происходит между странами, входящими в Таможенный союз, то штампы в паспорте не проставляются. В этом случаи дни приезда и отъезда будут определяться на основании отметок в командировочных удостоверениях, либо на основании дат в проездных документах.

Но в этой ситуации используются те же правила — день выезда или отлета будут считаться как день в иностранном государстве, а день прилета либо приезда — как день на территории России.

Учет суточных

Особенностью учета заграничных поездок является то, что операции, проводимые на территории других государств, необходимо учитывать не только в рублях, но и в валюте принимающей стороны. При этом также необходимо учитывать колебания курса валюты.

Дебет Кредит Обозначение операции
71 50/2 Произведена выдача суточных из валютной кассы компании
71 50/1 Выданы наличные средства из основной кассы для приобретения работником валюты самостоятельно, либо суточные на период нахождения на территории России
20, 23, 25, 26, 44 71 От работника получен авансовый отчет. При этом суточные в рублях списываются сразу же, а суточные в валюте — по курсу на день принятия отчета к учету
91 71 На расходы списана отрицательная курсовая разница по суточным
50 71 В кассу возвращен остаток подотчетных средств
71 50 Из кассы работнику выдан перерасход по командировочной поездке
70 68 Произведено начисление налога НДФЛ на суточные сверх закрепленной нормы

Необходимо помнить, что для целей определения налоговой базы установлен лимит на размер суточных в день при заграничной поездке — 2500 рублей. Если работнику выданы суточные в пределах этой суммы, то их не нужно дополнительно облагать налогом и показывать в каком-либо отчете.

Если же размер выданных суточных оказался больше, то на превышение нужно начислить налог. Данная операция проводится в последний день месяца, в каком отчет был принят к учету. Получившийся налог необходимо удержать с зарплаты работника.

Также указанную сумму необходимо показывать в отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ. Кроме этого, суммы превышения также необходимо обложить всеми видами соцвзносов, за исключением травматизма.

Внимание: это нужно сделать также в последний день месяца, в каком был принят отчет, путем включения этих сумм в базу по расчету взносов.

Источник: https://litebuh.ru/personal/sutochnye-pri-zagrankomandirovkah.html

Правильно оформляем командировку за рубеж

Для стран дальнего зарубежья не оформляют командировочное удостоверение. Суточные при однодневных деловых поездках за рубеж выплачивают в половинном размере. Иностранные подтверждающие документы следует переводить.

Оформляют ли командировочное удостоверение для стран дальнего зарубежья? – Нет.

Как выплачиваются суточные при однодневных деловых поездках за рубеж? – В половинном размере.

Надо ли переводить иностранные подтверждающие документы? – Да.

Шаг 1. Готовим служебное задание

Служебное задание на командировку. Оно утверждается работодателем, в нем указывается цель командировки работника, место назначения и срок.

Особенность этого документа в том, что он заполняется в два этапа: до отъезда работника в командировку и по возвращении из нее.

Сначала служебное задание должен подписать руководитель того структурного подразделения, в котором работает командируемый. Затем задание утверждает руководитель учреждения.

Читайте также:  Как взять больничный лист: пошаговая инструкция по оформлению, если заболел, порядок действий сотрудника и работодателя, можно ли открыть листок, если не болеешь?

www.kdelo.ru Дополнительный образец в электронной версии статьи: служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

Шаг 2. Издаем приказ о направлении в командировку

В качестве основания для отправления в командировку, как правило, указывается служебное задание. Образец приказа на стр. 74.

Командировка за границу: оплата командировочных расходов и размер суточных при заграничной поездке, как оформить авансовый отчет по зарубежной?

Шаг 3. Выдаем денежный аванс работнику

Он потребуется для оплаты расходов по проезду и найму жилья, а также иных трат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Размер аванса рассчитывается с учетом сумм, установленных в коллективном договоре (локальном нормативном акте).

Командировка за рубеж предполагает определенные расходы для работника в иностранной валюте. Поэтому выдача аванса имеет некоторые особенности.

Итак, аванс на командировку за рубеж можно выдать как в иностранной валюте, так и в рублях для того, чтобы работник сам приобрел наличную валюту в обменном пункте.

Важно

Кроме того, аванс работнику можно выдать либо наличными из кассы, либо в безналичном порядке.

Узнайте об оплате командировки в выходные дни

Совет Чтобы работник мог оплачивать расходы за рубежом или снимать валюту через банкоматы, удобно аванс перечислить ему на банковскую карточку

Документ Поможет вам
Статья 168 Трудового кодекса Определить расходы, которые работодатель обязан возместить работнику в связи с командировкой
Положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 (далее – Положение № 749) Правильно определить порядок направления сотрудника в командировку
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» Правильно оформить документы на командировку
Приказ Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н Определить порядок учета командированных работников

Шаг 4. Оформляем командировочное удостоверение*

По общему правилу командировочное удостоверение для командировки за рубеж оформлять не нужно.

Исключение – командировки в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы.

В этом случае даты пересечения государственной границы России при следовании с нашей территории (и на нашу территорию) определяются по отметкам в командировочном удостоверении (оформляется как при внутренней командировке).

Дата пересечения государственной границы (время пребывания работника в зарубежной командировке) определяет момент, с которого суточные должны выплачиваться в иностранной валюте.

Если же командировка планируется в страны СНГ, работник кадровой службы должен проверить, к какой категории относится страна назначения. Так, в соответствии с заключенными межправительственными соглашениями не проставляются отметки о пересечении границы при командировках в Азербайджан, Армению, Белоруссию, Казахстан, Киргизию, Молдову, Таджикистан, Узбекистан, Украину.

Командировочное удостоверение (в тех случаях, когда его оформление необходимо) заполняют в одном экземпляре. Документ также готовят в два этапа. Сначала заполняется только лицевая сторона и первая запись о выбытии на оборотной стороне. После возвращения работника из командировки заполняется оставшаяся часть документа.

www.kdelo.ru Дополнительные образцы в электронной версии статьи: командировочное удостоверение, авансовый отчет

Шаг 5. Заполняем журнал учета командировок

  • Работников, направляемых в служебную командировку, регистрируют в специальном журнале учета работников, выбывающих из командирующей организации (образец выше).
  • Командировка за границу: оплата командировочных расходов и размер суточных при заграничной поездке, как оформить авансовый отчет по зарубежной?
  • В журнале указывают фамилию, имя, отчество командированного работника, дату и номер командировочного удостоверения (при поездке в страны СНГ), наименование организации, в которую он командирован, и пункт назначения.

Шаг 6. Оформляем авансовый отчет

По возвращении из служебной командировки работник не позднее трех рабочих дней должен составить отчет о выполнении служебного задания (дозаполнить графу 12 в служебном задании) и представить в бухгалтерию авансовый отчет о командировочных расходах с оправдательными документами. Например, подтверждающие расходы по найму жилого помещения / на проезд до места назначения и обратно, уплату сборов за услуги аэропортов, иных комиссионных сборов.

Остаток денежных средств свыше суммы, использованной согласно авансовому отчету, работник обязан вернуть не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки.

  1. Ошибка
  2. На время передвижения по территории России работнику, командированному за рубеж, суточные выплачены в иностранной валюте
  3. Как правильно
  4. В соответствии с Положением № 749 на время передвижения по территории России суточные должны выплачиваться по норме, установленной для командировок по России (в руб.) (например, при въезде в Россию – со дня пересечения границы, включая этот день)
  5. Что будет, если…

В этом случае работодатель может быть подвергнут административному наказанию за нарушение валютного законодательства в виде штрафа в размере от трех четвертых до одного размера суммы незаконной валютной операции (в соответствии со ст. 15.25 КоАП РФ). Однако стоит сказать, что риск применения этого вида наказания на практике весьма невелик.

Шаг 7. Рассчитываемся с работником

  • Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя (например, положением о командировках).
  • Совет Установите размер суточных в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте по тем странам, куда планируются деловые поездки
  • Положение предусматривает некоторые особенности при расчете суточных работнику, направленному в командировку за рубеж:
  • за время следования по территории РФ суточные выплачиваются по норме работодателя для командировок по России (то есть в руб.);
  • со дня пересечения границы при выезде из России (включая день пересечения границы) – по норме, установленной для страны, в которую направляется командированный работник (в валюте той страны, куда работник направляется);
  • со дня пересечения границы при въезде в Россию (включая день пересечения границы) – по норме, установленной для командировок по России (в руб.);
  • если за время командировки работник посещает несколько стран – суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются по нормам той страны, в которую направлен работник.

Пример

Харламов А.В., специалист по внедрению программы автоматизированного бухгалтерского учета, направляется в командировку в компанию N в г. Вена, Австрия, а затем в компанию S в г. Мюнхен, Германия. Его поездка распланирована следующим образом:

  • 1 сентября 2010 г. – вылет из Москвы в Вену (Австрия);
  • 2–4 сентября 2010 г. – пребывание в Вене (Австрия);
  • 5–7 сентября 2010 г. – пребывание в Мюнхене (Германия);
  • 8 сентября 2010 г. – вылет из Мюнхена в Москву.

www.kdelo.ru Статьи в тему: «Отправляем сотрудника в командировку за рубеж» (№ 5, 2008)«Загранкомандировки по-новому» (№ 1, 2009)

За указанные периоды Харламову А.В. будут выплачены суточные в следующем порядке:

  • 1–4 сентября 2010 г. – 90 евро в сутки (норма суточных, установленная работодателем для Австрии);
  • 5–7 сентября 2010 г. – 85 евро в сутки (норма суточных, установленная работодателем для Германии);
  • 8 сентября 2010 г. – 700 рублей в сутки.

В нашем примере работник планирует посетить две страны, являющиеся участниками Шенгенского соглашения. Определить день пересечения границы между этими государствами по отметкам в паспорте будет невозможно, так как пограничный контроль между Австрией и Германий не осуществляется.

Как тогда Харламов А.В. может подтвердить свое время пребывания на территории Австрии и Германии? Исходя из сложившейся практики оформления командировок в качестве подтверждающих документов можно предъявить проездные билеты (из Австрии в Германию), счета за проживание в гостинице.

Запомните главное

  1. Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:
  2. Татьяна БУКВИЧ, начальник юридического отдела ООО ЧОА «Щит и меч» (г.

    Сургут):

– В загранкомандировку можно отправить не всех.

Так, запрещается направлять в командировки работников в период действия ученического договора (если командировка не связана с ученичеством), работников в возрасте до 18 лет и беременных женщин (ст. 203, 259 и 268 ТК РФ).

Ограничение права выезда за границу РФ на срок, оговоренный в трудовом договоре, установлено также для должностных лиц или граждан, допущенных или ранее допускавшихся к государственной тайне**.

Временное ограничение может быть установлено, в частности, для граждан РФ, подозреваемых либо привлеченных в качестве обвиняемого в соответствии с уголовно-процессуальным законодательством РФ, до вынесения решения по делу или вступления в законную силу приговора суда.

Галина МЕРЕЖКИНА, бухгалтер муниципального унитарного предприятия «Красноярское ЖКХ» (пгт. Красный Яр Волгоградской области):

– Оформить загранкомандировку можно без командировочного удостоверения.

Совет

Время фактического нахождения работника в загранкомандировке в странах дальнего зарубежья определяется по отметкам в загранпаспорте сотрудника, свидетельствующим о пересечении государственной границы России.

По возвращении из командировки работнику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц загранпаспорта с такими отметками.

Светлана АВРАМЕНКО, финансовый директор ООО «Новое поколение» (Москва):

– При превышении суммы денежного аванса над расходами расчеты с работником производятся как в рублях, так и в валюте той страны, куда он направлен в командировку. Это возможно при условии, что на предприятии существует и рублевая, и валютная кассы.

Чаще расчет производится в рублях по фактическим затратам на приобретение валюты (если они документально подтверждены) или в пересчете по курсу ЦБ РФ на дату погашения задолженности.

Также возможен и безналичный расчет (как в иностранной валюте, так и в пересчете в рублях).

Материал подготовила Анна СЕМИЛЕТОВА, юрист компании «Пепеляев групп»

* Если необходимо.

** Статья 24 Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1, ст. 15 Федерального закона РФ от 15 августа 1996 г. № 114-ФЗ.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/67342-qqk-pravilno-oformlyaem-komandirovku-za-rubej

Заграничные командировки — оформления и учет расходов

Главная » Командировка » Заграничные командировки — оформления и учет расходов

Российская Федерация налаживает партнёрские отношения в различных областях практически по всему миру. Многие строительные и торговые фирмы гиганты имеют офисы не только в нашей стране, но и за границей. Как правильно оформить выезд сотрудника за пределы нашей страны? Какие документы необходимы для учета командировочных расходов в зарубежной поездке?

Документальное оформление зарубежной командировки

Нормативным документом, регламентирующим правила направления и документального оформления расходов на служебные поездки, является «Положение об особенностях направления сотрудников в служебные командировки». В зависимости от вида деятельности каждая конкретно взятая организация вносит в Положение необходимые дополнения и изменения.

Для направления служащего в заграничную командировку за пределы РФ необходимо оформить следующие документы:

  • Приказ по форме Т-9 или же Т-9а — скачать бланк и образец;
  • Служебное задание по форме Т-10а и командировочное удостоверение, которое требуется только при выезде сотрудника в те страны СНГ, которые имеют межправительственные договорённости об отсутствии необходимости на пограничном контроле ставить отметку о пересечении границы. В остальных случаях оформление командировочного удостоверения не обязательно.

После возвращения из заграничной командировки работник должен приложить к авансовому отчету цветную копию той страницы паспорта, где есть отметка о прохождении пограничного контроля. Именно по датам в данном штампе определяется истинный срок нахождения сотрудника в заграничной поездке.

Форма самой командировки утверждена постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года.

Какие документы оформляются при командировке в пределах территории РФ можно прочитать здесь.

Учет расходов на зарубежную командировку

Согласно Трудовому Кодексу РФ ст. 168 сотруднику, который направляется в заграничную командировку, должны быть возмещены следующие расходы:

  • Затраты на проезд в обе стороны;
  • Стоимость найма жилого помещения за границей;
  • Дополнительные затраты на проживание (суточные расходы);
  • Иные траты, осуществлённые сотрудником по инициативе организации работодателя.

Размер и порядок возмещения командировочных расходов оговариваются в коллективном договоре или локальном нормативном акте предприятия.

Сотруднику, направляемому в командировку за границу дополнительно могут быть возмещены :

  • Затраты понесённые при оформлении загранпаспорта или визы;
  • Расходы по провозу багажа;
  • Расходы, связанные с оформлением страховки.

Возмещение дополнительных расходов производится только после предоставления оправдательных документов.

Читайте также — бухгалтерский и налоговый учет представительских расходов.

 Учет и оплата суточных расходов

  • Суточные расходы, понесённые в пути к месту назначения и обратно, оплачиваются согласно нормам, оговоренным в локальных актах предприятия следующим образом:
  • В случаи проездки внутри РФ — согласно размерам, установленным для местных командировок (подробности здесь);
  • При осуществлении проезда по внутренней территории зарубежного государства – в тех размерах, которые установлены для командировок в конкретном иностранном государстве (максимальная и минимальная величина суточных при заграничной командировке законодательством РФ не ограничивается, однако в пределах 3500 руб. не облагается налогом).

 Порядок авансирования командировочных расходов в валюте

Согласно « Положению об особенностях направления сотрудников в служебные командировки» п. 16 возмещение понесённых расходов сотрудника во время заграничной командировки, включая выплаченный аванс в иностранной валюте, производится согласно Федеральному закону «О регулировании валютного обращения и осуществлении валютного контроля».

Согласно данного нормативного документа к допустимым можно отнести следующие валютные операции:

  • Связанные с оплатой и возмещением расходов физических лиц, понесённых по причине служебной заграничной командировки за пределы российского государства;
  • На погашение неизрасходованной суммы аванса, который был выдан перед отправкой в зарубежную служебную командировку.

Выдача аванса на заграничную командировку в рублях

  1. Предприятие имеет право предоставить сотруднику аванс в виде наличных денежных средств в рублёвом эквиваленте для того, чтобы тот смог самостоятельно купить иностранную валюту в любом банке как обыкновенное физическое лицо.

  2. Помимо этого, организация работодатель может перевести необходимую сумму на счёт сотрудника или же на корпоративную карту организации для пользования ею в заграничной поездке.

  3. Для того, чтобы отчитаться о расходах, понесённых в зарубежной поездке, сотруднику необходимо приложить к отчёту следующие документы:
  • Копию тех страниц паспорта, где есть отметка о пересечении российской границы;
  • Командировочное удостоверение;
  • Документы, подтверждающие факт найма жилого помещения;
  • Документы о понесённых расходах в заграничной поездке;
  • Справки из банка о приобретении валюты.

Авансовый отчёт вместе с приложенными документами подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и передаётся на оплату в отдел бухгалтерского учёта.

  • Не нашли в статье ответ на Ваш вопрос?
  • Получите инструкции, как решить именно Вашу проблему. Позвоните по телефону прямо сейчас:
  • +7 (499) 490-27-62 — Москва — ПОЗВОНИТЬ
  • +7 (812) 603-45-17 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ
  • +8 (800) 500-27-29 доб.849 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ
  • Задайте вопрос бесплатно здесь — если вы проживаете в другом регионе.
  • Это быстро и бесплатно!

Источник: http://rabotniks.ru/zagranichnye-komandirovki-oformleniya-i-uchet-rasxodov/

Командировка за границу: суточные, документы, расходы

Оформление командировки за границу и учет сопутствующих расходов процедура не такая простая, как кажется. На какие моменты нужно обратить внимания, отправляя своего работника в зарубежную командировку?

Любая командировка, за границу или в пределах страны, сопровождается затратами на проезд, проживание и суточными. О командировке в пределах РФ читайте здесь.

Кроме того, при зарубежной командировки добавляются расходы на оформление визы, а при отсутствии загранпаспорта у командируемого работника также еще расходы на оформление загранпаспорт.

Помимо указанных расходов, зарубежная командировка может сопровождаться и иными расходами, возмещаемыми работнику, перечень которых нужно закрепить в локальных актах организации. Это может быть, например, расходы на связь, медицинскую страховку, на провоз багажа и пр.

Все эти расходы прописаны в пп.12 п.1 ст.264 НК РФ.

Командировка за границу:  основные расходы

Суточные при командировке за границу

Суточные при командировке за границу законодательством РФ не ограничены. Организация самостоятельно определяет, какой размер суточных установить для работника.

По своей сути, суточные – это денежная сумма, которая выдается работнику, находящемуся в командировке для произведения различных расходов, не связанные с проездом и проживанием.

Устанавливается их размер внутренними локальными актами организации или коллективным договоров, однако, стоит помнить, что суточные не облагаются НДФЛ при командировке за границу в пределах 2500 руб. Именно поэтому, как правило, применяется величина суточных, равная как раз 2500 руб.

Обратите внимание

Если же организация решает, что ее работникам нужно платить больше, то с суммы сверх 2500 руб. необходимо удерживаться подоходный налог.

Суточные выплачиваются по норме, установленной для зарубежных командировок, начиная с того дня, когда работник пересекает границу на выезде из РФ.

При возвращении в РФ из зарубежной командировки суточные выплачиваются по норме, установленной для командировок по РФ, начиная с того дня, когда будет пересечена граница при въезде на территорию РФ.

Устанавливая размер суточных для зарубежных командировок, нужно ориентироваться на уровень жизни в той стране, в которую направляется командируемый. Так как уровень жизни, уровень цен может значительно отличаться в зависимости от страны, в которую направляется работник, то и суточные могут различаться в зависимости от страны.

Кроме того, работник может за одну командировку побывать в нескольких странах. В этом случае со дня въезде в новую страну суточные выплачиваются в соответствии с величиной, установленной для этой страны.

Дата въезда в страну определяется по отметке в загранпаспорте.

Расходы на проезд

Что касается расходов на транспорт, то организация может учесть в качестве командировочных расходов затраты на оплату транспорта до места отбытия к месту назначения (общественный транспорт, такси), на оплату проезда до места назначения и обратно (билет на поезд, самолет), на оплату проезда в месте назначения (за границей).

Документы, на основании которых учитываются эти расходы – это билеты, чеки и прочие документы, подтверждающие оплату.

Расходы на проживание

В качестве расходов на проживание может выступать, например, оплата гостиничного номера, аренда жилья. Как правило, при командировке за границу номер в отеле заказывается заранее. В случае, если бронь является платной услугой, то ее стоимость также можно учесть в качестве командировочных расходов на зарубежную поездку.

Расходы на проживание списываются в их фактическом размере на основании документов, подтверждающих факт оплаты и оказания услуги.

Расходы на оформление загранпаспорта

Если у работника, направляемого в зарубежную командировку, нет загранпаспорта, то его необходимо оформить. Расходы на оформление загранпаспорта также могут быть списаны в качестве командировочных.

Как правило, оформлением загранпаспорта занимается сам работник. Для этого организация может выдать ему под отчет определенную сумму либо возместить понесенные расходы позже.

Важно

Расходы, связанные с оформлением загранпаспорта – это оплата госпошлины, а также различного рода консультационных и прочих услуг.

Документами, на основании которых можно списать эти расходы, выступают документы, подтверждающие оплату, а также сам факт наличия загранпаспорта, для чего делается его ксерокопия.

Расходы на получение визы

Оформление визы также сопровождается определенными расходами и оплатой пошлин. Эти расходы также могут быть учтены на основании документов об оплате и наличии готовой визы, для чего делается ксерокопия страницы с визой.

Помимо стандартных расходов на оформление визы, существуют дополнительные услуги за доставку готовой визы в организацию с помощью курьера.

Расходы на курьерскую доставку также можно учесть в качестве командировочных расходов.

Для этого необходимо эти расходы отразить во внутреннем локальном акте организации, в котором привести перечень тех расходов, которые организация планирует возмещать работником в связи с командировкой.

Сюда же можно отнести и расходы услуги по оформлению визы через специализированные компании.

Главное, нужно не забыть собрать документы, которые подтвердят факт оказания услуг и их оплаты, и обеспечить их оплату через работника.

Прочие расходы на зарубежную командировку

Помимо указанные выше расходов, ст.264 НК РФ дает право учитываться также в качестве командировочных расходов, расходы на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами и иные аналогичные платежи и сборы, которые зачастую сопровождают командировку за границу.

Расходы на командировку учитываются при налогообложению на дату утверждения авансового отчета.

Документальное оформление командировки за границу

Оформление зарубежной командировки начинается с приказа, в котором прописываются сроки ее проведения, место назначения, реквизитов лица, направляемого в зарубежную поездку.

Кроме того, оформляется служебное задание на командировку и авансовый отчет, все так же, как и при обычной командировки по РФ.

Изменения 2015 г.: Правительство РФ своим Постановлением от 29.12.2014 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и служебного задания. Подробности в этой статье.

Важное отличие зарубежной командировки от поездки по территории РФ – не нужно оформлять командировочное удостоверение. Так как в загранпаспорте указываются даты пересечения границы с той или иной страной.

Совет

Поэтому к авансовому отчету прикладывается копия страниц загранпаспорта, в котором стоят отметки таможни о пересечении границ.

Если работнику на расходы выдаются наличные средства в иностранной валюте, то необходимо ее закупить в необходимом количестве. О покупке валюты читайте здесь. Кроме того, работнику могут быть выдана деньги и в рублях, в этом случае он самостоятельно производит их обмен на иностранную валюту.

При возвращении работника из зарубежной командировке он должен предоставить авансовый отчет, приложить к нему все документы, подтверждающие произведенные расходы, а также составить подробный отчет о проделанном за границей. Оставшиеся подотчетные суммы как в отечественной валюте, так и в иностранной, должны быть возвращены в организацию.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://online-buhuchet.ru/komandirovka-za-granicu/

Как рассчитать командировочные за границу. Зарубежная командировка: особенности отражения расходов. Расходы на оформление визы

Суточные при командировках в 2018 году
обязательны к выплате работодателем (ст. 168 НК РФ). О нормировании, размерах и сроках выплаты суточных читайте в статье.

Порядок выплаты суточных

Суточные возмещаются работнику за каждый день его нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни (п. 11 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — постановление № 749).

Реальный срок командировки подтверждается проездными документами, а в случае их утраты — документами о проживании. Также часто целесообразным будет составить служебную записку по командировке.

Она поможет подтвердить период пребывания в командировке, если по каким-то причинам невозможно предъявить документы о проживании.

В этом случае в служебной записке должны быть сделаны отметки принимающей стороны о датах прибытия и убытия (п. 7 постановления № 749).

При проезде к месту выполнения служебного задания на автомобиле (личном или служебном) к служебной записке прилагаются документы, подтверждающие даты нахождения в пути: путевой и/или маршрутные листы, квитанции и чеки с автозаправок и др.

Подробнее о расходовании суточных см. в материале

.

При однодневной командировке есть свои особенности: если командировка не выходит за пределы России, суточные не выплачиваются, а при командировке за границу их размер составит 50% от обычной их величины (пп. 11, 20 постановления № 749). Однодневная командировка стала камнем преткновения в вопросе оплаты: судебная практика располагает решением Верховного суда России от 11.09.

Обратите внимание

2012 № 4357/12, где сказано, что данная выплата может быть осуществлена, но с оговоркой, что это компенсация за иные траты сотрудника. В случае болезни работника во время командировки, согласно п. 25 постановления № 749, суточные выплачиваются за все дни болезни, даже если она увеличила срок командировки.

Это правило действует и при задержке работника в командировке с разрешения (или по просьбе) руководства.

Размер суточных при командировках в 2018 году

Кстати, размер суточных законом не ограничен, в ст. 217 НК РФ предусмотрены только их нормы для целей обложения НДФЛ и страховыми взносами, которые представляют собой необлагаемый минимум.

Нормы суточных в командировке — 2018: для российских командировок — 700 руб., а для зарубежных — 2 500 руб., они же действовали и в 2017 году.

Суммы, выдаваемые работнику по корпоративным нормам сверх лимита, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Как уплачивать страховые взносы с суточных, читайте в материале
.

Источник: https://www.solidar.ru/auto/kak-rasschitat-komandirovochnye-za-granicu-zarubezhnaya.html

Командировка за границу: размер суточных, авансовый отчет, задание, возмещение расходов

Чтобы использовать штатного сотрудника для решения служебных вопросов за границей, оформляются документы на командировку. Их состав будет существенно шире, чем при служебных поездках в пределах РФ, а условия компенсации затрат и выплаты суточных характеризуются особыми правилами.

В этом материале разберем, какие документы должен оформить работодатель, и какие нюансы нужно учесть при направлении в заграничную командировку.

Решение вопросов, связанных с текущей деятельностью предприятия, может сопровождаться служебными поездками. Если поездка происходит за пределы населенного пункта или за границу РФ, необходимо учитывать правила оформления командировок. Для правильно оформления бланков и форм на заграничную командировку нужно учитывать следующие нормативные акты:

  • ТК РФ – базовый акт в сфере трудового права, чьи положения распространяются на все категории работников в России;
  • Постановление Правительства № 749 – регламентирует порядок оформления документов и расчета командировочных выплат;
  • Постановление Правительства № 812 – устанавливает предельные нормативы суточных в иностранной валюте, в зависимости от государства;
  • Федеральный закон № 173-ФЗ – определяет правила приобретения, хранения, использования и перевоза иностранной валюты.

Помимо этого, для оформления командировок должны использоваться локальные акты предприятия – положения, инструкции, приказы, коллективный договор и т.д. В этих документах могут устанавливаться повышенные размеры суточных, порядок стимулирования сотрудников за успешное выполнение служебных заданий.

Цель зарубежных командировок должны быть связана с текущей деятельностью предприятия:

  • оформление договорных отношений с иностранными контрагентами;
  • проведение переговоров, совещаний, встреч и т.д.;
  • представительство интересов компании в судебных инстанциях, международных учреждениях, иных ведомствах и предприятиях;
  • поездка в структурное подразделение компании, расположенное в другой стране.

Для служебных поездок в пределах России запреты и ограничения для направления в командировку могут устанавливаться только в ТК РФ. В отношении зарубежных поездок нужно учитывать дополнительные требования:

  • не может быть направлен в командировку специалист, не имеющий заграничного паспорта, либо при истечении срока действия указанного документа;
  • для пересечения границы другой страны требуется оформление визы, если международным соглашением между РФ и иностранных государством не предусмотрен безвизовый порядок перемещения;
  • если в отношении гражданина вынесен запрет на пересечение границы (например, при проведении исполнительного производства по алиментам или при банкротстве), выехать за пределы РФ он не сможет.

Указанные дополнительные ограничения могут существенно повлиять на решение руководства по персональному составу командированных сотрудников.

Оформление загранпаспорта и визы может занять от нескольких дней до нескольких недель, что также нужно учитывать при планировании служебных поездок за рубеж.

Снятие судебного запрета или ограничения на выезд может оказаться невозможным, поэтому руководитель предприятия должен заблаговременно уточнить о возможности направления в командировку конкретного сотрудника.

Нужно учитывать и общие ограничения для направления в служебные поездки – они зафиксированы в ТК РФ. Не допускается направление в поездку сотрудников, находящихся в отпуске или на больничном.

Для служебных поездок беременных женщин, либо лиц с детьми до трех лет, нужно получить от них письменное согласие на направление в командировку.

Дополнительные запреты и ограничения могут быть связаны с наличие допуска к секретным сведениям, государственной тайне и т.д.

Как оформить командировку за границу

По правилам ТК РФ и Постановления № 749? направление в служебную поездку сопровождается оформлением документов на предприятии, а также отчетом сотрудника после возвращения из командировки. С учетом дополнительных требований для поездок за пределы РФ, работодателю предстоит учесть курсы иностранной валюты для выплаты суточных и компенсации затрат.

Какими документами сопровождается

Поскольку зарубежная командировка оформляется по общим правилам ТК, руководству предприятия необходимо составить и утвердить следующие документы:

  • служебную записку с обоснованием предстоящей поездки – этот документ может составить непосредственный руководитель сотрудника, либо иной специалист предприятия;
  • приказ о служебной командировке – с указанием цели поездки и ее продолжительности;
  • доверенность – если необходимо представлять интересы предприятия в официальных ведомствах и структурах, либо при совершении юридически значимых действий;
  • командировочное удостоверение, которое выдается для отметок о дате прибытия и убытия в пункт назначения – этот документ не является обязательным для зарубежных командировок, однако позволяет точно зафиксировать все обстоятельства служебной поездки.

Командировочное удостоверение и доверенность выдаются сотруднику на руки, а остальные документы регистрируются в системе кадрового и финансового документооборота.

Если для зарубежной поездки нужно оформить загранпаспорт, сотрудник должен самостоятельно обратиться в миграционный отдел МВД (получение этого документа через представителя по доверенности не допускается). Виза необходима для пересечения и законного пребывания российского специалиста на территории другой страны, для ее получения нужно учитывать следующие правила:

  • в большинстве случаев, необходимо получить рабочую визу – для этого нужно получить официальное приглашение от зарубежного партнера, вызов из судебного органа и т.д.;
  • визирование проходит в дипломатических представительствах – оплата визовых сборов является обязанностью работодателя, а процедура получения указанного разрешения может затянуться на несколько недель;
  • рабочая виза имеет ограниченный период действия – служебная поездка по просроченной визе невозможна, а при выявлении таких фактов в период командировки может последовать принудительное выдворение.

После завершения командировки сотрудник обязан отчитаться об ее продолжительности, а также о выполнении служебного задания. Для этого нужно представить командировочное удостоверение с заполненными датами, загранпаспорт с отметками о датах пересечения границы РФ, проездные документы, а также платежные бланки и формы.

Документы, составленные на иностранном языке (например, платежные формы из гостиницы), могут быть приняты работодателем только при их переводе. Для официального удостоверения перевода нужно обратиться в нотариальную контору. Допускается принятие документов к отчету без нотариального перевода, если такое правило указано в локальных актах предприятия.

Длительность и другие важные нюансы

С 2017 году сняты ограничения по продолжительности командировок – эти сроки может устанавливать руководитель предприятия, с учетом служебной необходимости.

Однако на практике период служебной поездки ограничен сроком действия визового разрешения, так как пребывание на территории иностранного государства при отсутствии или просрочке визы является нарушением миграционных требований.

Для расчета суточных важное значение будет иметь момент пересечения границы РФ. При выезде за пределы России день пересечения пограничного контроля включается в расчет суточных в иностранной валюте. При въезде на территорию РФ, день пересечения пограничного контроля включается в расчет суточных в рублевом эквиваленте.

Поэтапная инструкция

С учетом всех дополнительных нюансов, направление сотрудника в заграничную командировку происходит по следующим этапам:

  • составление служебной записки и определение необходимости командировки за пределы РФ;
  • установление круга сотрудников, имеющих возможность отправиться в служебную поездку;
  • оформление визового разрешения;
  • издание приказа по предприятию, доведение его до сотрудника;
  • выдача командировочного удостоверения, денежных средств в виде аванса и т.д.;
  • поездка и выполнение служебного задания;
  • представление работодателю отчетных и подтверждающих документов о поездке;
  • окончательный расчет по суточным и возмещению расходов.
  • На весь период командировки за специалистом сохраняется рабочее место и средний заработок.
  • Служебная командировка за границу: как доказать связь с деятельностью предприятия расскажет это видео:

Возмещение расходов

За каждый день пребывания в командировке сотрудник будет получать суточные. Их расчет происходит по следующим правилам:

  • дни командировки, во время которых сотрудник фактически был на территории РФ, оплачиваются в размере 100 руб. в сутки (например, на время проезда до аэропорта или при движении поезда по территории РФ);
  • начиная со дня пересечения границы РФ, суточные выплачиваются в долларах США в размере, указанном в Постановлении № 812 (например, для командировки в США расчет происходит по ставке 72 доллара в сутки);
  • для расчета по суточным используется официальный курс Центробанка РФ.

Возмещению подлежат расходы на проезд по территории РФ и иностранного государства, перелет авиатранспортом, проживание в гостинице и т.д. если платежные документы содержат суммы в иностранной валюте, они также пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ.

Проводки и учет

При расчете суточных нужно учитывать правило — суммы свыше 2500 руб. (при выплате за период нахождения в другом государстве) и суммы свыше 700 руб. (при передвижении в РФ) в день будут облагаться НДФЛ. Расчеты по проезду, проживания и суточным в зарубежной командировке будут происходить следующим образом:

  • Дб50 субсчет «Доллары США»/Кр52 – для получение валюты в кассу предприятия;
  • Дб71/Кр50, субсчет «Доллары США» — для выдачи сотруднику аванса в иностранной валюте;
  • Дб50/Кр71, субсчет «Доллары США» — возврат неизрасходованных сумм.

Кроме того, отдельными операциями отражается положительная или отрицательная курсовая разница при обмене иностранной валюты. Для бухгалтерского учета и проводок всех операций, связанных с командировкой за границу, используются первичные платежные документы с полным переводом всех строк.

Источник: https://pravo-urfo.ru/sotsialnaya-sfera/komandirovka-za-granicu-razmer-sutochnyh-avansovyy-otchet-zadanie-vozmeschenie-rashodov.html

Ссылка на основную публикацию