Документы для командировки: бумаги, подтверждающие командировочные расходы на проживание, проезд, можно ли сдать отчет и не подтверждать траты документально?

• После командировки без подтверждающих документов оплаты проживания можно встретиться с определенными проблемами, например: неподтвержденные расходы на проживание в командировке и не только.
• И без этих бумаг, которые подтверждают или могли бы подтвердить все расходы за проживание, вряд ли можно получить желаемую компенсацию.
• 

О неподтвержденных расходах

Если бумаги все-таки присутствовали, но были утеряны, то возместить расходы можно, но лишь при таких условиях: если договор (коллективный, о командировках и другой) предусматривает возмещение или компенсацию (соответствующую законодательству страны, в этом случае Российская Федерация), когда работник, проживает или проживал без документов, которые подтвердили бы расходы за жилье. В 2019 году нужно дополнительно к этому оплачивать страховые взносы.

Сравнение: с документами и без них

При наличии документов:

Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных.

К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2019 году.

Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).

Если подтверждающих бумаг нет:

Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.

Проживание без подтверждающих документов

Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2019 году, очень часто все решается в пользу этого работника.

И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.

Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.

Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.

Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.

Отсутствие документов на найм жилья у частных лиц

Документация

Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.

Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и документ о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.

Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно.

Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д.

, и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.

Оплата

Аренду жилья в командировке будет лучше оплатить, используя расписку владельца и наличные. Расписка сможет подтвердить, какие были расходы, все это для облегчения работы бухгалтерии, в плюс к этому, все будет принято налоговой инспекций.

Все расходы на проживание в командировке без подтверждающих документов, которые были возмещены директором или работодателем не смогут облагаться НДФЛ, но и не начисляются страховые взносы.

Все что нужно – собирать все требуемые документы и просить заполнять их, ведь они в дальнейшем смогут подтвердить все оплаты за проживание.

Отсутствие документов на проживание в отеле

Документация

1. С арендой жилья разобрались, но что будет, если человек, который жил в командировке в гостинице не привезет никаких документов: ни чека, ни какой-нибудь квитанции и прочего?
2. Конечно, если документы были случайно утеряны, то можно с легкостью запросить справку или любой другой документ, который подтверждает факт проживания, позвонив в отель.
3. Здесь есть одно но, на которое стоит обратить внимание – в справке от отеля должно быть детально расписано, какие услуги отель предоставлял и прочее, а вот компания, отправившая сотрудника, должна представить документы, которые установят, сколько времени сотрудник был на месте, и в каком именно отеле он находился.

И то, налоговую службу могут не очень удовлетворить некоторые моменты. Для этого компании стоит подготовиться к непредвиденным спорам, ведь спор она может выиграть.

Оплата

Обязательно запросить оплату за все предоставленные услуги в месте проживания, то есть – в отеле. По звонку или другими способами.

Об услугах проживания, предоставленных самой фирмой

Может быть так, что командировки от фирмы всегда назначены на одно и то же место, и для этого фирма снимает целый многоквартирный домик или отдельные, многокомнатные квартиры.

В таком случае, фирма сама оплачивает все проживание, но может возникнуть такой вопрос: учитывает ли организация все налогообложения за затраты и прибыль аренды квартир? Ответ будет – да, но только за определенный период фактического проживания.

Если договор заключен, например, на год, то срок для всех участвующих в командировке сотрудников, по очереди проживающих в этом месте, будет 11 месяцев, а оставшийся двенадцатый месяц будет считаться ничем не обоснованным расходом компании.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/komandirovka/oplata-prozhivaniya-bez-podtverzhdayushhix-dokumentov.html

Подтверждение командировочных расходов в 2019 году

В командировке — то есть поездке работника по служебному поручению вне места постоянной работы — человек несет определенные расходы. Чтобы получить компенсацию, сотрудник должен подтвердить командировочные расходы, к которым относятся:

• оплата проезда на объект и по месту командировки;
• наем жилого помещения, как номера в гостинице, так и съемной квартиры или комнаты;
• услуги прачечной;
• суточные — расходы, которые возникают дополнительно в связи с нахождением вне постоянного места жительства;
• при выезде за границу оплачиваются расходы на оформление заграничных документов, провоза багажа, обмена валюты;
• посещение тематических мероприятий, которые связаны со сферой деятельности командировочного;
• страховой полис, если он необходим;
• иные расходы, которые работодатель может компенсировать по своему усмотрению (например, оплату сотовой связи, вызов и проезд на такси и пр.).

Питание в командировке не возмещается, так как суточные предполагают компенсацию этих затрат.

Как это оформляется документально?

В последние несколько лет отменено обязательное оформление командировочного удостоверения. Соответственно, отменены и такие документы, как командировочное задание и отчет по его выполнению.

После их отмены только проездные документы определяют срок пребывания работника в отъезде по служебным делам.

Но в отдельных случаях к документам прикладывается также служебная записка и отчет по оплате бензина, путевые листы и пр.

Опустим то, что в организации должно быть Положение о командировках, что работодатель принимает решение о направлении работника в командировку с указанием срока — это касается в большей степени документооборота организации, а не самого работника. Остановимся на том, что такое авансовый отчет о командировке, после которого работодатель принимает решение о компенсации ему понесенных в командировке расходов.

Авансовый отчет

Его работник предоставляет не позднее трех дней после возвращения из командировки. В него входят подтверждающие расходы документы:

• бланки строгой отчетности;
• квитанции;
• товарные и кассовые чеки;
• билеты и посадочные талоны;
• прочие документы.

Требования к проездным документам

Подтверждением транспортных расходов является билет на автобус, железнодорожный билет, а также авиатранспорт, к билету на самолет обязательно прикладывается посадочный талон. Если поездка осуществлялась на собственном автотранспорте, то предоставляются путевые листы и чеки ГСМ одновременно со служебной запиской установленной формы.

Если работодатель допускает оплату расходов на проезд на такси, то у водителя автомашины следует попросить квитанцию на оплату услуг и заказ-наряд.

Оплата проживания в командировке

Документальное оформление и учет командировочных расходов на проживание рассматриваются бухгалтерией особенно тщательно, ведь именно они составляют основную статью расходов.

В документы для отчета входят квитанции, гостиничные чеки, бланки строгой отчетности (с выделенным НДС и реквизитами), которые администрация отеля может разработать самостоятельно.

Некоторые дополнительные услуги также можно прилагать к отчетности, но не все. Так, не компенсируются следующие расходы:

• питание;
• посещение сауны или бассейна в гостинице;
• обслуживание в номере;
• поход в фитнес-зал и пр.

Суточные

Они начисляются бухгалтерией по предоставлению работником квитанции на проживание в Москве или ином городе. Размер суточных обычно определен в локальном нормативном акте организации или же в коллективном договоре.

Как рассчитываются суточные?

• Высчитываются суточные в соответствии с количеством дней, которые сотрудник провел в командировке, начиная с момента его отправки к месту назначения и заканчивая днем прибытия на рабочее место.
• Учитываются дополнительные затраты, возникшие в пути или по месту командировки, и могут быть подтверждены квитанциями и чеками. Если такие расходы были необходимы, то потраченные средства также возвращаются сотруднику.
• Сверхурочные – выплачиваются за праздничные или выходные дни, если таковые выпадают на время командировки.

По возвращению из поездки, командировочный должен в трехдневный срок предоставить в бухгалтерию предприятия отчет, проездные документы, квитанции, кассовые чеки и пр. бумаги.

В каких случаях командировочный предпочитает купить отчетные документы?

Существует несколько ситуаций, которые не позволяют командировочному получить или предоставить бухгалтеру нужную документацию:

• если сотрудник решил сэкономить на расходах и немного подработать на командировочных – проживал у родственников или знакомых, снимал место в хостеле или угол в квартире;
• если владелец гостиницы не подчиняется законодательству и не указывает все свои доходы в налоговой декларации, поэтому и выдает гостиничные квитанции и пр. документы не всем проживающим;
• если у командировочного были украдены документы, либо он их потерял.

Во всех этих случаях ни о каком возвращении расходов не может быть и речи. Исправить ситуацию поможет наша компания, которая изготовит полный пакет документов или отдельные бумаги в самые сжатые сроки. Это поможет избежать неприятного разговора с начальством, получение штрафа, а то и увольнения, обеспечит полную компенсацию потраченных средств.

Почему с нами выгодно работать

Мы изготавливаем настоящие документы – подтверждение командировочных расходов, которые имеют формат, используемый той или иной гостиницей в 2019 году, обязательно вносятся в книгу учета и реестр, всегда проходят бухгалтерскую и налоговую проверку.

Если бухгалтер или налоговый инспектор потребуют подтверждения документации, то в короткие сроки организация получит заказное письмо с ответом, заверенным печатью отеля и реальной подписью управляющего гостиницей.

Проверить подлинность документов можно и на специализированном сайте.

Кроме того, сотрудничество с нами имеет следующие преимущества:

• сжатые сроки исполнения заказа – один день или даже пара часов;
• бесплатная доставка бумаг к станции метро, дешевая – по указанному адресу;
• полная конфиденциальность сведений о заказчике;
• цены, доступные для клиентов с любым доходом;
• предоставление скидок для постоянных заказчиков;
• никакой предоплаты, услуга оплачивается при получении документации.

Заказать документы о подтверждении расходов на командировку можно по телефону, или заполнив форму на нашем сайте, отослав СМС. В заявке клиент должен указать личные данные – ФИО, дату и время заезда/выезда из отеля, наименование последнего, стоимость проживания в сутки.

Источник: https://msk-chek.ru/chto-predstavlyayut-soboj-dokumenty-po-komandirovochnym-rashodam/

Как подтвердить расходы в командировке: документы

В январе 2019 года Минфин выпустил письмо, в котором напомнил налогоплательщикам об обязательном условии признания командировочных расходов, а именно о наличии их документального подтверждения. В статье разберем, как подтвердить расходы в командировке, а также рассмотрим перечень подтверждающих документов по каждому виду затрат.

Какие расходы в командировке подлежат возмещению

Положениями ст. 265 НК РФ расходы, понесенные сотрудником в период служебной командировки, включены в перечень прочих расходов. Перечень таких расходов включает затраты на проезд, проживание, питание (суточные), а также прочие расходы, связанные с командировкой (оформление загранпаспортов, виз, консульские и аэродромные сборы, пр.).

Каждый из видов возмещаемых командировочных расходов рассмотрим в таблице ниже:

№ п/п	Расходы в командировке	Описание
1	Суточные	Направляя сотрудника в командировку, работодатель выплачивает ему суточные, которые являются компенсацией расходов на питание. Размер суточных устанавливается локальными нормативными актами компании (например, Положением о командировках). При этом в соответствие с абц. 12 п.3 ст. 217 НК РФ, в налоговом учете отражаются суточные в пределах 700 руб./сут. (для командировок по России) и 2.500 руб./сут. (для загранкомандировок). Суммы, выплаченные работодатель сверх установленной величины, в расчете налогооблагаемой прибыли не учитываются.
2	Расходы на проезд	Затраты на проезд до места командировки и обратно подлежат возмещению в общем порядке. Компенсации подлежат расходы на ж/д, авиабилеты, а также затраты на проезд водным и автотранспортом.
3	Расходы на проживание	В состав возмещаемых расходов включаются расходы на наем жилья в период командировки. Работодатель обязан оплатить как стоимость номера в гостинице, так  и расходы на аренду квартиры (комнаты) у физлица.
4	Прочие расходы	К прочим расходам, возмещаемым в период командировки, включаются суммы, уплаченные при оформлении визы, загранпаспорта, а также консульские и прочие дипломатические сборы.

Экономическая обоснованность командировочных расходов

В письме №03-03-06/3/1456 от 15.01.2019 года Минфин напомним, что командировочные расходы подлежат возмещению при одновременном соблюдении следующих условий:

• расходы экономические обоснованы;
• понесенные расходы непосредственно связаны с производственной (коммерческой деятельностью);
• имеется документальное подтверждение затрат.

Что касается экономической обоснованности командировочных расходов, то требование считается выполненным при условии, что суммы, затраченные сотрудником на проживание, не превышают среднерыночные, а проезд осуществлялся транспортом эконом-класса с учетом выбора оптимального маршрута.

Как правило, контроль за расходами на проживание осуществляется посредством локальных нормативных актов (Положение о командировках), в которых фиксируются лимиты расходов (в разрезе городов, регионов, категорий сотрудников).

Расходы на проезд в командировке признаются экономически обоснованными при условии, что сотрудник добирался до места назначения наиболее дешевым видом транспорта.

Несмотря на то, что стоимость авиабилета будет выше цены ж/д билета, расходы на авиаперелет будет признаны экономически обоснованными с учетом времени, потраченного на то, чтобы добраться до места назначения.

Читайте также статью ⇒ «Возмещение командировочных расходов в 1С ЗУП: инструкция».

Как подтвердить расходы в командировке

Согласно законодательству, командировочные затраты подлежат возмещению и отражаются в составе расходов на основании авансового отчета и документов, подтверждающих такие расходы.

Источник: http://online-buhuchet.ru/kak-podtverdit-rasxody-v-komandirovke/

Как правильно подтвердить факт командировки? | Вопросы подписчиков | Журнал «Кадровое дело»

Периодически нашим сотрудникам нечем отчитаться за командировку, не бывает даже билетов (теряют). Т.к. отменены командировочные удостоверения, мы «изобрели» свое служебное задание с включением в него отметки принимающей стороны (дата и печать).

Но несколько раз нашим работникам отказали в отметке данного документа, ссылаясь на то, что в законе прописано что теперь не ставятся печати на каких-либо документах, подтверждающих командировку.

Законно ли это? Как работников данных организаций убедить в том, что печати можно ставить? Ведь в постановлении прописано «При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки)».

Ответ на вопрос:

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Вам будет полезно узнать о командировке работников за границу в материале по ссылке.

Следовательно, несмотря на отмену командировочного удостоверения, Вы вправе продолжать его использовать, утвердив форму этого документа в своей учетной политике. Закон не запрещает организациям ставить печати на командировочных документах, оформление которых предусмотрено внутренними документами командирующей организации.

О расходах в командировке читайте подробнее по ссылке.

Первый вариант: командировку можно подтвердить при помощи документа, подтверждающего проживание в гостинице. При командировке по территории России гостиница при расчетах за проживание обязана выдать кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности, а также договор на оказание гостиничных услуг.

Соответственно, срок командировки в этом случае определите на основании такого чека или бланка строгой отчетности и договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, поскольку они содержат информацию о сроке проживания.

Это следует из пунктов 20 и 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085.

Второй вариант: если у сотрудника нет никаких документов ни о проезде, ни о проживании, он может оформить служебную записку по возвращении из командировки, которая должна содержать подтверждение принимающей стороны о сроке прибытия работника к месту командирования и убытия обратно к месту работы. Вместо служебной записки документом, в котором принимающая организация подтверждает, что сотрудник находился в это время по месту командирования, может быть, например, письмо либо справка.

Соответственно, принимающая сторона может не ставить печати на Ваших документах, а оформить письмо или справку, подтверждающую пребывание Вашего сотрудника в период командировки по месту нахождения принимающей стороны. Во избежание недоразумений и конфликтных ситуаций, целесообразно заранее обговорить с принимающей стороной порядок подтверждения периода пребывания Вашего работника в командировке.

• Подробности в материалах Системы Кадры:
• 1. Ответ: Какие документы нужно оформить для командировки сотрудника
• Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно оформить соответствующий приказ * (п. 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Приказ можно составить по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а либо по самостоятельно разработанной форме.

Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник, например заместитель.

Следует учесть, что самостоятельно разработанную форму приказа могут использовать не только коммерческие организации, но и организации госсектора. Подробнее об этом см. Вправе ли организации госсектора применять самостоятельно разработанные формы кадровых документов.

Такие правила установлены разделом 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, частью 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н.

Совет: оформлять для командированного сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение с 8 января 2015 года стало не обязательно (постановление Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595). Однако спешить отказываться от служебного задания мы бы не рекомендовали.

Важную информацию о Отмене командировки вы найдете в материале здесь.

Служебное задание полезно не столько для проверяющих, сколько для самого бизнеса, чтобы через полгода не пришлось вспоминать, чем закончилась поездка и какие решения по ней были приняты. При необходимости унифицированную форму служебного задания, утвержденную постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1, можно доработать, удалив из нее лишние графы и добавив необходимые, или вовсе переделать эту форму в отчет в произвольной форме, где сотрудник по-прежнему будет кратко фиксировать итоги служебной поездки.

Кроме того, служебное задание традиционно является основанием для издания приказа на командировку. Если не составлять именно служебное задание, то в крупных компаниях его придется заменить на служебную записку или иные организационные документы, где руководитель будет согласовывать поездку и на основе его решения сотрудники кадровой службы или бухгалтерии будут издавать приказ.

Пример направления сотрудника в командировку

Менеджер коммерческого отдела А.С. Кондратьев направлен в командировку с целью проведения переговоров по заключению договора поставки оборудования на основании служебного задания. Сотрудник службы персонала оформил приказ по унифицированной форме.

1. Из ответа «Какие документы нужно оформить при направлении сотрудника в командировку»
2. 2. Ответ: Какими документами сотрудник может подтвердить факт пребывания в командировке, если у него нет проездных документов
3. Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

По возвращении из командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию документы, подтверждающие его расходы (ст. 168 ТК РФ).

При этом если у сотрудника нет проездных документов, например он их потерял или билетов изначально не было (если человек добирался на попутном транспорте), то возможны два варианта.

У сотрудника есть документы о проживании из гостиницы

При командировке по территории России гостиница при расчетах за проживание обязана выдать кассовый чек или документ, оформленный на бланке строгой отчетности, а также договор на оказание гостиничных услуг.

Соответственно, срок командировки в этом случае определите на основании такого чека или бланка строгой отчетности и договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Поскольку они содержат информацию о сроке проживания.

Это следует из пунктов 20 и 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 9 октября 2015 г. № 1085.

В случае командировки за границу расходы на проживание подтвердит инвойс, который выдают зарубежные отели. Если в инвойсе нет данных о сроке проживания, понадобится также договор или иной документ, например заявка на бронирование, с необходимыми данными. Все первичные документы на иностранном языке обязательно перевести на русский язык.

У сотрудника нет никаких документов ни о проезде, ни о проживании

В случае если сотрудник в месте командировки проживал, например, у родственников или знакомых, то у него может не быть и подтверждающих документов из гостиницы.

Вместо служебной записки документом, в котором принимающая организация подтверждает, что сотрудник находился в это время по месту командирования, может быть, например, письмо либо справка.

В обоих случаях расходы на проживание нужно возместить. Также за эти дни положены суточные. А вот расходы на проезд и суточные за дни нахождения в пути возмещать не нужно. Это следует из пункта 7 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Следует учесть, что, поскольку у сотрудника нет билетов, выданный аванс на командировку в части расходов на проезд и суточные за дни нахождения в пути можно удержать из зарплаты. Так позволяет сделать статья 137 Трудового кодекса РФ.

• Из ответа «Как оплатить пребывание сотрудника в командировке»
• 3. Ответ:Как подготовить организационные и распорядительные документы по кадрам
• Нина Ковязина, заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

При подготовке организационных и распорядительных документов можно использовать унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В то же время с 1 января 2013 года в связи с принятием Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ применение этих форм не является обязательным.

То есть организации при составлении документов вправе продолжать использовать как унифицированные формы, так и разработать их самостоятельно.

Они обязаны использовать в работе унифицированные формы кадровых документов, которые утверждены приказом Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н и актами других федеральных органов исполнительной власти.

Если указанными документами те или иные формы для фиксирования кадровых процедур не утверждены, то организации госсектора также вправе разработать их самостоятельно.

В приказе, Положении о документообороте или ином локальном акте руководитель организации определяет (утверждает) состав первичных учетных документов, их формы, а также перечень лиц, имеющих право подписи таких документов.

Также необходимо иметь в виду, что ряд форм документов, используемых в качестве первичных учетных документов и установленных уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов, остается обязательным к применению, например кассовые документы и т. п.

Независимо от того, использует организация собственные формы или унифицированные, в любом первичном документе для учета должны быть все обязательные реквизиты: наименование, дата и т. п.

Такие выводы следуют из совокупности положений статей 7, 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждаются письмами Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012 и Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.

Работу с организационными и распорядительными документами постройте по схеме: подготовка проекта, согласование, доработка, визирование, подписание (утверждение) руководителем, передача на исполнение ответственным сотрудникам. Об этом сказано в пункте 3.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

Из ответа «Как организовать документооборот в кадровой службе»

16.11.2015

С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

эксперт Системы Кадры

Самые важные изменения этой весны!

• Квест-игра для кадровиков: проверьте, знаете ли вы, как изменилась работа с начала годаВ работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело».
• Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 годаЧитайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году
• Пять вредных привычек кадровиков. Узнайте, чем грешите выРедакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.
• Запретные документы в кадровой службеИнспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.
• Инструкция: как считать сроки кадровых процедур и не запутатьсяЕсли выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Источник: https://www.kdelo.ru/qa/127725-qqkss6-kak-pravilno-podtverdit-fakt-komandirovki

Блог

Вопрос: Работник срочно отправился в командировку, и организация не успела выдать ему денежные средства под отчет. В связи с этим работник на свои средства приобретал билеты и оплачивал гостиницу.

Может ли организация возмещать командировочные расходы после возвращения работника из командировки, если работник представит авансовый отчет с документами, подтверждающими понесенные расходы? Если да, то в какой срок?

Ответ:

Организация может возмещать командировочные расходы после возвращения работника из командировки.

Для организаций, не относящихся к финансируемым за счет средств федерального бюджета, Трудовым кодексом РФ не установлен порядок возмещения командировочных расходов, данный порядок разрабатывается самой организацией, в том числе устанавливается срок, в который такие расходы должны быть возмещены. Указанный срок должен быть разумным.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам других работодателей (не относящихся к упоминаемым в ч. 2 и 3 ст. 168 ТК РФ) определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Таким образом, трудовым законодательством не установлено, когда именно должны быть возмещены расходы по командировке, то есть перед началом командировки или после ее окончания.

На основании чего можно сделать вывод, что организация может самостоятельно установить внутренним документом (например, положением о командировках), что расходы, понесенные работником в командировке, возмещаются организацией по ее окончании и после составления авансового отчета с приложением всех необходимых документов.
Однако в соответствии с п.

10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.

2008 N 749 (далее – Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
А по возвращении, согласно п.

26 Положения, работник обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы.

К авансовому отчету прилагают документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.
Таким образом, установлено, что работнику перед началом командировки выдается аванс, по которому он обязан отчитаться.

А как указано выше, ТК РФ не установлен порядок возмещения командировочных расходов для обычных работодателей, данный порядок разрабатывается самой организацией, в том числе устанавливается срок, в который такие расходы должны быть возмещены.

Что касается документального оформления возмещения командировочных расходов: одним из документов, подтверждающих расходы организации на командировку, является авансовый отчет (унифицированная форма N АО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55). Но в случае когда аванс работнику не выдается, оснований для оформления авансового отчета нет.

Однако на практике в ситуациях, когда работник организации оплачивает расходы на командировку за счет своих собственных средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти цели денежные средства, без оформления авансового отчета было бы затруднительно возместить ему потраченную сумму.
Для случаев, когда работник, направляемый в командировку, аванс не получает, унифицированная форма отчета о произведенных расходах не установлена. Организация вправе сама в своей учетной политике установить форму отчета о произведенных расходах (при этом никто не запрещает выбрать форму, аналогичную унифицированной форме N АО-1).
Для того чтобы возместить командировочные расходы, организации необходимо получить от работника документ, подтверждающий произведенные расходы. При таком порядке оплаты командировочных расходов мы считаем возможным оформить авансовый отчет с указанием потраченной суммы в командировке в виде перерасхода. После утверждения руководителем авансового отчета организация вправе возместить работнику данные расходы.

Источник: https://enterfin.ru/vopros-rabotnik-srochno-otpravilsya-v-komandirovku-i-organizatsiya-ne-uspela-vydat-emu-denezhnye-sredstva-pod-otchet-v-svyazi-s-etim-rabotnik-na-svoi-sredstva-priobretal-bilety-i-oplachival-gostinits/

Отмена командировочных удостоверений: как теперь подтверждать расходы на командировки и освобождение выплат от НДФЛ и взносов

Служебная командировка влечет для работодателя много расходов, которые нужно возместить работнику. Для осуществления и учета выплат бухгалтерия должна располагать подтверждающими документами. Ранее к ним относились командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении.

Однако с 8 января 2015 года при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а работнику отчет о выполнении задания. В итоге получилось, что остался лишь один обязательный документ — приказ о направлении работника в командировку.

В этом приказе просто нужно оговорить цель командировки и ее срок.

Период поездки подтвердят проездные документы

Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. Так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.

Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. К ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).

Если работник потеряет проездные документы, работодателю потребуется дополнительно запросить у транспортной организации подтверждение поездки. Определять срок нахождения в командировке по командировочному удостоверению больше нельзя.

Документальное оформление командировочных расходов

Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные.

Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.

НДФЛ

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить.

Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см.

«Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян»).

Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет.

Следовательно, если отказаться от командировочных удостоверений сейчас, после их отмены, то рисков в отношении НДФЛ тем более не возникнет.

Страховые взносы

Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749).

И в случае отсутствия этого  приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см.

«В Минтруде напомнили, какие документы нужно оформить при командировке, чтобы не платить с выплат командированному работнику страховые взносы»).

Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

Налог на прибыль

По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.

Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181).

То есть и в этой части проблем быть не должно.

Можно продолжить оформлять командировочные удостоверения

Работодатель, в принципе, может продолжить оформлять командировочные удостоверения и служебные задания (к примеру, для своих внутренних целей и учета). Запрета на это нет.

Однако в этом случае командировочное удостоверение больше не будет являться документом, подтверждающим деловую поездку.

И его нельзя будет считать документом, который сам по себе, без других документов (приказ, билеты), подтверждает расходы на командировку и дает право на освобождение выплат командированному работнику от НДФЛ и взносов.

Как работодателю зафиксировать отказ от командировочных удостоверений

По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках».

Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:

• исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
• прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
• закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв.

приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать).

И нарушения в этом не будет.

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/comments/2015/1/9458

Командировки: нюансы оформления и признание расходов в целях налогообложения — Audit-it.ru

Г. И. Демидов

Журнал «Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение» № 7/2015

Какие ограничения предусмотрены трудовым законодательством при направлении в командировку отдельных категорий работников? Каков порядок документального подтверждения командировочных расходов работника в целях налога на прибыль и НДФЛ? Как подтвердить срок командировки?

Какие ограничения предусмотрены трудовым законодательством при направлении в командировку отдельных категорий работников? Какие документы необходимо оформить командированному работнику? Каков порядок документального подтверждения расходов работника на проезд до места командирования и обратно в целях налога на прибыль? Как подтвердить срок командировки? Каковы особенности обложения НДФЛ зарплаты и суточных при загранкомандировках? Каков порядок обложения страховыми взносами сумм оплаты визы и обязательной медицинской страховки для получения визы работнику, направленному в командировку на территорию иностранного государства, если командировка была отменена? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в представленной статье.

Ограничения при направлении в командировку отдельных категорий работников

Cлужебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением[1], утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Следует помнить, что трудовым законодательством установлен ряд ограничений, согласно которым некоторых работников запрещено направлять в служебные поездки, а отдельные категории работников могут быть направлены в командировку только с их письменного согласия.

Итак, запрещается направление в служебные командировки беременных женщин (ст.

259 ТК РФ), а также несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 № 252).

Кроме того, не могут направляться в служебные командировки работники в период действия заключенного с ними ученического договора, если такие поездки не связаны с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Есть определенные ограничения в части направления в командировку инвалидов: если в программе реабилитации инвалида содержится запрет на служебные поездки, направление его в командировку будет неправомерным и может повлечь для работодателя административную ответственность (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»).

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a60/834682.html

Как подтвердить командировочные расходы, оплаченные банковской картой? | IT-компания Простые решения

Работник оплачивает командировочные расходы (например, проживание в гостинице) банковской картой. Какие документы в описанной ситуации могут подтвердить расходы на командировку в целях налогообложения прибыли?

Ответ на этот вопрос содержится в письме Минфина России от 06.10.17 № 03-03-06/1/65253.

Как известно, затраты на командировки можно учитывать в расходах на основании подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса при условии, что они документально подтверждены и экономически обоснованы.

Какие документы должны быть в наличии, если работник оплатил проживание в гостинице не наличными, а своей банковской картой?

Отвечая на этот вопрос, чиновники ссылаются на Положение об эмиссии платежных карт, утв. ЦБ РФ 24.12.04 № 266-П. В пункте 3.1 Положения сказано следующее.

При совершении операции с использованием платежной карты составляется документ на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Он является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и подтверждает их совершение.

Чтобы подтвердить факт расходов, оплаченных в командировке банковской картой, работник должен приложить к авансовому отчету вышеназванные документы, подтверждающие совершение операции по карте.

Напомним, что похожие разъяснения содержатся в письме Минфина от 06.04.15 № 03-03-06/2/19106. В этом письме чиновники дополнительно отметили, что в квитанции электронного терминала должна быть указана фамилия держателя банковской карты.

Такая же позиция выражена в письме ФНС от 22.06.11 № ЕД-4-3/9876. Причем налоговики считают, что затраты на командировки можно признать даже в том случае, если деньги списаны с банковской карты иного лица. Но в этом случае необходимо подтвердить, что командированный сотрудник возместил такому лицу понесенные затраты. Например, это может быть расписка о возврате средств.

Источник: https://pro126.ru/news/detail/index.php?ID=899