Оформление приема на работу: какие документы оформляются при принятии работника, пошаговый порядок документирования

Подготовка форм и проведение процедуры пошагово обеспечивают работодателю и работнику правовую основу сотрудничества и соблюдение законных прав сторон.

Какими законодательными актами регулируется данная процедура

Процедура трудоустройства и требования к документам регулируется гл. 10 и 11 ТК РФ.

Положениями ТК РФ устанавливаются:

Законодательные нормы учитывают права и обязанности сторон, различных категорий лиц и определяют порядок документооборота при трудоустройстве.

Шаги, предшествующие принятию на работу сотрудника

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

• для регистрации ИП
• регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

• Ведение бухгалтерии для ИП
• Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО. Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Прохождение собеседования, конкурса

Прохождение собеседования – ответственный этап трудоустройства. В процессе беседы каждая из сторон определяет возможность сотрудничества.

При проведении собеседования представитель предприятия и соискатель обсуждают темы:

1. Условия труда, обязанности, внутренний распорядок компании.
2. Требования к образованию и опыту работника.
3. Порядок формирования вознаграждения и сроки выплат.

На предварительном этапе можно регулировать график, объем работ, дополнительные условия и периодичность повышения заработной платы.

Прием на работу может осуществляться в порядке проведения конкурса (ст. 16 ТК РФ). В коммерческих организациях необходимость возникает при наличии кандидатов на трудоустройство с равными возможностями. Ряд работодателей устраивает конкурсный набор для поднятия престижа должности.

Условия устанавливает работодатель и являются одинаковыми для всех участников.

В государственных структурах проведение конкурса часто является условием назначения на должность. Работник, принятый на должность в порядке конкурсного набора, освобождается от прохождения испытательного срока.

Прохождение мед. осмотра

Организация медицинских осмотров при найме работника лежит на работодателе. Оплата первичных и периодических медосмотров осуществляется за счет средств предприятия (ст. 212 ТК РФ).

Имеется перечень профессий и должностей, к исполнению обязанностей по которым работники не допускаются без медосмотра и медкнижки.

В перечень сфер работников с обязательным медосмотром входят работники:

• Вредных и опасных условий труда. Прохождение медосмотра при трудоустройстве направлен на выявление противопоказаний и риска получения профессиональных заболеваний.
• Пищевой промышленности, общепита, мест торговли продуктовыми товарами.
• Косметической промышленности и торговой сети.
• Учебных заведений дошкольного, школьного и средне-специального образования.
• Лечебных, профилактических и санаторно-курортных учреждений.
• По обслуживанию бассейнов, водопроводных сетей, гостиниц.
• Фармацевтических заведений.

Перечень профессий определяется законодательными актами и приказами Минздравсоцразвития.

Обязательному медицинскому осмотру подлежат лица, не достигшие 18-ти лет (ст. 266 ТК РФ). Целью медосмотров несовершеннолетних служит определение возможностей подростка исполнять обязанности без ущерба для здоровья.

Прием работников перечней обязательного медосмотра без прохождения проверки здоровья запрещен.

Оповещение работодателя о всех необходимых сведениях

До заключения договора соискатель должен оповестить работодателя о сведениях, касающихся личных данных, состояния здоровья, не позволяющих исполнять определенные виды работ.

Работодатель должен иметь сведения:

• О составе семьи лица. При наличии малолетних детей до 14-ти лет, детей-инвалидов, больных родственников, состояние которых подтверждено справкой, работники не могут привлекаться к выездам в командировки и проведению работ сверх норм установленного времени.
• Наличии инвалидности. В отношении лиц должны быть выполнены особые условия труда, отдыха, режима рабочего времени. На предприятии для инвалидов должны быть разработаны процедуры реабилитации. При сокрытии данных работник с ограниченными возможностями может быть принят на должность, имеющую ограничения по использованию труда инвалидов. При выявлении истинного состояния здоровья работник переводится на соответствующий здоровью труд или должен быть уволен по инициативе работодателя.
• О беременности. Работницы в периоде ожидания ребенка не подлежат увольнению, назначению им испытательного срока и не оформляются на ряд должностей с ночными сменами или особыми условиями труда.
• О прохождении работником обучения в ВУЗе с отвлечением от обязанностей на период сдачи сессии.

Особое оформление, документооборот и отчетность по отчисления приняты в отношении граждан иностранного подданства и апатридов (лиц без гражданства). Информация о гражданстве должна быть представлена работодателю в обязательном порядке.

Сбор требуемой документации

После достижения согласования о заключении договора определяется дата начала исполнения обязанностей.

К моменту поступления на работу лицо обязано собрать и предоставить документы:

• Паспорт, свидетельство о рождении (для несовершеннолетних), удостоверение военнослужащего, справку, выданную на период замены паспорта.
• Документ об образовании, свидетельства допуска, квалификации и иные бумаги, подтверждающие профессиональную подготовку.
• Трудовую книжку. Документ отсутствует у лиц первого места трудоустройства или при приеме по совместительству.
• Свидетельство пенсионного страхования СНИЛС. Для лиц первого места трудоустройства оформлением свидетельства занимается работодатель.
• Документы воинского учета.
• Дополнительные документы – справку о доходах формы 2-НДФЛ, свидетельство ИНН, медицинскую справку.

Кадровый работник снимает копии с документов, оригиналы возвращаются лицу. Исключение составляет трудовая книжка, подлежащая хранению у работодателя весь период трудоустройства.

О том, как правильно заполнить кадровые документы, рассказано в следующем видео сюжете:

Поэтапная процедура оформления на работу

Принятие от работника заявления

Заявление о приеме на работу лицо представляет в кадровый орган или лично руководителю.

Документ не относится к обязательным формам при приеме на работу, но традиционно используется в практике для подтверждения добровольного трудоустройства и удобной формы для внесения комментариев руководителя, например, «оформить на должность слесаря 4 разряда с окладом 15 тысяч рублей с 28 августа 2015 года».

Ознакомление работника с локальными актами

До подписания трудового договора работника знакомят с внутренними условиями и распорядком предприятия. К документам относятся коллективный договор, положение о премировании и иные документы, относящиеся к режиму труда.

Работодатель не имеет права предлагать условия, противоречащие трудовому законодательству.

Ознакомление с локальными актами производится под подпись.

Заключение трудового договора

Заключение договора с работником осуществляется по согласованию сторон и является обязательным условием трудоустройства.

Применяют 2 типа соглашений:

1. Трудовые договоры. Заключение производится на бессрочный или срочный периоды. Трудоустройство может являться подтверждением работы по основному месту или совместительству.
2. Гражданско-правовые договоры. Форма применяется при приеме работника с ограничением условий по времени или объему конкретной работы – подряда, оказания услуг или иных.

Регистрация и выдача трудового договора

После заключения договора с работником документ необходимо зарегистрировать в журнале с присвоением уникального номера и даты. На практике часто применяется нумерация с включением месяца и года составления, например – 15/03/2016. Данные позволяют определить дату трудоустройства работника, не прибегая к информации журнала регистрации.

Документ составляется в 2-х экземплярах и хранится у каждой из сторон. На экземпляре работодателя (внизу или на оборотной стороне последнего листа) работник делает пометку о получении. Текст произвольной формы заверяется подписью лица.

Приказ о приеме на работу

Факт трудоустройства работника оформляется приказом формы Т-1, составленным на основании договора. Приказы предприятия ведутся в хронологическом порядке с ежегодным обновлением порядка нумерации. Нумерация присваивается после регистрации в журнале или с использованием обслуживающих программ. Обязанность по ведению журнала отсутствует, но может быть установлена локальными актами.

Приказы, связанные с приемом, переводом, увольнением и прочими условиями труда, ведутся отдельно.

Для идентификации нумерации и удобства систематизации кадровым приказам часто присваивается индекс «К» (например, № 15/К). Необходимость обособленного ведения учета основана на необходимости хранения их в течение 75 лет после издания.

Приказ по кадрам содержит сведения:

• Наименование предприятия.
• Номер, дата документа.
• Фамилия, имя, отчество лица, указанное в родительном падеже.
• Присвоенный табельный номер.
• Должность, специальность.
• Характер работы – постоянная, совместительство, в порядке перевода.
• Дата начала работ, срок для договоров с ограниченным периодом действия.
• Срок испытательного периода при его наличии.
• Оклад, ставка вознаграждения.

Приказ подписывает руководитель и нанимаемое лицо. Подписи расшифровываются. Издание приказа (ознакомление под подпись) осуществляется в течение 3 дней со дня трудоустройства (ст. 68 ТК РФ). По просьбе работника копия приказа выдается ему на руки.

Внесение записи в трудовую книжку

Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку. При приеме по совместительству запись вносится только на основании письменного обращения работника. Право на заполнение трудовых книжек имеется у работодателя основного места трудоустройства.

Работник первого места трудоустройства не имеет трудовой книжки. Документ открывает работодатель.

Лицо получает книжку за плату, равную сумме приобретения предприятием. После внесения записи о приеме на работу данные о трудовой книжке вносятся в журнал учета. Передача книжки на хранение заверяется кадровым работником, подпись работника не требуется.

Оформление личной карточки

Личная карточка работника – документ, консолидирующий личные данные работника, процедура оформления трудовой деятельности.

Применяется документ формы Т-2. Работник может ознакомится с учетными данными и удостоверить сведения подписью. С записями о переводе, изменениях условий труда, увольнении лицо должно знакомиться в обязательном порядке.

Внесение данный в табель учета рабочего времени

Данные табеля являются основанием для начисления заработной платы. Табель несет информацию об отработанных часах, отсутствии по болезни, в связи с отпуском и прочими причинами. Учет рабочего времени ведется по кодировке, принятой для документа.

Для каждого работника ведется отдельная строка данных с указанием табельного номера, ФИО, должности. Данные табеля закрывают 2 раза в месяц для расчета аванса и окончательной суммы заработной платы.

Дополнительные этапы при оформлении на работу

Оформление личного дела на работника коммерческой организации не является обязательным условием рабочего процесса. Сбор и ведение личной информации может быть установлен внутренним документооборотом с назначением лица, ответственного за учет информации. Состав учетных данных определяется работодателем.

Ведение личных дел работников обязательно для госструктур. Открытие дела осуществляется на этапе проверки лица на соответствие должности. В отличие от данных личной карточки Т-2 информация личного дела является закрытой для доступа и используется только в служебных целях.

Работодатель несет обязанность по уведомлению государственных органов:

• Предыдущего места трудоустройства при приеме бывшего госслужащего в течение 2-х лет после увольнения (ст. 64.1 ТК РФ). Перечень должностей установлен законодательством. Уведомление производится в произвольной форме в десятидневный срок после трудоустройства.
• Военкоматов при приеме на работу лиц, подлежащих воинскому учету. Оповещение производится в произвольной форме с указанием данных лица.

Ранее работодатели оформляли на работников медицинские полисы. В настоящее время обязанность снята с работодателей и переложена на самих работников.

Пошаговая инструкция приема на работу сотрудников представлена в следующем видео уроке:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=9672

Порядок приема на работу сотрудника и его оформление

Многие предприниматели нанимают на работу сотрудников, но не все знают, как эта процедура делается правильно. В этой статье мы детально распишем порядок приема на работу персонала и разберем все необходимые нюансы.

Введение

Все особенности приема на работу максимально корректно и точно описаны в ТКРФ. Мы рекомендуем вам изучить 10 и 11 главу кодекса, чтобы понимать все нюансы составления трудового договора. Также ознакомьтесь со статьей 66 ТК и постановлением Правительства РФ №225 “О Трудовых книжках”.

Первым делом проводится собеседование и отбор соискателей

Это позволит вам разобраться в процессе оформления сотрудников и оформлении первичной документации при приеме на работу.

Обратите внимание: правила и нормы трудового кодекса РФ действуют во всех федеральных образованиях. Все сотрудники оформляются одинаково: сезонные, временные, совместители, постоянные.

Прием на работу осуществляется по следующей схеме:

1. Соискатель проходит собеседование, вы определяете его компетенцию и изучаете резюме.
2. Если соискатель вам подходит, то он приносит все нужные документы для рассмотрения.
3. Соискатель пишет заявление о приеме на работу, указывая в нем соответствующую должность.
4. Проводится ознакомление сотрудника с нормативными документами, распорядком работы, внутренним уставом, рабочим местом, коллективом. В некоторых случаях ознакомление делается под роспись.
5. Составляется трудовой договор, он подписывается двумя сторонами. Трудовой договор может быть типовым или измененным под реалии предприятия.
6. Издается приказ о приеме нового работника. Приказ делается обязательно, поскольку его номер записывается в трудовую книжку.
7. Работник отдела кадров или сам предприниматель заполняет карточку на сотрудника. Она составляется по классической форме №2.
8. После заполнения карточки ОК составляет личное дело на сотрудника и делают запись в его трудовую. Все документы сотрудника хранятся в отделе кадров — они должны быть надежно защищены от потери.

Какие документы входят в личное дело

Теперь, когда вы знаете порядок оформления приема на работу, разберем как создается личное дело сотрудника. Сформировать его работник отдела кадров обязан сразу после приема соискателя на работу. В него входит:

1. Копии всех заполненных страниц паспорта соискателя.
2. Копия свидетельства о государственном пенсионном страховании.
3. Трудовая книжка.
4. Приписное свидетельство из военкомата или военный билет.
5. Диплом или другое свидетельство о полученном образовании (копии).

Обратите внимание: если вы оформляете сотрудника на первое место работы, то заполнять трудовую и свидетельство о страховании нужно будет именно вам.

Рабочая деятельность сотрудника начинается после подписания трудового договора

При устройстве на некоторые предприятия или специфические должности с сотрудника могут потребовать дополнительные документы. К примеру, для шоферов обязательной считается медицинская справка.

При найме на госслужбу соискатель дополнительно должен заполнить анкету, в которой указываются данные о родственниках и прочие специфические моменты.

Собирать личное дело сотрудник отдела кадров начинает сразу после написания заявления о приеме на работу — в него сразу же входят копии паспорта, диплома, трудовая и пр.

Знакомство работника с нормативными актами

После того как заявление от работника принято, а его кандидатура утверждена, необходимо ознакомить его с имеющимися нормативными актами и трудовыми обязанностями. Согласно ТКРФ, делать это необходимо до подписания обеими сторонами трудового договора.

Мы рекомендуем делать это под роспись, а документ об ознакомлении приложить к личному делу.

Почему именно так? Если в будущем у вас возникнут какие-то проблемы с сотрудником, то он уже не заявит, что “не знал” об определенных правилах, действующих на предприятии.

  Выплата дивидендов учредителям ООО

С чем должен быть ознакомлен новый сотрудник? В обязательном порядке с:

1. Расписанием режима работы, внутренним распорядком.
2. Всеми пунктами коллективного договора.
3. Должностными обязанностями и инструкциями.
4. Инструкциями по охране труда.

Если у вас на предприятии действуют другие акты и распорядки, то обязательно ознакомьте с ними рабочего. Его подпись может ставиться либо в журнале (который оформлен соответствующим образом) либо на отдельных листах.

Обратите внимание: в некоторых случаях акты могут являться приложениями к действующему трудовому договору. Когда работник подписывает его, он соглашается со всеми нормативами.

Ознакомление с документами должно проходить под подпись

Составление договора

Официально прием работника на работу оформляется посредством подписания договора. Он может быть:

1. Гражданско-правовым.
2. Трудовым.

Человек, который отвечает за найм сотрудников и их оформление, должен понимать отличия между этими понятиями. Гражданско-правовой договор позволяет нанять человека для решения определенных задач за конкретную заработную плату, никак не соотносящуюся с зарплатами и способом их выплаты в компании. Трудовой договор оформляется с работниками, которые оформляются на постоянную занятость.

Чтобы понять отличие этих двух договоров, разберем простой пример. У вас есть компания, в которой работает 10 человек. Вы решили расшириться и взять на производство еще двоих сотрудников, которые будут работать точно также, как и остальной коллектив. В этом случае оформляется трудовой договор.

Но для того чтобы расшириться, вам нужно построить новый цех. Вы не хотите нанимать для этого стороннюю бригаду, а трудоустраиваете еще четверых сотрудников, которые будут работать именно над постройкой нового помещения. Вы платите им по сдельно-премиальной схеме в зависимости от проделанной работы.

Примечательно, что при приеме подобных сотрудников нет нужды составлять приказ и проводить их по всем документам. Также на сотрудников, подписавших гражданско-правовой договор, не распространяются многие социальные гарантии. Подобное оформление возможно только в некоторых случаях — набирать по нему основной персонал не рекомендуется.

Оформление трудового договора

Теперь давайте более детально разберем основные правила приема на работу и документальное оформление сотрудника. Итак, он уже написал заявление и ознакомился с действующими на предприятии нормативами. Теперь пришло время подписать трудовой договор.

Он распечатывается в двух экземплярах — один остается у сотрудника, второй находится в отделе кадров. После этого работник может приступать к исполнению своих обязанностей.

Если же необходимо, чтобы он вышел на работу прямо сегодня, то подписание соглашения можно отложить на срок до 3 дней.

Трудовой договор может иметь вложения с нормативными актами

В данном документе в обязательном порядке указываются следующие данные:

1. Полное название предприятия.
2. Название документа, дата его подписания, печать предприятия.
3. Дата вступления сотрудника в должность, дата начала действия документа.
4. Если сотрудник принимается на испытательный срок или по совместительству, то данные пункты должны быть прописаны в договоре.
5. Права сотрудника.
6. Обязанности сотрудника.
7. Права работодателя.
8. Обязанности работодателя.
9. Порядок оплаты труда, ключевая ставка.
10. Гарантии, которые обеспечиваются предприятием.
11. Распорядок работы, длительность отпуска.
12. Ответственность обеих сторон.
13. Условия, при которых договор может быть расторгнут.
14. Условия по страхованию сотрудника.
15. Решение спорных вопросов.

Обратите внимание: именно трудовой договор является ключевым документом, регулирующий отношения сотрудника и работодателя. Вы должны максимально подробно и четко прописывать в нем все требования и различные нюансы, касающиеся рабочих моментов.

Оформление приказа и личной карточки

После подписания ТД происходит официальное оформление на работу сотрудника путем издания соответствующего приказа. Форма приказа свободная.

Этот документ печатается в трех экземплярах — один передается соискателю, второй подшивается в папку с приказами по предприятию, третий отправляется в отдел кадров.

Помните, что приказ издается в день заключения трудового договора — разницы в датах быть не должно.

  Регистрация ООО самостоятельно: пошаговая инструкция

После приказа необходимо заполнить личную карточку на сотрудника. Для этого имеется установленная государственная форма №2. Она заполняется сотрудником отдела кадров на основании уже сформированного пакета документов. После этого работник обязан расписаться на ней, подтвердив, таким образом, правильность ее составления.

Последний этап оформления работника — внесение данных в его трудовую

Последним оформляется личное дело работника. В него вносится вся необходимая информация: ФИО, место жительства, место рождения, должность, контактные данные, образование, семейное положение. Впоследствии в личном деле указываются все необходимые дополнительные данные: повышение, выдача поощрений, выдача взысканий и пр.

После оформления сотрудник отдела кадров вносит изменения в трудовую книжку. В ней ставят дату приема на работу, должность и название компании. Книга хранится в отделе кадров и не выдается работнику на руки (при необходимости с нее делаются выписки). Ее выдают сотруднику только при увольнении, сделав соответствующую запись.

Частные случаи

Давайте разберем частные случаи трудоустройства, чтобы у вас не возникало с ними никаких проблем.

1. Трудоустройство на полставки. При этом трудовая книжка сотрудника остается на постоянном месте работы, а в трудовом договоре вы указываете количество часов, которое должен отработать соискатель и режим его работы. Все остальное делается точно так же, как и при оформлении обычного исполнителя.
2. Трудоустройство для студента или несовершеннолетнего. В этом случае оформление делается классическим способом, единственное, что при устройстве несовершеннолетних рекомендуется обзавестись разрешением от родителей. Обычно эти люди устраиваются на неполный рабочий день, к примеру, для студентов очной формы обучения нормой является 18-часовая занятость в неделю. Также студентам предоставляется 15 дней для сдачи сессии и 120 дней для сдачи госэкзаменов и написания диплома. В это время заработная плата сотрудникам не платится.
3. Трудоустройство людей с ограниченными возможностями делается на общих основаниях. В обязанности работодателя входит предоставление таким людям дополнительных отпусков: 60 календарных дней для 1 и 2 группы, 30 дней для всех остальных. Инвалид может работать не более 35 часов в неделю, причем его нельзя привлекать к физически сложной и ответственной работе.

Теперь вы знаете как принять на работу сотрудника и как его правильно оформить. Строго соблюдайте требования законодательства, обеспечьте безопасность хранения документов работника (особенно трудовых книжек) и следите за соблюдением всех пунктов трудового договора.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/vedenie-biznesa/pravila-priema-na-rabotu-i-ego-dokumentalnoe-oformlenie.html

Какие документы оформляются при приеме на работу

Оформление нового сотрудника в каждой организации имеет свои нюансы. Несмотря на это, существует ряд правил, которые одинаковы для всех.

Касаются они, в первую очередь, документов, которые оформляются во время приема на работу нового сотрудника.

Соискателю стоит знать, что при приеме на работу оформляются определенный пакет документов, ведь для их правильного заполнения может понадобиться дополнительная информация, подготовленная заранее.

По закону в некоторых случаях могут потребоваться помимо основных — дополнительные документы.

Например, лицам, которые будут работать с опасными и наркотическими веществами, необходимо также предоставить медицинское заключение о состоянии здоровья.

Лицам, поступающим на государственную или муниципальную службу, необходимо написать заявление о трудоустройстве и заполнить анкету – для всех остальных специалистов это требование не является обязательным.

Каждое предприятие, открывающее конкурс на вакансию, нуждается в качественном и быстром подборе кандидатов.

В соответствии с 65 статьей Трудового кодекса, независимо от того, на каком предприятии производится оформление, при себе соискатель должен иметь такие документы:

• Удостоверяющие личность. К ним относятся паспорт, или же удостоверение личности, выданное временно.
• Люди, несущие военную обязанность должны предъявить военный билет.
• Если у кандидата на вакантное место уже есть опыт работы и оформлена трудовая книжка, ее также необходимо предоставить при оформлении.
• Документ, который подтверждает то, что кандидат зарегистрирован в системе обязательного пенсионного страхования. Если такой документ был выдан Пенсионным Фондом.
• Документы, которые подтверждают квалификацию претендента на вакансию.

Устраиваясь на работу в первый раз, кандидаты на замещение определенной должности не имеют трудовой книжки и пенсионного страхования. Кадровая служба производит документальное оформление приема на работу, потому именно она займется этой документацией в данном случае.

Работодатель, руководствуясь спецификой работы, или же для того чтобы застраховать себя, может запросить иные документы. Поскольку такие случаи регламентируются, и указаны в законодательных актах, у каждого соискателя есть возможность с ними ознакомиться самостоятельно. Документы, которые не были перечислены в Трудовом кодексе РФ, не являются обязательными при оформлении на работу.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

В таблице перечислены условия, которые обязательно должны присутствовать в трудовом договоре

Условие
Описание

Место работы (абз. 2) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Необходимо указать адрес места работы. Если есть возможность конкретизировать место работы более детально (вплоть до номера кабинета, например), такое условие будет полезным работодателю в случае прогула работника (в такой ситуации проще доказать факт отсутствия работника на рабочем месте).
Трудовая функция (абз. 3) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Необходимо указать должность в соответствии со штатным расписанием компании или профессию, специальность с квалификацией или конкретный вид порученной сотруднику работы
Дата начала работы (абз. 4) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, указывается только дата начала работы.
Условия оплаты труда (абз 5) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Нужно указать размер зарплаты в соответствии с принятыми в компании системами оплаты труда (ст. 135) ТК РФ) и порядок ее выплаты.
Режим рабочего времени и времени отдыха (абз. 6) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха утверждается правилами внутреннего трудового распорядка. Но если у работника режим рабочего времени и времени отдыха отличается от общих правил, установленных в компании, необходимо указать его особый режим в трудовом договоре (гибкий график, неполный рабочий день)

Список документов, которые оформляются при приеме на работу

Главный документ, регламентирующий отношения работодателя и сотрудника – трудовой договор. Но существует ряд сопутствующий бумаг, которые обязательны в оформлении. Приемом на работу должен заниматься сотрудник отдела кадров. Он знает порядок оформления и процедуру приема.

Тому же, кто устраивается на вакантную должность, необходимо знать, какие документы оформляются при приеме на работу. В порядке заполнения необходимые бумаги выглядят так:

• заявление будущего сотрудника о приеме на работу;
• трудовой договор (составляется в двух экземплярах);
• приказ о приеме на работу;
• в трудовой книжке делается первая запись, подтверждающая прием работника на должность;
• по стандартной форме создается карточка сотрудника.

Необходимо учитывать порядок оформления документов при приеме на работу, ведь каждый из них является основанием для подписания следующих бумаг.

При приеме на работу оформляются следующие документы в соответствующем порядке:

Важная информация

Следует знать, что нарушение установленных законом требований может повлечь наложение штрафов или дисциплинарных взысканий на ответственных сотрудников и руководство организации. А в случае подлога документов при трудоустройстве сотрудник может быть уволен по статье 81 ТК РФ. Помимо этого, за предоставление заведомо ложных бумаг грозит уголовная ответственность.

• Заявление о приеме на работу подается вместе со всеми обязательными документами (удостоверение личности, трудовая книжка, и т.д.). Сотрудник отдела кадров обязан проинструктировать соискателя, а также проинформировать об использовании личных данных и условиях, предоставляемых работодателем.
• Трудовой договор – документ высокой степени важности. Он свидетельствует, что работодатель и работник принимают общие обязанности и права. Именно поэтому очень важно детально ознакомиться со всеми нюансами работы, прежде чем приступать к подписанию договора. Составляется данный документ в течение нескольких дней со дня приема сотрудника на работу. Выполняется в двух экземплярах, один из которых остается в отделе кадров, а другой передается сотруднику. Сразу после подписания договора, он приобретает юридическую силу, потому важно заранее ознакомиться со всеми его условиями.
• Приказ о приеме на работу составляется не позднее, чем через три дня с момента прихода на работу нового сотрудника. Такое распоряжение включает в себя данные об условиях приема, должность, а также оклад. Оформление выполняется в соответствии со стандартной формой, и передается на ознакомление сотруднику под роспись. После этого в трудовой книжке делают первую отметку на данной работе. При этом указывается дата приема, информация о нем, а также на каком основании сотрудник был принят.
• Карточка сотрудника создается по стандартной форме в единственном экземпляре. После ее оформления, все данные даются на сверку сотруднику. Если информация внесена верно, он обязан заверить документ своей подписью. Такая карточка должна храниться на предприятии до 75 лет.

Особенности оформления основных документов при приеме на работу смотрите в видео

Документация, которая создается в процессе приема сотрудника на работу, полностью регламентирует права и обязанности работника и работодателя. Именно потому к ее оформлению допускаются только квалифицированные сотрудники.

Все заполняемые документы имеют унифицированную форму, с которой заранее ознакомиться может каждый сотрудник.

Благодаря этому можно предусмотрительно подготовить необходимые документы для быстрой регистрации и замещения желаемой должности.

Источник: https://otdelkadrov.online/3360-poryadok-oformleniya-dokumentov-pri-prieme-na-rabotu

Порядок оформления документов при приеме на работу

Прием на работу является завершающей ступенью найма и подтверждается оформлением отношений начальника и подчиненного. Оформление приема на работу достаточно трудоемкий процесс, имеющий массу тонкостей. Попробуем разобраться в них по порядку.

Порядок оформления

На основании существующего Трудового кодекса РФ, а именно 67 статьи, наниматель должен произвести надлежащее оформление трудовых взаимоотношений с соискателем письменно в 2 экземплярах, закрепленных подписями сторон (1 – остается в компании, другой передается работнику). Когда в какое-либо подразделение компании необходим оригинал договора, то может потребоваться 3 и более экземпляров.

Общие данные по оформлению прописаны в 68 статье Кодекса. Данная статья говорит о том, что прием осуществляет на основании приказа или распоряжения нанимателя, издаваемом по информации из подписанного сторонами трудового договора (ТД).

Трудовой договор – прекрасное основание для начала рабочих отношений, его заключение является обязательным с 01.02.2002 года. Подписание ТД осуществляется не только при найме на основную должность, но и при совместительстве, работе на дому, сезонном труде. Будет различаться лишь «начинка» ТД.

Документы для оформления ТД, согласно 65 ст. Кодекса

1. Документ, подтверждающий личность, например, паспорт.
2. Трудовая книжка (не нужна книжка при совместительстве или на первом трудовом месте).
3. СНИЛС.
4. Военно-учетная документация.
5. Данные об уровне образования (диплом, свидетельство и т.д.).
6. Полис ОМС.

Все вышеуказанные документы будут возвращены сотруднику, кроме трудовой книжки (она остается на хранение у работодателя, к которому вы поступаете на основное место работы, согласно Правил хранения и ведения книжек).

При необходимости, представитель отдела кадров снимет копии и оставит их для подшивания в личное дело.

Читаем по теме:  Гарантийное письмо о приеме на работу

Работодатель имеет право запросить работника предоставить и иную информацию, но это лишь с его согласия. Надобность предоставления дополнительных сведений должна обязательно регулироваться ТК РФ или иными законодательными актами. Если в законодательстве нет какой-либо документации, то соискатель ее предоставлять не обязан.

Перечень дополнительной документации

1. Свидетельства о рождении детей (ребенка).
2. Справка о беременности жены.
3. Документ, подтверждающий заключение брака.
4. Наличие ученой степени или иного звания.
5. Справка о наличии группы инвалидности.
6. Документ, подтверждающий присутствие в радиационной зоне при аварии на Чернобыльской АЭС.

Документация из указанного перечня дает гарантию предоставления льгот, предусмотренных законом, но требовать их обязательного приложения к общему перечню – нельзя.
Составление заявления о принятии на работу обычно не обязательно, кроме принятия на государственную или муниципальную службу.

Порядок приема и оформления на работу

• Ознакомление с трудовым распорядком, данными по охране труда, при наличии – коллективным договором и локальными нормативными актами под роспись.
• Предъявление соискателем документации, необходимой для оформления ТД.
• Обсуждение, составление и подписание ТД.
• Выдача полагающегося сотруднику экземпляра ТД.
• Выпуск приказа или распоряжения о принятии на работу.
• Оглашение приказа, заверение, выдача копии (если нужно).

Трудовой договор и приказ хоть и главные документы, необходимые для поступления на работу, но не единственные.

Приказ – основание для оформления дальнейшей документации

• Оформление новой трудовой книжки (если первая работа) или внесение записи в уже существующую книжку.
• Создание и оформление личной карты.
• Открытие Л/С (лицевого счета) бухгалтерами.
• Заполнение Табеля учета рабочего времени (ТУ).
• Создание личного дела, когда это присуще данной фирме.
• Запись в Журнал регистрации ТД.
• Пометка в Книге учета Распоряжений.
• Запись в учетном Журнале карт сотрудников (личных дел, когда они заводятся).
• Обязательно заполняется учетная книга движения книжек и вкладышей.

Во главе предприятия может стоять президент, гендиректор, просто директор, глава и т.д.

В каждом из перечисленных случаев порядок оформления будет разниться, и зависеть от самой организации, ее учредительной документации, внутренних правил, а также существующего закона.

Читаем по теме:  Тесты на логику при приеме на работу

Порядок заключения трудового договора

Понятие трудового договора четко прописано в 56 ст. Кодекса. Заключить ТД может минимум 2 стороны – сотрудник и работодатель.

Ответственность за соблюдение порядка заключения ТД всегда лежит на нанимателе. Если Правила нарушаются, вследствие чего работа не может быть продолжена, то ТД прекращается согласно 11 пункту 77 статьи Кодекса.

Содержание договора

Содержание ТД – условия, обговоренные и принятые обеими сторонами в процессе заключения.
Договор содержит обязательные условия, без которых он недействителен, а также дополнительные, включаемые на усмотрение участников.

Чтобы та или иная сторона могла понести ответственность за свои действия, в ТД включаются индивидуализирующие данные.

О сотруднике:

1. Ф.И.О. полностью.
2. Данные из документа, подтверждающего личность.

О работодателе:

1. Наименование работодателя. Если юридическое лицо (ЮЛ), то название фирмы с использованием огранизационно-правовой формы и Ф.И.О. лица, на которого возложены права и обязанности нанимателя. Если работодателем является физическое лицо (ФЛ), то указываются только его Ф.И.О.
2. Для ФЛ – данные документа, подтверждающего личность.
3. ИНН для всех, кроме ФЛ, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей (ИП).
4. Если договор подписывал представитель, то указывается основание, наделившее его такими полномочиями и сведения о данном лице.

Также необходимо указание реквизитов (дата, место) относительно заключения ТД. Место жительства, юр. адрес, почтовый адрес, а также другие данные указываются в заключительной части договора.

Обязательные условия ТД по 57 статье ТК РФ

• Место работы (если это филиал, подразделение в отдаленной местности или же представительство, то указываются особенности обособленности, месторасположение).
• Трудовая функция (должность по штатному расписанию, квалификация, род деятельности в рамках данной компании).
• Дата начала работы. Если договор срочный – длительность и причины его заключения. Когда в договоре не указана дата, когда работник должен приступить выполнению своих обязанностей, то по умолчанию – это следующий день, после вступления ТД в силу.
• Условия оплаты (ставка, оклад, премирование, надбавки, возможные поощрения).
• Режимы труда и отдыха подробно указываются только в том случае, когда они разнятся с общими правилами, установленными в компании. Если режимы те же, то достаточно сослаться на внутренний распорядок компании.
• Выплата компенсаций за тяжкий труд или работы в опасной для жизни обстановке (если таковые имеются).
• Характер работы (в случае, когда требует разъездов, командировок, подвижности в работе и т.д.).
• Условия социального страхования.
• Иные условия. Пункт «иные условия» дает понять, что по закону в перечень «обязательных» могут быть внесены дополнения.

Читаем по теме:  Составляем резюме для приема на работу

Факультативные (доп.) условия

1. Если про наличие испытания ничего не сказано, то испытательного срока (ИС) нет. Также следует запомнить, что данный срок может быть не больше 3 месяцев, для руководящего персонала, главбухов и их заместителей – 6 месяцев (если нет каких-либо ограничений в ФЗ). При заключении ТД на срок 2-6 месяцев – ИС не более 2 недель.

   ИС не включает периоды пребывания на больничном и иные дни, когда сотрудник фактически не находился на рабочем месте. По завершению ИС человек, продолжающий работу, зачисляется в штат, так как он прошел испытание. Если работодателя не устраивают результаты деятельности сотрудника во время ИС, то договор расторгается без выходного пособия.

2. Неразглашение охраняемой тайны (коммерческой, служебной и т.д.).
3. Обязанность отработки определенного срока, после обучения за счет предприятия.
4. Дополнительное страхование (если имеется).
5. Иные условия.

Можно заметить, что последний пункт также отставляет список дополнительных условий открытым.

Прием на работу без испытательного срока по 70 статье ТК РФ

• Люди, избранные на конкурсной основе для замещения.
• Беременные и женщины, у которых имеются дети до 1,5 лет.
• Несовершеннолетние.
• Лица, впервые поступающие на работу по имеющейся специальности не позднее 1 года после окончания.
• Люди выборных должностей с оплатой труда.
• Приглашенные лица, по согласованному нанимателями переводу с предыдущего места работы.
• При заключении договора на срок менее 2 месяцев.
• Иные лица, согласно ТК РФ, ФЗ или коллективным договором компании.

Трудовой договор подписывается обеими сторонами и заверяется печатью компании.

Условия ТД могут быть изменены по соглашению сторон, кроме случаев, указанных в ТК.

Когда весь перечень документов оформляется надлежащим образом – начинаются трудовые взаимоотношения. Если соблюдать вышеуказанный порядок оформления документов, то проблем не возникнет, как и оснований для расторжения или внесения дополнений в трудовой договор. Будьте внимательнее – соблюдайте установленный порядок!

Источник: https://kadryprof.ru/trudoustrojstvo/priem-na-rabotu/poryadok-oformleniya-priema.html

Прием на работу: порядок оформления документов приема на работу

• -Получение необходимых для приема на работу документов.
• -Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.
• -Заключение трудового договора.
• -Издание приказа о приеме на работу.
• -Оформление личного дела сотрудника.
• — Внесение записи в трудовую книжку.
• Рассмотрим подробнее каждый из этапов.
• Документы, предъявляемые при заключении трудового договора
• Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность:
• — паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• — трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;
• — страховое свидетельство государственного пенсионного страхования ( СНИЛС);
• — Свидетельство ИНН (если есть)
• — документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• — документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.
• -Справки с предыдущего места работы (2-НДФЛ)
• -Справку с основного места работы, если оформляется совместитель
• [/SIZE]Документы, предъявляемые при заключении трудового договора с иностранным сотрудником:
• -документ, который удостоверит личность кандидата (паспорт или другие документы с фотографией),
• -договор о добровольном медстраховании, который является действительным на российской территории (он должен обеспечивать оказание гражданину неотложной медико-санитарной помощи),
• -разрешение на работу или, в отдельных случаях, патент,
• -разрешение на проживание, в ситуации, когда договор заключается с лицами без гражданства или проживающими временно в РФ,
• -вид на жительство, при заключении договора с лицом без гражданства или иностранным гражданином, которые постоянно проживают в РФ.
• -трудовая книжка (за исключением ситуации, когда поступают на работу в первый раз),
• -пенсионное свидетельство (при устройстве на работу в первый раз (до этого не работал), данное свидетельство оформляет работодатель),
• -подтверждающая квалификацию и образование документация — свидетельства, дипломы или аттестаты.
• Локальные нормативные акты организации
• При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Возможны несколько вариантов подтверждения ознакомления работника с такими документами:
• — роспись в журнале (работник должен расписаться за ознакомление с каждым локальным нормативным актом);
• — роспись на листе ознакомления (он прошивается и скрепляется печатью вместе с соответствующим локальным нормативным актом);
• — роспись в трудовом договоре (в этом случае локальный нормативный акт должен являться приложением к трудовому договору и копия данного документа выдается работнику).
• Напомним, что нормы таких документов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством.
• Заключение трудового договора

Работник обязан приступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. Если в трудовом договоре не указан день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий день после вступления договора в силу. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя.

Если трудовой договор не был заключен, а работник фактически был допущен к работе, не позднее трех дней с даты допущения его к работе необходимо оформить трудовой договор в письменной форме.

Особо отметим, что трудовой договор должен составляться в двух экземплярах: один выдается работнику, второй хранится в отделе кадров. На последнем работник должен своей подписью подтвердить получение им экземпляра трудового договора. Рекомендуем оформлять это записью в конце трудового договора: «Экземпляр трудового договора получил» /подпись, расшифровка/.

Приказ о приеме на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

Такой порядок необходим в целях защиты прав работника, поскольку трудовым договором определяются права и обязанности сторон и, если стороны пришли к согласию, издается приказ.

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись не позднее трех дней со дня фактического начала работы. Кроме того, по требованию работника работодатель обязан выдать надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения). Такое требование может быть выражено и в устной, и в письменной форме.

1. Оформление личного дела сотрудника
2. На сотрудника заводится личное дело, присваивается табельный номер и заводится личная карточка.
3. Личные дела сотрудников, включая приказы, документы по его зарплате хранятся в архиве 75 лет.
4. Это делается в целях сохранения документов-оснований исчисления трудового стажа для начисления в будущем пенсии по старости.
5. Внесение записи в трудовую книжку

Обратим внимание на сроки внесения записей. Статьей 66 ТК РФ установлено, что работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Это означает, что, если работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку можно не вносить.

Если работник принят на работу впервые, трудовую книжку необходимо оформить в его присутствии не позднее недельного срока со дня приема на работу.

Необходимо помнить, что при приеме трудовой книжки от работника и при оформлении новой трудовой книжки об этом делается отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Источник: https://fingu.ru/blog/priem-na-rabotu-poryadok-oformleniya-dokumentov-priema-na-rabotu/

2. Порядок оформления документов при приеме на работу

• При
  приеме на работу сотрудник, наделенный
  правом найма работников, помимо
  письменного заявления работника о приме
  на работу обязан потребовать предъявления
  следующих документов (ст. 65 Трудового
  Кодекса Российской Федерации (далее —
  ТК РФ)):
• —
  паспорт или иной документ, удостоверяющий
  личность;
• —
  трудовую книжку, за исключением случаев,
  когда трудовой договор заключается
  впервые или работник поступает на работу
  на условиях совместительства;
• —
  страховое свидетельство государственного
  пенсионного страхования;
• —
  документы воинского учета — для
  военнообязанных и лиц, подлежащих
  призыву на военную службу;
• —
  документ об образовании, о квалификации
  или наличии специальных знаний — при
  поступлении на работу, требующую
  специальных знаний или специальной
  подготовки.

В
отдельных случаях, с учетом специфики
работы, ТК РФ, иными федеральными
законами, указами Президента РФ и
постановлениями Правительства РФ может
предусматриваться необходимость
предъявления при заключении трудового
договора дополнительных документов.
Запрещается требовать от лица, поступающего
на работу, документы помимо предусмотренных
ТК РФ, иными федеральными законами,
указами Президента РФ и постановлениями
Правительства РФ.

При
заключении трудового договора впервые
трудовая книжка и страховое свидетельство
государственного пенсионного страхования
оформляются кадровиком. Трудовые книжки
ведутся на всех работников, работающих
в организации свыше пяти дней.

Обязательному
предварительному медицинскому
освидетельствованию при заключении
трудового договора подлежат лица, не
достигшие возраста 18 лет, а также иные
лица в случаях, предусмотренных ТК РФ.
Поэтому работодатель вправе потребовать
предъявления соответствующей справки
о состоянии здоровья.

Так, при поступлении
на работу в продовольственные магазины,
рестораны, кафе, в магазины по продаже
детских вещей (одежды, обуви, игрушек)
работники (продавцы, повара и др.) обязаны
предъявить администрации медицинскую
справку о состоянии здоровья. Такое
требование обусловлено интересами
охраны здоровья населения (покупателей)
(ст.

213,266 ТК РФ). В некоторых случаях от
поступающих могут потребовать и такие
документы, как трудовая рекомендация
ВТЭК (при приеме на работу инвалидов).

От лица, поступающего на работу,
сопряженную с допуском к сведениям,
составляющим государственную тайну,
работодатель вправе потребовать
представления дополнительных документов
для оформления допуска к государственной
тайне.

3.Порядок оформления документов при увольнении работника

Прекращение
трудового договора — это окончание
действия трудового договора. Прекращение
трудовых отношений может иметь место
только по основаниям, предусмотренным
ТК РФ. Общие основания прекращения
трудового договора предусмотрены в ст.
77 ТК РФ.

Прекращение
(расторжение) трудового договора с
работником (увольнение) оформляется
приказом (распоряжением) по унифицированной
форме № Т-8 (при одновременном увольнении
нескольких работников — по форме №
Т-8а) .

Приказ заполняется работником
кадровой службы, подписывается
руководителем организации или
уполномоченным им лицом и объявляется
работнику под расписку.

Согласно
ст. 80 ТК РФ работники имеют право
расторгнуть трудовой договор, предупредив
работодателя в письменной форме за две
недели. По соглашению работника и
работодателя трудовой договор может
быть расторгнут и до истечения этого
срока. Заявление с резолюцией руководства
должно храниться в личном деле уволенного
работника

Если
работника увольняют за злоупотребление
служебным положением, за прогул и другие
нарушения, то к представлению об
освобождении дополнительно должны быть
приложены материалы расследования
данного проступка, объяснительная
записка работника и другие материалы,
обосновывающие принятие руководством
решения об увольнении работника по
инициативе работодателя. Мотивы
увольнения в каждом случае должны
соответствовать конкретной статье ТК
РФ, а при увольнении работников, на
которых распространяется действие
других нормативных актов, — требованиям
этих актов.

Расторжение
трудового договора по соглашению сторон
предусмотрено п. 1 ст. 77 и ст. 78 ТК РФ.
Расторжение срочного трудового договора
в связи с истечением его срока предусмотрено
п. 2 ст. 77 и ст.

81 ТК РФ.

Статья
64 ТК РФ устанавливает, что работнику,
приглашенному в письменной форме на
работу в порядке перевода от другого
работодателя, не может быть отказано в
приеме на работу в течение одного месяца
со дня его увольнения с прежнего места
работы. При этом конкретная дата, с
которой работник обязан приступить к
новой работе, определяется его соглашением
с новым работодателем.

При
переходе работника на выборную должность
его трудовые отношения прекращаются в
соответствии с п. 5 ст. 77 ТК РФ.

Работнику,
освобожденному от работы в организации
в связи с избранием его на выборную
должность в профсоюзный орган данной
организации, после окончания срока его
полномочий предоставляется прежняя
работа (должность), а при ее отсутствии
— с согласия работника — другая
равноценная работа (должность) в той же
организации. В случае отказа работника
от предложенной работы (должности)
трудовой договор с ним расторгается по
п. 7 ст. 77 ТК РФ (ст. 375 ТК РФ).

При
изменении подведомственности
(подчиненности) организации, а равно
при ее реорганизации (слиянии,
присоединении, разделении, выделении,
преобразовании) трудовые отношения с
согласия работника продолжаются.

Источник: https://StudFiles.net/preview/2799242/page:2/