Командировка за счет принимающей стороны: оформление, суточные, нужно ли платить командировочные расходы?

SS98_004_0088_03BM

Командировки частое дело в бизнесе и на производстве. Бывают случаи, когда в сотруднике другой компании, более заинтересована принимающая сторона. Рационально ли тогда, оплачивать все расходы отравляющей работника стороне? Конечно, же нет. Как оформить командировку за счет принимающей стороны (даже если командировка оформляется в выходной день), далее подробно в статье.

Командировка за счет принимающей стороны как оформить?

Поездка в другой город или страну для решения деловых или производственных вопросов является командировкой. В нее направляют как своих постоянных сотрудников, так и работающих по совместительству, в том числе иностранных граждан и работающих на дому.

Стоит учитывать, что есть категория работников, которых можно направлять в деловую поездку, только с их разрешения:

• Матерей, имеющих детей до трех лет;
• Родителей-одиночек детей до пяти лет (матери или отца);
• Родителей, воспитывающих детей-инвалидов;
• Сотрудников, ухаживающими за больным или нетрудоспособным членом семьи. В данном случае, необходимо медицинское подтверждение.

Согласно Трудовому Кодексу, при отправке таких сотрудников в поездку, необходимо подписать с ними уведомление, в котором они или отказываются, или соглашаются на предложение.

При этом оно должно включать пункт, в котором будет указываться их законное право на отказ от деловой поездки.

А также, трудовым законодательством РФ, предусмотрена категория граждан, которых запрещено направлять в поездки.

К ним относятся:

• Беременные сотрудницы;
• Ученики, работающие на основании ученического контракта, при условии, если поездка не является частью обучающего процесса;
• Сотрудники, младше 18 лет. Исключение – спортсмены, творческие люди. Полный перечень можно найти в соответствующем Положении;
• Работников, которые оформлены по гражданско-правовому договору.

Финансово она может осуществляться за счет принимающей или отправляющей организации. Командировка за счет принимающей стороны, оформление которой основана на двух документах: договор о сотрудничестве между двумя организациями и приказе по предприятию, которое оформляет отправляющая организация.

Финансовые обязательства по приему сотрудника при направлении, должны быть обязательно прописаны в договоре о сотрудничестве между компаниями или оформлены дополнительным соглашением к нему. В нем должны быть прописаны все издержки, связанные с поездкой. А именно: транспортные расходы в оба направления; расходы на проживание, в том числе и питание.

Договор на командировку за счет принимающей стороны

Договор за счет принимающей стороны, может быть:

• Единоразовым;
• На длительный срок – от года и более.

А также условия по приему, могут быть изначально включены в основной договор сотрудничества между компаниями. В таком договоре, принимающая организация будет Заказчиком, а отправляющая – Исполнителем.

В контракте прописывают:

• Реквизиты обеих компаний;
• Категории работников, которых будут принимать;
• Из функциональные обязанности;
• Расходы, которые Заказчик будет оплачивать;
• Условия проживания работников. Компания Исполнитель, может требовать определенный уровень пребывания для своих сотрудников, для гарантии надлежащего их приема;
• Ответственность сторон за несоблюдение условий контракта – по приему сотрудников, по срокам прибытия и т. п.;
• Расходы на командировку за счет принимающей стороны.

К издержкам, которые заказчик должен покрыть, относят такие виды затрат: 

Транспортные – оплата пути в оба направления, дорогу до вокзала и гостиницы, передвижение по городу.

Все билеты должны быть сохранены для отчетности и выплаты компенсации, службу такси при вызове, нужно предупредить, что будут нужны документы для отчетности.

Прописывают, каким видом транспорта можно пользоваться для прибытия на место. Например, только поезд, авто и самолеты запрещены.

На проживание – указывают место проживания – класс гостиницы и номера. Может быть прописано проживание в конкретной гостинице, с которой у компании договор сотрудничества на особых условиях.

Питание в командировке за счет принимающей стороны может быть полным или частичным, например, только завтраки в гостинице. На этот пункт, обязательно, нужно обратить внимание Исполнителю, так как, если Заказчик полностью оплачивает питание, то размер суточных, можно установить меньше, так как это снижает личные расходы командировочного.

Для разных должностей, условия проживания и переезда, могут быть разные. Сотрудник, должен быть письменно ознакомлен с условиями поездки и приема и что за все перелимиты бюджета он платит со своего личного кармана.

Если возникают форс-мажорные обстоятельства, решения по ним должны приниматься с согласия руководителя. Например, нет билетов на поезд, но есть возможность прилететь самолетом. Подобные ситуации, должны обсуждаться с организацией, которая будет оплачивать расходы.

Несогласованные действия, могут привести к тому, что некоторые затраты на поездку, придётся оплачивать Исполнителю или самому сотруднику.

Приказ о командировке за счет принимающей стороны

Командировка за счет принимающей стороны оформляется на основании приказа по предприятию. Установленной формы приказа нет, его оформляют по установленной в организации форме ведения распорядительной документации.

В приказе указывают:

• Название организации, в которой работает сотрудник;
• ФИО сотрудника, его должность;
• Направление поездки;
• Можно указать основную цель визита;
• Дату начала и конца поездки;
• Подписывает приказ руководитель сотрудника.

Командировка за счет принимающей стороны нужно ли платить суточные?

Оплата расходов по приему заказчиком не освобождает компанию-исполнителя от выплаты суточных своему сотруднику. Размер устанавливается в компании на свое усмотрение. Законодательством РФ, предусмотрены их максимальные размеры.

Скачать приказ

Суточные при командировке за счет принимающей стороны — расчет

Размер суточных по предприятию, устанавливается самостоятельно и закрепляется нормативным локальным актом.

Для расчета суточных командировочному необходимо знать:

• Установленный размер выплаты за один день по предприятию;
• Количество дней в командировке, в том числе, учитывают дни дороги и простоя.

Дни командировки определяют по проездным документам. Если сотрудник отправляется в поездку на автомобиле, он должен оформить служебную записку, в которой будет указан день выезда.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/komandirovka/sutochnye-pri-komandirovke-za-schet-prinimayushhej-storony.html

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Нередко возникают случаи, когда по договоренности между предприятиями работника направляют к другому, стороннему работодателю для выполнения работ у последнего либо с целью обмена опытом. Как следствие, раз поступило приглашение, то все сопутствующие траты (дорога на транспорте туда и обратно, проживание, питание) возмещает приглашающее лицо. Как правило, такая ситуация возможна при назначении в заграничные командировки, острой потребности в выполнении квалифицированных либо высокотехнологичных работ.

Как оформить командировку за счет принимающей стороны?

Кадровое оформление всей необходимой документации при должностных поездках подобного рода выполняется в общем порядке с учетом целого ряда особенностей.

При оформлении такой поездки следует запомнить, что расходы на командировку за счет принимающей стороны возмещаются согласно нормам, установленным локальными НПА либо законодательством:

• траты сотрудника на проживание (гостиница, общежитие, арендное жилье) подлежат возмещению на сумму 550 рублей/сут. Факт съема жилья следует подтвердить документально (чеки, квитанции);
• расходы на средства передвижения покрываются в зависимости от его вида (автобус, самолет, поезд). Если откомандировываемый выбрал личный автотранспорт, то оплата топлива происходит на основе поданного в бухгалтерию путевого листа и квитанций с АЗС. Услуги такси возмещению не подлежат;
• суточные оплачиваются согласно нормам, установленным локальными НПА, коллективными договорами либо законодательством. Например, в организации может действовать специализированное положение.

После возвращения (важно: а не окончания работ у другого нанимателя) сотруднику следует сдать в бухгалтерию организации оформленный надлежащим образом авансовый отчет. К докладу прилагаются бумаги, доказывающие расходование выданных ранее средств (билеты, квитанции). Список документов размещается на обороте отчета. Для подготовки отчета установлен 3-хдневный срок.

Командировка за счет принимающей стороны — нужно ли платить суточные

Согласно закону, суточные – это те дополнительные траты, которые законодательство связывает с тем фактом, что сотрудник вынужден проживать вне своего постоянного местожительства (проще, вне дома). При расчете суточных учитывается каждый день трудовой деятельности вне дома, в том числе выходные и праздничные дни (например, 1 мая, 9 мая, 8 марта), время в пути (в т.ч.

в связи с задержкой по независящим от сотрудника причинам — поломка, непреодолимая сила, стихийное бедствие). Они не подлежат выплате при работе в местности, откуда сотрудник может каждодневно добираться домой, а не оставаться на второй и последующие дни, исходя из сложившихся в местности условий транспортного сообщения (например, соседний город, ежедневный рейсовый автобус).

Если поездка планируется за пределы территории РФ (независимо от того, относится ли государство назначения к дальнему или ближнему зарубежью), то суточные выплачиваются:

• за время нахождения в пределах Федерации – в общеустановленном порядке;
• с момента пересечения границы зарубежья — в порядке и размерах, специально определенных для заграничных поездок. В таких случаях работник обеспечивается авансом в валюте.

При краткосрочных (однодневных) поездках по территории страны суточные не выплачиваются. Когда же однодневная командировка планируется за границу, то суточные выплачиваются в сумме 50 % от нормы затрат (НДФЛ не облагаются суммы ниже 1250 руб.).

Что следует знать, если Вам предстоит командировка за счет принимающей стороны – НДФЛ и страховые взносы с суточных не высчитываются, если соблюден их лимит. По п. 3 ст. 217 НК РФ лимит суточных составляет 700 руб. при внутренних и 2 500 руб. при заграничных поездках.

Документы для оформления командировки за счет принимающей стороны

Для правильного оформления командировки за счет принимающей стороны необходимы следующие документы:

• договор между предприятиями;
• приказ организации-работодателя.

В договоре прописываются детально все затраты на планируемую командировку за счет принимающей стороны (например, оплата билетов до места назначения и с вокзала до места проживания, категория номера в гостинице и прочие). Расписать все нюансы особенно важно для того, чтобы потом не возникало никаких спорных вопросов с выплатами.

Выдача должностного поручения и командировочного свидетельства с 2016 г. не обязательна.

Приказ о командировке за счет принимающей стороны

Анализируемый приказ оформляется на основании тех условий, которые согласованы в договоре. В его тексте должны содержаться следующие данные:

• Ф.И.О. и функция, выполняемая работником (например, Иванов Иван Иванович, менеджер по туризму);
• место и дата поездки (дата начала и окончания «с … по ….»);
• цель поездки (например, для монтажа оборудования, участия в семинаре);
• источник финансирования (например, служебная поездка будет оплачиваться за счет принимающей стороны ОАО «Аргомаш»).

Распоряжение подписывается начальником фирмы (или субъектом, его заменяющим) и командируемым сотрудником.

Скачать образец

Питание в командировке за счет принимающей стороны

Компенсация затрат на питание осуществляется согласно договору. Если соглашение включает пункт о питании, то в нем должно быть отражено следующее:

• режим питания (например, 2-х либо 3-х разовое питание);
• место приема пищи (столовая, кафе).

Оформление питания как обязанности приглашающего лица не влечет за собой автоматического уменьшения размера суточных.

Таким образом, оформление должностной поездки за счет принимающей стороны во многом зависит от договоренности руководителей организаций. Следовательно, большое внимание должно быть уделено разработке проекта договора с тем, чтобы все обстоятельства (питание, проживание, дорога и прочие) были предельно согласованы.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (5

Источник: https://russiansu.ru/komandirovka/oformlenie-komandirovki-za-schet-prinimayushhej-storony.html

Командировка за счет принимающей стороны

Стремление организации к постоянному развитию и поддержанию конкурентоспособности в условиях постоянно меняющегося характера рыночной среды, обуславливает желание компаний обмениваться знаниями и опытом.

Передача накопленной ценной информации реализуется посредством направления работников предприятия в командировки. Нередко поездки осуществляются за счет принимающей стороны.

Что именно входит в обязанности принимающей стороны, какие расходы она компенсирует и как оформить командировку подчиненного, расскажет представленная статья.

Порядок оформления командировки за счет принимающей стороны

Командировка сотрудника за счет принимающей стороны регламентируется аналогичными нормативно — правовыми актами, как и стандартная служебная поездка работника.

Однако, перед направлением подчиненного в командировочную поездку, которая финансируется за счет другой организации, следует заключить договор сторон.

Соглашение участников сделки подтвердит готовность принимающей организации взять все расходы на себя.

Если командировка оформлена за счет принимающей стороны, то в содержании соглашения отмечаются:

• Нюансы организации служебной поездки работника;
• Даты начала и окончания командировки;
• Условия оплаты проезда, питания и проживания.

Во избежание разногласий, требуется уделить особое внимание затратам, которые готова компенсировать принимающая сторона. Например, если принимающая организация согласилась возместить расходы, тогда уточняется какой транспорт будет использоваться для переезда работника к месту назначения, место расселения и где можно будет осуществить прием пищи.

После заключения договора между сторонами сделки, на предприятии разрабатывается и издается приказ от имени руководителя компании. Распоряжение работодателя является основополагающим документом для направления работника в командировочную поездку. Решение о необходимости оформления других сопутствующих документов принимается руководителем организации самостоятельно.

Сопутствующие документы

Первостепенными и обязательными для оформления командировки работника за счет принимающей стороны являются два документа: договор участников сделки и приказ руководителя.

Структура и содержание приказа на командировку за счет принимающей стороны:

• Название предприятия;
• Порядковый номер, дата и место составления распоряжения;
• Персональные данные и должность сотрудника, направляемого в командировку;
• Место направления (город, наименование принимающей компании и ее юридический адрес);
• Продолжительность служебной поездки с указанием даты отъезда и возвращения;
• Важно отметить, кто будет финансировать поездку сотрудника;
• В завершении документ подписывается работодателем и направляемым в командировку подчиненным.

Встречаются ситуации, когда работодатель принимает решение об отсутствии необходимости в оформлении дополнительных документов для командировки сотрудника за счет принимающей стороны. В числе таких документов служебное задание, командировочное удостоверение, служебная записка, тогда цели и задачи командировки, которые должен выполнить работник, отмечаются в содержании приказа.

Если служебная поездка финансируется за счет принимающей стороны, то по окончании командировки не оформляется авансовый отчет, а также сотрудник не должен предоставлять директору документы, подтверждающие сумму расходов. Единственным отчетом, который может быть затребован работодателем, является отчет о выполненной работе.

Нужно ли платить суточные?

Несмотря на тот факт, что принимающая сторона обязуется возместить все понесенные работником расходы во время командировки, ответственность за выплату суточных возлагается на руководителя предприятия. Чтобы определить сумму суточных выплат, требуется произвести расчет.

Правила и порядок расчета:

• Требуется установить длительность расчетного периода. Если работник, направляемый в командировку, отработал более 12 месяцев на предприятии, вычисляется общее число отработанных дней за этот период. Если меньше, тогда определяется общее количество дней за конкретный срок работы. Учету не подлежат дни, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (период нетрудоспособности, отпускные дни);
• Определяется совокупный заработок работника за отработанный период времени. В расчет не берутся отпускные выплаты, пособие по нетрудоспособности, премиальные;
• Рассчитывается среднедневной заработок подчиненного;
• Устанавливается число дней, в течение которых сотрудник пребывал в командировке за счет принимающей стороны.

Кроме того, руководитель предприятия, которое выступает в качестве направляющей стороны, обязан компенсировать сотруднику непредвиденные затраты и расходы, не оговоренные в договоре. Единственным случаем, когда работодатель освобождается от уплаты суточных выплат, являются ситуации, при которых служебная поездка длилась один день.

Помимо определения суммы суточных выплат, требуется обратить внимание на условия налогообложения.

Законодательно установлено, что в случае, если размер суточных не превышает установленные пределы, налоговые сборы не взимаются и страховые отчисления в ФСС и ПФР не уплачиваются.

Установленные законом пределы равняются 700 рублям в случае командировки в пределах России и 2500 рублей, если место назначения служебной поездки находится за границей.

Источник

Источник: https://zakon.temaretik.com/1395108739265595542/komandirovka-za-schet-prinimayuschej-storony/

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Если принимающая сотрудника в командировку компания полностью берет на себя оплату за аренду помещения, поездки, питание и тому подобное, это не освобождает ее выплачивать суточные. В законе ничего не указано по поводу невыплаты суточных или снижение размера при обеспечении денежными средствами сотрудника за счет принимающей стороны. В Положении можно встретить единственное правило, которое гласит, что сотруднику не выплачиваются суточные, если командировки являются внутренними и выписаны на один день.

Особенности командировки за счет принимающей стороны

Нюансы командировки за счет принимающей стороны основываются на том, что руководитель обязан выплатить суточные сотруднику, если он направлен в служебную поездку, которая была установлена соответствующим коллективным договором. Все зависит от того, насколько его примет другая организация во время командировочного приезда.

Если другая компания берет на себя всевозможные расходы работника, не нужно составлять авансовый отчет. Также в предоставлении квитанций и чеков, которые подтверждают уплату всевозможных услуг и товаров, нет необходимости.

Как оформить командировку?

Чтобы оформить командировку за счет принимающей стороны, необходимо составить два базовых документа — приказ о направлении сотрудника в служебную поездку и упомянутый коллективный договор. При этом за сотрудником сохраняются некоторые обязательства:

• За весь период нахождения за ним сохраняется рабочее место;
• Возмещаются суточные расходы за каждый день нахождения в служебной поездки. Сюда относятся и те суммы, которые были потрачены лишь с разрешения руководителя: оформление паспорта для заграницы, телефонная связь, приобретение визы и тому подобное.

В договоре должна быть представлена максимально точная информация. В нем описываются базовые командировочные расходы и указывается, какое предприятие должно их возместить. Как правило, другая компания должна оплатить аренду жилого помещения или номер в гостинице, а также билет как по приезду, так и отъезду. В этом случае желательно указать нужный вид транспорта и тип аренды жилья.

Как составить договор за счет принимающей стороны?

Кроме приказа, дополнительно необходимо заключить договор между компаниями. Следует проставить отметки, откуда выезжает и куда пребывает. Помимо этого, если принимающая сторона берет на себя траты по питанию, проживанию, а также приезду, это необходимо указать в соответствующем договоре.

Обязательно отразите, на каком транспорте вы собираетесь приехать по адресу. После завершения командировки сотрудник оформляет авансовый отчет в течение трех суток после возвращения из поездки и представляет его в бухгалтерию.

Договор за счет другой стороны должен быть составлен двумя компаниями, после чего все расходы на служебную поездку сотрудника переходят на принимающую компанию.

Оплата суточных во время командировки

Как уже говорилось выше, принимающая сторона никакого отношения к суточным не имеет. Они оплачиваются организацией, которая отправляет в командировку. Чтобы правильно рассчитать эту сумму, необходимо выполнить следующие пункты:

• Проанализировать количество отработанных дней за один год. Здесь исключается отпуск, больничный и простой;
• Определить конкретную заработную плату;
• Определить число дней, которые были проведены в служебной поездке.

Фактическое время пребывания в командировке определяется соответствующими документами. По вине другой компании могут возникнуть дни простоя. Они также должны быть оплачены.

Платятся ли суточные за счет принимающей стороны?

Если принимающая компания берет на себя различные расходы командированного работника, это не значит, что суточные она тоже должна оплачивать. В Положении об этом ничего не сказано.

Также компания не имеет права снижать их конечный размер при обеспечении командированного сотрудника за счет другой стороны.

В положении может быть единственное основание, согласно которому сотруднику не выплачиваются суточные при однодневных командировках.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (4

Источник: https://legionfg.ru/oformlenie-komandirovki-za-schet-prinimayushhej-storony/

Командировка за счет принимающей стороны | Статьи | Журнал «Кадровое дело»

Обязанность возместить сотруднику все расходы, связанные со служебной поездкой, закреплена ст.167 и 168 Трудового кодекса РФ. В большинстве случаев финансированием занимается непосредственный работодатель специалиста, отправляющегося в командировку, но иногда поездка оплачивается принимающей стороной.

Из этой статьи вы узнаете:

• как происходит оформление командировки за счет принимающей стороны;
• какие документы понадобятся для оформления командировки за счет принимающей стороны;
• нужно ли выплачивать суточные работнику, если командировку оплачивает принимающая сторона.

Командировка за счет принимающей стороны предполагает, что все расходы, связанные с трансфером и проживанием командированного сотрудника берет на себя компания, в которую он направляется для выполнения служебного задания.

В этом случае непосредственный работодатель специалиста заключает с другой компанией соответствующий договор, в котором прописываются все нюансы, связанные с финансированием поездки — в дальнейшем этот документ используется бухгалтерией предприятия при учете расходов.

Формы первичных документов для оформления командировки сотрудника

Оформление командировки за счет принимающей стороны

Для оформления командировки за счет принимающей стороны нужно составить два основных документа — вышеупомянутый договор и приказ о направлении сотрудника в командировку. При этом за направляющей работника стороной сохраняются определенные обязательства:

• сохранение рабочего места на весь период командировки;
• выплата зарплаты в размере среднего заработка за время отсутствия командированного на рабочем месте;
• возмещение суточных расходов за каждый день пребывания в командировке, в том числе сумм, потраченных с согласия работодателя на оплату услуг связи, оформление загранпаспорта, получение визы и т.д.

Командировка

Чем точнее и подробнее прописаны в договоре, заключенном направляющей и принимающей сторонами, условия финансирования поездки, тем лучше. Стоит заранее описать конкретные виды командировочных расходов и указать, какое именно предприятие их возмещает.

Обычно принимающая сторона оплачивает аренду жилья на время командировки, а также проезд работника к месту выполнения служебного задания и обратно.

В этом случае целесообразно указать конкретный вид транспорта и тип арендуемого жилья (например, проезд железнодорожным транспортом в купейном вагоне, одноместный номер в гостинице категории «стандарт» и т. д.).

Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку

Документы для оформления командировки за счет принимающей стороны

Еще один важный документ, необходимый для оформления командировки за счет принимающей стороны — приказ, составленный согласно новым требованиям: без упоминания командировочного задания, но с указанием цели поездки. Также в приказе необходимо прописать ФИО и должность сотрудника, направляемого в служебную поездку, ее продолжительность и место назначения.

Отдельным пунктом указывается источник финансирования (в данном случае — принимающая сторона, поэтому в соответствующую графу формы Т-9 или ее локально разработанного аналога вписывается полное наименование  компании, с которой работодатель заключил договор). Документ составляется в одном экземпляре, утверждается руководителем компании и передается для ознакомления и подписи работнику, отправляющемуся в служебную поездку, а затем хранится в архиве не менее пяти лет.

Командировка госслужащих: рассмотрим особенности

Порядок оплаты командировочных расходов

Принимающая сторона возмещает расходы на основании предоставленных командированным специалистом подтверждающих документов — проездных билетов, гостиничных чеков и т. д. Если сотрудник отправляется к месту назначения на собственном автомобиле, расходы на бензин возмещаются на основании чеков, полученных на автозаправочной станции.

Как оформить Положение о командировках

Возмещение принимающей стороной основных расходов, связанных с трансфером и проживанием, не снимает с работодателя обязательства по выплате суточных: они начисляются в соответствии с правилами, установленными на конкретном предприятии, при этом учитываются не только рабочие дни, но и время нахождения работника в пути, а также выпавшие на период поездки выходные дни и праздники. В отличие от других командировочных выплат, для начисления суточных подтверждающие документы не требуются.

Расходы в командировке: чем подтвердить и как оплатить

Как правило, размер суточных выплат закрепляется локальными нормативными актами организации, например, «Положением о командировках».

При однодневных командировках суточные не выплачиваются, но компания может по собственной инициативе выплатить сотруднику определенную сумму в качестве компенсации за расходы в поездке. 

Источник: https://www.kdelo.ru/art/383501-qqq-16-m10-komandirovka-za-schet-prinimayushchey-storony

Учет командировочных расходов: нестандартные налоговые ситуации

Как известно, без командировок не обходится ни одна организация, практически каждый бухгалтер отражает командировочные расходы. Однако при всей кажущейся простоте их налоговый учет таит в себе много спорных моментов. Рассмотрим основные из них на примерах.

Ситуация 1: 

Иностранная организация  открыла филиал в России по продаже мобильных средств связи (телефонов, смартфонов и т.д.) и пригласила работников филиала на конференцию с целью обмена опытом. Оплата  расходов осуществлялась за счет принимающей стороны.

При этом были оплачены расходы сотрудников на авиабилеты, счета гостиниц и ресторанов (оплата питания).

Можно ли  выплатить российским работникам  еще и суточные за время пребывания на конференции? Можно ли включить суточные и оплату обратных билетов в расходы при расчете налога на прибыль, если работники задержались на несколько дней для отдыха и проведения экскурсионной программы?

Согласно ст. 167 ТК РФ [1] при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Такими расходами в соответствии со ст. 168 ТК РФ являются:

• расходы по проезду; ƒ
• расходы по найму жилого помещения; ƒ
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); ƒ
• другие расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Иными словами, суточные представляют собой возмещение работнику произведенных им дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства.

Что касается других расходов, то в случае направления работников в зарубежную командировку им дополнительно возмещаются [2, п. 23]: ƒ

• расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; ƒ
• обязательные консульские и аэродромные сборы; ƒ
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; ƒ
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки; ƒ
• иные обязательные платежи и сборы.

Таким образом, нормативными документами закреплено право   на возмещение произведенных расходов, т. е. тех расходов, которые были осуществлены работником в  связи  с выполнением служебного задания вне его постоянного места работы.

При поездке на конференцию за рубеж  за счет принимающей стороны расходов по проезду и найму жилого помещения, а также расходов на питание у работников не было. Возникает вопрос: полагается ли  выплатить  работникам  суточные?

Согласно ст. 168 ТК РФ суточные представляют собой возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с его проживанием вне постоянного места жительства.

Однако суточные — это компенсация не только расходов на питание, но и любых других расходов, возникающих в связи с временным проживанием вне дома (например, расходов на междугородние переговоры, химчистку и глаженье одежды, оплату услуг носильщика).

Перечень подобных расходов законодательно не утвержден. Следовательно, оплата принимающей стороной питания командированного работника не лишает его права на получение суточных от организации, в которой он работает.

• Чтобы определиться с размером выплачиваемых суточных, рекомендуем взять за основу порядок, предусмотренный для  работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета [3, п. 7]:
• 1) если принимающая сторона обеспечивает работника, направленного в служебную командировку на территорию зарубежного государства, иностранной валютой на личные расходы, то суточные в иностранной валюте ему не выплачиваются;
• 2) если принимающая сторона не выплачивает командированному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, то суточные в иностранной валюте выплачиваются в сумме 30% от установленных Правительством РФ размеров.
• Ввиду того что законодательного регулирования данного вопроса для коммерческих организаций не установлено, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, должны определяться локальным нормативным актом, например положением об оплате труда, положением о командировках, в том числе зарубежных.

Иными словами, если в трудовом договоре, коллективном договоре, положении об оплате труда, положении о командировках или ином локальном нормативном акте организации будет установлено, что суточные при загранкомандировках выплачиваются из расчета определенной суммы, допустим 2500 руб., то и для целей бухгалтерского и  налогового учета в расчет будет приниматься эта сумма [1, ст. 168; 2, п. 11].

1. Если в локальном нормативном акте будет предусмотрено, что в случае оплаты расходов на питание за счет принимающей стороны суточные не выплачиваются, то работнику будет трудно оспорить это положение даже в судебном порядке.
2. Таким образом,  организация вправе выплатить своим работникам суточные и суммы возмещения иных расходов, связанных с командировкой, в порядке и размерах, предусмотренных коллективным договором или иным локальным нормативным актом.
3. Другие правила применяются в отношении налога на доходы физических лиц (НДФЛ).

В абзаце десятом п. 3 ст. 217 НК РФ [4]  установлено, что не облагаются НДФЛ суммы суточных, выплачиваемые согласно законодательству РФ, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 руб.

за каждый день нахождения в заграничной командировке. Значит, суммы суточных, превышающие 700 руб. в день (при командировках по территории России) или 2500 руб. в день (при зарубежных поездках), включаются в доход работника, облагаемый НДФЛ.

С вышеуказанных сумм организация-работодатель обязана удержать НДФЛ и уплатить его в бюджет [4, п. 1 ст. 226].

Источник: http://NalogKodeks.ru/uchet-komandirovochnyx-rasxodov-nesta/

Принимающая сторона берет на себя часть расходов: как рассчитать суточные

Из письма в редакцию:

«Сотрудник нашей организации по распоряжению руководителя направляется в г. Москву (Российская Федерация) с 3 по 8 апреля 2017 г.

Согласно приказу директора работник 4, 5 и 6 апреля будет проходить кратковременную стажировку в организации, поставляющей нам программное обеспечение. Во время стажировки принимающая сторона обеспечивает слушателей обедами.

На 7 апреля сотруднику запланирована встреча с покупателями нашей продукции. Сотрудник выезжает из Минска 3 апреля в 23:10, прибывает в Москву 4 апреля в 8:13. Возвращается в Минск 8 апреля в 7:15, выезд из Москвы – 7 апреля в 21:56.

Билеты на проезд железнодорожным транспортом к месту командирования и обратно приобретены организацией в безналичном порядке.

• Разъясните, пожалуйста, в какой сумме следует выдать сотруднику аванс?
• С уважением,
  бухгалтер Ирина Константиновна»
• Уважаемая Ирина Константиновна, давайте рассчитаем сумму аванса, которую Вам необходимо будет выплатить командированному работнику до выезда в командировку, вместе.

Основанием для расчета и выплаты денежных средств командированным работникам является приказ (распоряжение) нанимателя о направлении работника в командировку (п. 2 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115; далее – Инструкция № 115).

Если работник командирован за границу по приглашению иностранной организации, то в соответствующем приказе (распоряжении) нанимателя указываются условия командирования согласно соответствующему приглашению: расходы на проживание, обеспечение жилым помещением, проезд и т.д. (п. 2 Инструкции № 115).

Аванс командированному работнику выдается в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку. Наниматель обязан возместить работнику расходы (п. 8 Инструкции № 115):

1. – по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2. – по найму жилого помещения;
3. – проживание вне места жительства (суточные);
4. – иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

В описанной Вами ситуации командированному работнику надо выплатить аванс в размере 713 долл. США. Расчет аванса приведен в таблице.

Итак, суточные за время пребывания командированного работника за границей рассчитываем в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

Днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Беларуси. Днем прибытия – день приезда указанного транспорта в Беларусь согласно проездным документам.

При отправлении транспорта до 24:00 днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0:00 часов и позднее – последующие сутки (части первая и вторая п. 22 Инструкции № 115).

Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу определены постановлением Минфина Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7. В частности, норма суточных для краткосрочной командировки в г. Москву составляет 30 долл. США за каждый день пребывания.

Если принимающая сторона берет на себя полностью или частично расходы, связанные с обеспечением командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона выплату суточных этим лицам производит не в полном размере, за исключением времени нахождения в пути (п. 25 Инструкции № 115).

Например, если принимающая сторона согласно приглашению берет на себя расходы по обеспечению командированного работника питанием, транспортом и иностранной валютой на личные расходы, направляющая сторона суточные этим лицам не выплачивает, за исключением времени нахождения в пути (часть первая п. 25 Инструкции № 115). За время нахождения командированного работника в пути суточные выплачиваются в полном размере.

Если принимающая сторона берет на себя расходы по обеспечению командированных работников питанием и транспортом, но не выплачивает им иностранную валюту на личные расходы, направляющая сторона выплачивает суточные в размере 15 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (часть третья п. 25 Инструкции № 115).

Пример 1

Принимающая сторона обеспечивает проживание, питание и проезд своим транспортом

Сотрудник направлен в командировку в г. Екатеринбург с 10 по 16 марта 2017 г. Согласно письму принимающая сторона обеспечивает проживание, питание и проезд своим автотранспортом во время нахождения в г.

Екатеринбурге. Командированный работник выехал из г. Минска 10 марта 2017 г. в 08:15 и прибыл в г. Екатеринбург 10 марта в 19:10, выехал из г. Екатеринбурга 15 марта в 20:30 и прибыл в г.

Минск 16 марта в 08:10.

Суточные надо выплачивать:

– с 11 по 15 марта 2017 г. – в размере 15 % от нормы для России, т.е. 4,5 долл. США (30 долл. США × 15 %);

– за 10 и 16 марта – в размере 30 долл. США.

Если принимающая сторона берет на себя расходы по обеспечению командированного работника одноразовым питанием, суточные выплачиваются в размере 70 % от нормы, установленной для государства, в которое направлен работник в командировку (часть четвертая п. 25 Инструкции № 115).

Пример 2

Принимающая сторона оплачивает проживание в номере, включая стоимость завтрака

Суточные выплачиваются в размере 70 % от нормы. Для Литвы норма суточных составляет 30 евро. Таким образом, работнику необходимо выплатить суточные из расчета 21 евро (30 евро × 70 %) за каждый день пребывания в командировке, когда принимающая сторона оплачивает одноразовое питание.

Обратите внимание, что в стоимость номера гостиницы часто включаются завтраки. Однако сейчас я говорила о ситуации, когда проживание в гостинице оплачивается принимающей, а не отправляющей стороной. В случае оплаты проживания отправляющей стороной расчет суточных производится иначе.

Пример 3

Работник оплатил проживание в гостинице, в стоимость проживания включен завтрак

Работник организации по возвращении из командировки в г. Клайпеду представил в бухгалтерию чеки на проживание в гостинице. В стоимость проживания в номере включен завтрак.

Суточные выплачиваются в полном размере. Расходы по найму жилого помещения с учетом завтрака возмещаются в пределах норм, установленных законодательством.

Расходы по бронированию мест в гостиницах, а также стоимость завтрака, включенная в счет за наем жилого помещения, возмещаются командированному работнику в пределах норм расходов по найму жилого помещения.

При этом порядок возмещения суточных не зависит от включенной в счет за наем жилого помещения стоимости завтрака (п. 15 Инструкции № 115).

Таким образом, в данной ситуации работнику будут выплачены суточные в размере 30 евро за каждый день пребывания в Литве.

Пример 4

Принимающая сторона выплачивает валюту на личные расходы командированного работника

Работник организации командирован в г. Ганьчжоу (Китай). В соответствии с приглашением принимающая сторона обеспечивает за свой счет командированного работника трехразовым питанием, а также выплачивает работнику средства для личных расходов.

Суточные выплачиваются в размере 7,5 долл. США (50 долл. США × 15 %).

Пример 5

Принимающая сторона не выплачивает валюту на личные расходы командированного работника

Работник организации командирован в г. Ганьчжоу (Китай). В соответствии с приглашением принимающая сторона обеспечивает за свой счет командированного работника только трехразовым питанием.

Суточные выплачиваются в размере 15 долл. США (50 долл. США × 30 %).

Как видите, Ирина Константиновна, при расчете суточных в случаях полной или частичной оплаты принимающей стороной расходов командированного лица, необходимо знать, какие расходы берет на себя принимающая сторона. Я не рассматривала аванс на оплату найма жилья, потому что в описанной Вами ситуации он не вызывает вопросов.

Искренне Ваша, Ольга Павловна

Источник: https://www.gbzp.by/izdaniya/glavnyi-bukhgalter-zarplata/prinimayushchaya-storona-beret-na-sebya

Командировка за счет принимающей стороны: оформление, суточные, документы 2019

Все затраты, которые понес работник в период пребывания в служебной командировке, должны быть ему компенсированы. Возмещению подлежат расходы на билеты для проезда к месту работы, съемное жилье, питание.

Сотрудник вправе претендовать на выплату так называемых суточных. Данные выплаты должны быть предусмотрены положениями внутренних актов компании и коллективного договора.

Давайте выясним, как оформляется командировка за счет принимающей стороны.

Как оформляется командировка за счет принимающей стороны

Все операции, имеющие отношение к хозяйственной деятельности компании, должны быть отражены в документах – бланках первичной документации, хранящихся затем у сотрудника бухгалтерии. Командировка как раз и относится к таким событиям, а потому и она должна быть оформлена должным образом.

Когда предприятие направляет работника в служебную командировку, оформляются следующие обязательные документы:

• служебное задание (на унифицированном бланке Т-10а);
• командировочное удостоверение (на бланке унифицированной формы Т-10);
• приказ руководителя фирмы или его распоряжение о направлении сотрудника в командировку (по форме Т-9 или Т-9а).

Хотя в трудовое законодательство и обязывает руководителей работников оплачивать им командировочные расходы, каких-либо определенных указаний относительно методов и порядков финансирования командировок не существует.

В связи с тем, что способы компенсации командировочных затрат работника законом не определены, возместить расходы может как непосредственный работодатель, так и организация, в которую поехал служащий для исполнения каких-либо обязанностей.

Чтобы предоставить сотруднику гарантии оплаты его работы, перед поездкой он подписывает соглашение с нанимателем, в котором будет указано, какая именно фирма должна будет выплатить деньги, и какие конкретно затраты подлежат возмещению.

Приказ руководителя на отправку подчиненного в поездку должен содержать сведения об источнике финансирования командировки. В случае с оплатой поездки за счет предприятия, в который поедет работник, прописывается, что имеет место командировка за счет принимающей стороны.

Читайте также статью ⇒ “Оплачиваются ли дни командировки”.

Как оплачивается командировка за счет принимающей стороны

Прежде чем направить сотрудников в командировку, компания должна внести пункт об определении размера оплаты поездок в локальные нормативные акты и коллективный договор.

Сотрудник должен вовремя и в полном объеме получить деньги в счет компенсации командировочных затрат, когда он предоставит принимающей фирме документы о расходах, в том числе платежные документы за жилье (договор аренды или квитанции об оплате гостиничного номера), билет на поезд или самолет. Если в договоре оговаривается оплата каких-либо еще расходов в течение пребывания в командировке, собрать нужно будет больше бумаг.

По утвержденным правилам, работник не может претендовать на суточные выплаты в размере, большем чем 700 рублей в день. Однако, если речь идет о заграничной поездке, размер суточных существенно увеличивается – до 2,5 тысяч рублей в день.

Даже если оплатой командировки обязалась заниматься принимающая сторона, работодатель сотрудника все равно выплачивает ему некоторые суммы. Принимающее предприятие будет оплачивать стоимость проезда до пункта назначения и за аренду жилого помещения, а руководитель работника выплатит:

• зарплату за все время пребывания в командировке в размере среднемесячного оклада;
• компенсацию суточных затрат за все дни нахождения в поездке, в том числе компенсацию понесенных с позволения нанимателя расходов (на оформление документов, на услуги мобильной связи).

Пока сотрудник предприятия пребывает в командировке, его нельзя уволить, лишить должности и рабочего места. Должность сохраняется и на время, проведенное в пути до места назначения и обратно.

Оформление командировки за свой счет

Законодательство не предусматривает возможности отправления работника в командировку за его счет, однако, наниматели часто нарушают закон и компенсируют расходы сотрудника уже после его возвращения с поездки.

Как и в общем случае, работодатель должен издать приказ, оформить служебное задание и выдать командировочное удостоверение (если такие документы предусмотрены внутренними актами компании).

Перед поездкой сотрудник не обращается в бухгалтерию за получением денег в счет выплаты среднемесячного оклада, суточных и компенсаций его будущих затрат.

Все выплаты будут произведены по возвращении.

Читайте также статью ⇒ “Направление сотрудника в командировку”.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Работник, пребывавший в командировке за рубежом, не истратил все выданные ему деньги и вернул часть средств работодателю в рублях.

Комментарий: Компенсация расходов на поездку за границу по работе выплачивается в иностранной валюте той страны, куда направлен сотрудник. Если деньги остаются, работник возвращает их в кассу предприятия также в валюте.

Ошибка: Работодатель направил работника в командировку за счет принимающей стороны, не предложив оформить соглашение об оплате затрат, которые будет нести сотрудник во время поездки.

Комментарий: В качестве гарантии сотруднику должно быть предоставлено на подпись соглашение об оплате командировки принимающей стороной.

Ответы на распространенные вопросы о том, как оформляется командировка за счет принимающей стороны

• Вопрос №1: Как отразить в табеле учета отсутствие сотрудника, который был направлен в служебную командировку?
• Ответ: Сотрудник отдела кадров должен отметить дни пребывания в командировке как рабочие с отметкой “К”.
• Вопрос №2: Как компенсировать затраты сотрудника, который был направлен в командировку за границу за счет принимающей стороны?
• Ответ: Все расходы работника должны быть возмещены в иностранной валюте, то же касается и аванса.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: http://rabotniky.com/komandirovka-za-schet-prinimayushhej-storony/